浅谈房产档案管理的数字化趋势

文/景谷县住房和城乡建设局档案馆 王明

一、引言

伴随着房地产市场的日益扩大，房产交易、抵押、租赁、测量以及日常管理等方面工作量也顺应而生，无疑之中增加房地产档案管理的难度以及工作量，原有依靠纸质或纯手工记录的工作模式俨然已经不能够适应现有房地产发展规模，不能满足当前房地产档案管理的要求。因此，房地产档案管理的数字化管理应运而生。顾名思义，房产档案管理数字化，是指房地产企业或有关部门在实现对房地产档案管理过程中，借助于现代信息技术，充分发挥计算机、数据库管理、扫描设备以及存储设备等先进的技术，通过数字化的存储与管理，形成一个完善的信息管理系统，从而能够有效实现房产档案管理的系统化以及具体化管理，有助于不同企业之间实现资源共享，方便各部门、各企业之间开展不同的房产档案管理，从而有效提高房产档案管理效率。

房产档案数字化管理是现代信息社会发展的必然产物，房产管理强化数字化管理是顺应时代发展的发展浪潮。在信息高速发达的现代信息社会，企业如何抓住信息时代发展的机遇，顺应社会发展的潮流，强化信息化建设，成为企业竞争的核心与关键。①同时，实现房产档案数字化管理能够有效提高档案保护的安全性与保密性，有效维护房屋所有者的经济利益，实现房产档案管理的异地保存，有效规避因为天灾人祸等意外事故的发生而导致房产档案的缺失等问题。再者，产权管理的数字化建设能够有效实现房屋产权管理、图形管理以及产籍管理的有机结合，提高房产档案管理效率的同时，还有助于实现资源共享，降低工作的重复性以及反复性，实现房产档案管理的规范性与科学性，为房地产行业的稳定有序发展营造良好的市场环境以及提供高效的技术支持。

二、房产档案数字化管理基本要求及内容

（一）具备完善的房产档案数字化管理规划

为实现房产档案管理的数字化以及信息化管理，房产企业以及有关部门应该要制定完善的房产档案馆数字化管理规划，根据档案管理的需要，有步骤、有计划的实现对房产档案的建档管理、档案完善管理等。对于已有的存量档案，在实现档案管理数字化管理过程中，可以将利用率高，价值较大以及具有高效性的房产档案资料优先进行归档管理，从而能够保证房产档案数字化管理工作能够在短时间满足企业数字化管理的需要，同时还能够充分发挥现有资源的有效价值，保证实现资源的合理有效配置，有利于为新增档案管理提供模板，形成统一有效的管理规范基础后，能够进一步提高档案管理的工作效率，降低档案管理工作的工作量，压缩不必要的工作负担，进一步优化房产档案管理工作，完善房产档案管理的方式与方法。

（二）具有房产档案管理数字化标准

根据国家相关部分的有关规定，在实现对房产档案管理过程中，数字化标准是不可或缺的重要组成部分。国家档案管理局根据我国目前房地产行业发展现状、以及目前房地产市场中房屋租赁、转让以及担保等形式的房屋交易行为，对房产档案管理的数字化建设提供了规范，其中要求电子文件档案管理工作应该要符合数字化管理标准，严格按照数字化管理标准进行房产档案管理的规范与研究，在标准化的房产档案管理数字化平台上实施对房地产企业的数字化管理以及监督。无规矩不成方圆，缺乏科学化、系统化、标准化的房产档案管理的数字化标准，在一定程度上不利于房产档案管理工作的后续开展，影响房产档案管理的效果，降低房产档案管理效率以及积极性，甚至会与最初的房产档案管理目的发生南辕北辙的冲突与矛盾。

（三）严格的房产档案开放权限以及适用范围

为方便社会公众对于房产档案信息的管理与查询，有关部门在实施房产档案数字化管理过程中，针对于社会大众对于一般信息的检索与查询，应该予以开放化管理，准许社会公众的知情权，无偿为信息使用者提供有效信息。但是，针对于部分牵涉到个人保密信息、以及深入查询等功能时，有关部门应予以有偿服务，或者设置相应使用权限以及适用范围，超越相关范围的信息查询、下载以及录入等功能，仅授予有关部门或内部人士予以实施或操作，避免无关人员私自更改房产档案信息，进一步保护房屋所有者的个人信息，避免个人信息外泄，威胁当事人财产安全等，为当事人带来不必要的麻烦与问题。

三、房产档案数字化管理的应用效果

（一）有助于实现房产档案的多元化查询

基于房产档案管理的数字化发展趋势，房产档案管理的多元化已经成为必然。在房产档案有关信息平台输入有关信息，即可充分了解有关房屋的相关信息，例如房屋面积，房屋设计格局、房屋构造图、房屋地理位置、内部构造、产权人信息、房屋使用年限等等相关信息应有尽有，实现对房屋信息的多元化查询。同样，通过模糊查找，也能够充分了解到目标房屋的具体信息，这在一定程度上能够有效提高工作效率，降低工作量，避免工作的重复性与繁杂度。再者，不同的房产都有其独一无二的房产编号，依据房产编号方便查找楼盘小区的实际情况，如小区环境、周边交通情况、周边配套设施等，特殊的房产编号有利于实现对房屋的系统化、集中化管理。

（二）能够实现图上查询统计功能

根据房产档案的数字化管理方式，目前房产档案的数字化管理能够实现图上查询统计功能。②在房屋的一般地形图上任意划定相应范围，信息系统就能够依据原已录入的相关信息进行分析与汇总，实现对范围区域内的房产信息的全面查询以及统计，并可以将具体查询结果予以汇总后打印输出，实现图形以及文字的相互匹配。这在一定程度上有利于物业管理部门实现对小区的集中化、系统化管理。通过完善的档案信息系统，即可简单方便的实现对房产的管理以及监督。

（三）便于对数字档案利用情况的管理

房地产企业通过房产档案的数字化管理，能够及时掌握房屋产权的有关信息，能够正确了解辖区内的房屋入住率、空置率、二手房等有关房屋信息，能够及时有效的为信息使用者提供完善的信息，便于有关部门的统计与研究。同时，由于市场环境的变幻莫测、市场竞争的越演越烈，房产档案的数字化管理，在一定程度上为房地产开发企业、购房者提供更多的房产信息，提高信息的公开化程度，在一定形式上实现信息相对称，从而能够有效降低交易风险、交易成本等，推动房地产市场的科学化发展。

四、结论

随着我国城乡一体化建设的不断推进与发展，以及国家有关部门不断完善国家住房制度，房地产交易量日益增长，原有的手工化房产档案管理俨然已经不能够满足当前房产交易量的需求，因此房产档案管理的数字化发展必将成为未来发展趋势。房产档案管理的网络化、多样化以及数字化，能够有效实现对房产档案的整理、归档、检索以及查询等工作，有助于提高房产档案管理水平以及效果，提高房产档案管理的整体实力，为房地产产业的健康有序发展奠定良好的发展环境，为实现城市的数字化发展迈出坚实的一步。

注释:

①严红.数字技术在房产档案管理中的应用[J].城建档案,2012(01).

②李群英,战恺.房产档案的数字化管理[J].中国档案,2011(03).