对档案管理信息化建设发展的思考

文/济宁市职工教育办公室 朱伟

所谓档案信息化建设，即是在国家档案管理机构的统一领导之下，在档案管理的工作中运用现代化信息技术、互联网通讯技术以及计算机对档案资料进行收集、整理工作，从而增强档案管理工作实效性。信息时代的来临让知识与信息成为了企事业单位必须重视的资源，档案材料资源是企事业单位重要的信息材料，党和国家近年来已经把档案管理信息化建设纳入到国民经济发展的核心内容中。作为社会信息的一种载体，档案资料对于国家和企事业单位的健康发展发挥着非常重要的作用，所以我们必须要正确认识档案管理的信息化建设，逐渐完善档案管理制度，推动信息化建设步伐，这才是企事业单位持续健康发展的保证。

一、档案信息化建设发展过程中的问题

（一）档案人员专业素质不高

要推进档案管理信息化建设，就应该要求档案管理人员具备良好的专业素质，比如说要基本掌握计算机、网络等基础知识。档案管理工作并不是说说那么简单，它对工作人员的专业能力、思想认识都有很高的要求。现阶段既掌握计算机知识又熟悉档案管理专业知识的综合人才很少，加上很多单位领导因为还有一些过去的用人观念，因此很难吸引和留住优秀的档案管理人才，这样就在很大程度上阻碍了档案信息化建设。

（二）档案信息化建设任务重

在推进档案管理信息化建设的过程中，不单单要对已经存档的材料进行录入工作，通过扫描等方式把纸质档案转化成为电子档案；还必须使用电脑对已经录入的档案材料进行规范编制，以便于未来进行检阅。另外对一些保密性的档案材料，必须要有技术人员在场进行加密，设置防火墙等，这些工作完成后还应定期进行系统的维护，避免因为其他客观原因导致的档案材料丢失。

（三）档案信息化建设资金少

要全面推广档案管理信息化建设，企事业单位必须在这方面下大力气，对于一些资金周转存在困难的单位而言，购买电子计算机、扫描仪、打印机等设备对他们是一笔不小的开支，而资金投入量的问题恰恰是档案管理信息化的阻碍因素之一。由于前期建设需要大量资金，后期维护还必须要持续性的投入，这一点常常让很多企事业单位管理人员感到头疼。

二、档案信息化建设的发展趋势

（一）制定科学完善的规章制度

完善的制度能够确保档案管理信息化建设的有效开展，制度是法制的体现，在档案管理信息化建设工作中，任何一个阶段都必须要有完善的制度作为保证，运用严格的制度来规范各项工作，将档案信息化建设的各方面工作结合起来，确保档案管理工作能够有序进行。另外还必须要建立健全档案管理人员追责制度，对少数存在违规违纪的现象要坚决打击，发现之后第一时间采取措施进行纠正，对相关负责人必须要根据规定追究责任并严厉处罚。

（二）培养档案信息化专业人才

具有较好素质的专业档案管理工作者，可以在推动档案管理信息化建设工作中发挥出非常重要的作用。现代科技日新月异，先进技术的产生要依靠高素质人才的运用，档案管理工作者也必须要跟上时代发展的潮流，主动的学习档案信息化管理的相关知识，让自己的专业能力和工作水平得到较大的提升。企事业单位可以利用岗位培训、专业座谈会等形式来让更多的档案管理工作者得到提高。因为目前基层档案管理人员很多都是兼职人员，岗位员工流动频繁，因此企事业单位要采取有效的手段吸引和留住人才，给予更多的激励条件和晋升机会来让档案管理人员能坚守岗位。

（三）要强化档案安全管理工作

做好档案管理信息化的安全保障工作是档案信息化建设的前提，我们要结合单位档案管理的实际情况，制定出科学有效的档案信息化安全防范机制以及应急预案。遇到突发情况或者自然灾害之后，档案管理工作者可以及时的采取相关措施来保护档案材料，让档案数据尽可能的不被破坏，让企事业单位档案资源得到更好的保护。同时，我们在做好档案资料数据备份之外，还应该对其他的电子数据例如文档、图片等进行备份，让系统出现异常之后能够有应急机制对档案资料进行保护，避免数据丢失对单位带来的损失。

（四）处理好传统管理和信息化管理的关系

在新时期，我们必须要处理好传统档案管理以及档案信息化管理之间的关系，这样才能够更好的推进档案管理信息化。这就要求档案管理人员在认识到传统管理的优势时，必须要结合信息化档案管理的要求，从实际出发有针对性的开展工作。档案管理的信息化建设应该要同时考虑到信息化管理以及原始凭证作用两方面内容，这样才能够让档案信息化管理变得更为科学与严谨。

三、结语

综上所述，随着现代科学技术的发展，档案管理信息化的全面推广普及已经逐渐向我们走来，运用计算机技术以及网络技术，能够让企事业单位档案管理工作的效率得以很大程度的提升。另外建立档案信息化管理应急预案，强化档案信息安全，能够为档案信息化建设发展提供基础保证。对档案管理工作者开展信息化教育培训，可以促进档案信息管理体系的建设。近年来党和国家高度重视档案管理信息化建设发展，也为档案管理工作提供了更为广阔的发展前景。

[1]李洋.谈档案信息化建设的主要内容[J].兰台内外.2013（05）:20.

[2]李崇华.浅谈如何做好档案信息化建设[J].现代交际.2013（06）:05.