浅谈中职校教学档案管理存在的问题与对策

文/上海市杨浦职业技术学校 谢颖懿

近年来，随着国家教育体制改革的逐步深化，中职校受到了更多学生与家长得青睐，教学管理的重要性在职校教育中也越来越被重视，教学的内涵发展成为中职校近年来工作的重中之重。教学档案作为教学管理工作的重要依据和凭证，其数量与种类不断增加，则教学档案内容也日趋的多样化和复杂化，这就必然对中职校的教学档案管理工作提出了更高更严的要求。对此，各中职校应该将学校的教学档案管理工作提升到一个新的工作高度上，为实现教学档案管理的现代化与规范化，建立健全教学档案管理制度，努力实现，以期为进一步提升学校整体教学管理水平和提高教学质量起到必要的保障作用。

一、概述教学档案及其重要性

教学档案是指各类学校在教学管理、教学研究和教学实践活动中直接形成的具有查考价值并经过整理归档予以保存的文字、图表、声像等各种形式载体的文件材料，主要包括：综合管理文件、专业设置、招生工作、学籍管理、课堂教学与实践、教学研究、教学计划目标与进度等方面的材料。教学档案是教学管理水平和教学质量的重要记载，能够为教学评估、学籍管理、评聘职务职称等提供重要依据，具有分散性、成套性、周期性的特征，同时又具复杂性与多样化的特点。加强教学档案管理工作，是提高教学质量、搞好教学研究的需要，它贯穿于整个教育教学活动的过程中，为学校内涵建设提供了真实、可靠的凭据，也是信息化时代适应教学管理规律发展的需要，在教学管理工作中发挥着至关重要的作用。因此，中职校要做好教学档案管理工作，进一步规范与完善教学档案管理的科学化、制度化与信息化，已然成为大势所趋，这能在一定程度上提高教学管理水平与教学质量。

二、中职校教学档案管理工作中存在的问题分析

（一）教学档案管理意识薄弱

当前，很多中职校管理教学工作的领导甚至是档案管理工作人员普遍存在对教学档案管理工作缺乏关注和重视的问题。随着中职校的持续深入发展，教学档案管理者开展了一系列为提升教学内涵建设的活动，但并不注意活动过程中所产生的资料的积累，而档案管理者又只是简单地认为教学档案管理就是机械地看管与分类教学档案，他们通常不会主动关心这些活动更不会参与到这些活动中去收集材料，再者档案管理人员并未充分认识到教学档案管理过程中还应具有服务功能，大大忽视了对教学档案的利用与研究，致使大部分教学档案资料收集不全，进库的档案变成了“死”文件。另外，还有部分教学管理部门的主要文件和材料仅仅局限于自行保管，不按时移交到档案管理部门，有时会造成教学材料的损坏或者丢失，出现无法查找的情形，失去了教学档案存在的真正意义。

（二）教学档案管理人员综合素养有待提高

档案管理人员的专业技能对档案管理工作的质量产生直接的影响。众所周知，中职校大部分的档案管理工作人员并不是档案专业毕业，有的甚至因为学校岗位变动而“半路出家”走上档案管理的工作岗位，职业素养普遍偏低，参加的档案业务培训与进修太少，所以缺乏应有的专业技能，敏锐的职业嗅觉，档案价值鉴定能力和管理技术更是无从谈起，在一定程度上较难适应现代化教学管理的发展需求。除此之外，有些档案管理人员身兼数职，日常事务较为繁杂，无法将全部精力投入到教学档案管理工作中来，专业思想不够稳定，对专门业务没有主动性与积极性，导致中职校教学档案管理工作存在一定的难度。

（三）教学档案管理制度不健全

目前，大多数的中职校在档案管理中缺乏一套行之有效的科学管理制度。很多档案管理工作人员因非档案管理专业科班出身，他们即使有教学档案的预立卷目录作为参考，可实际在档案收集过程中对于教学档案的归档范围、保管期限、立卷归档原则以及立卷归档的程序等等仍是知之甚少，工作起来更是一头雾水。这就造成教学档案出现杂乱无章、残缺不完整及无体系化的情况。档案收集的不完整，一旦遇到教学质量督导检查、科研项目评估验收等工作，只能为了应付性的临时拼凑、编撰材料，这对今后教学工作根本无法提供可靠与科学的参考。同时，在中职校的教学档案管理过程中，普遍存在着教学文献归类乱、编码乱、查阅难的问题，还存在着重要教学资料借阅不登记、不归还等不规范的档案借阅制度，长此以往直接导致了很多具有重要价值的教学档案丢失。制度不健全是教学档案管理工作无法实现系统化、科学化与规范化发展的重要因素。

（四）教学档案服务不够多样化

随着改革的不断发展，档案管理不仅仅只是建档入库这些传统的工作，中职校的很多档案管理工作人员只注重教学档案的保存功能而忽视其应用价值，档案工作重管理而轻服务，缺少相应的对外开放性，不能利用有效的现代化技术手段多渠道、多层次的为一线教学工作及科研发展提供综合服务功能，服务形式呈现出一定的被动性，导致教学档案仍然不能够被全体教职工广泛利用。对教学档案的有效利用率不高其所应发挥的应用价值尚未得以最大限度地挖掘，一是造成了教学档案资源的巨大浪费，二是不利于教学档案管理工作全面、健康的提升，也一定程度的制约了学校教学内涵的建设与可持续发展。

三、推进中职校教学档案管理工作的对策研究

（一）提高宣传力度，增强档案管理意识

为进一步推进中职校教学档案管理工作的完整性与规范性，档案管理人员对自己的工作应抱着认真负责的态度，利用多种渠道和机会增强对自己工作内容的宣传力度。比如，在找领导收集材料或领导来查阅有关信息时，能主动向领导进行教学档案规范管理方面的宣传，让领导增强原始材料必须要做到及时“存档、归档”的意识。校领导能对教学档案管理工作引起高度的重视，加大宣传力度，就能积极影响并增强全体教职员工的教学档案规范管理的意识，促使广大教职员工树立正确的教学档案观念，及时地移交相应的教学档案材料。同时档案管理人员在工作中也应积极主动的利用起现代化的设施设备，为学校的教学资料收集与查询提供更为便捷的服务。

（二）提升教学档案管理人员的业务素质和能力

在中职校的教学档案管理过程中，档案管理工作人员的综合素养和专业技能对提升教学档案管理水平起着关键的作用，将直接关系到教学档案管理工作开展的成效。因此，学校要为档案管理人员提供多渠道、多层次、形式丰富的学习手段，档案管理人员积极参加相关的继续教育与上级主管部门的系统培训，尤其是学校的档案管理人员如果是兼职的话，他们在专业知识方面一定是缺乏的，学校应该请上级主管部门来校给予一定的专业指导和培训，全面提高档案管理人员的业务能力。在信息化社会背景下，学校更应督促档案管理工作人员尤其是转岗到档案管理工作中来的老教师们加强计算机及网络方面的技能培训，熟练掌握电脑操作及信息检索技术等方面的专业知识，成为一名档案管理工作的复合型人才，在工作中追求开拓创新，在学校迎接教学督导等工作中能运用自己的专业技能为检查工作提供准确而完备的材料，发挥档案工作应用的强大作用，以适应新形势下的教学档案管理工作。

（三）要建立健全教学档案管理制度

教学档案在很大程度上能反映和体现了一个学校一段时期教学管理工作的水平以及教学工作过程的全貌，完整齐全的教学档案它所具有的参考价值对学校教学工作未来的发展也有着间接的影响，建立健全教学档案管理制度对于中职校的教学档案管理是很必要的。教学档案管理工作作为动态的存在方式，其管理制度的建立和完善需要结合多方面的因素进行综合考虑，制定科学合理的档案管理制度和规范的教学管理运行机制，有利于中职校的教学档案管理逐步趋于规范化、科学化，也是中职校未来发展必须面对的问题。中职校的档案管理工作要成为校长的“一把手”工程，在学校发展规划和工作计划中，均要制定建设目标；档案管理工作人员岗位职责设置要合理，人员队伍要尽量专职化；日常教学档案管理工作流程要明确，档案管理人员要熟悉教学档案的归档范围，收集的教学材料要坚持“宁多勿漏”的原则，但凡觉得有用的材料，不论其用处大小都先收集起来，这样才能尽早的杜绝材料不全甚至遗漏的现象发生；档案材料收集过程虽然具有周期性，但因收集过程是一项比较繁杂的程序，所以我们的档案管理人员不能坐等教学管理人员将材料送上门，有的档案管理人员甚至会用一个月的时间去突击应付一学年的教学档案资料的收集与归案，这是绝对不允许的。我们的档案管理人员要将工作日常化，细则化，将每一项教学材料的收集都落实到人。同时为了收集的教学档案资料完备，档案管理人员要走出去主动关心学校各项教学活动的开展情况，了解学校教学科研的发展动向，去挖掘、收集第一手材料。档案被利用是档案管理的另一项工作重点，需要制定相关的档案查询、借阅等管理制度，不管是纸质档案还是电子档案，教学档案利用率一旦提高就必须要加强档案的日常维护工作，经常检查教学档案资源的损耗，及时有效地对教学档案进行归档整理，有些利用率特别高的教学档案更要做好原始材料的备份工作。

（四）充分利用现代技术与设备整理档案

教学档案的存在形式随着时代的变迁纸张不再是唯一的存储载体，教学档案材料更多的是以数字化形式存在着。而当前仍有部分中职校的档案管理人员因为年龄偏大等原因在工作中墨守成规，对教学档案管理工作信息化认识不足，更不要谈对档案管理工作的推陈出新，这就导致了学校教学档案管理模式陈旧的现象始终得不到改善，有些学校甚至还在沿用传统人工立卷方法，不可能避免地产生教学档案分类不准确的现象，也容易造成归档材料内容片面性的情况。如果档案管理人员未能够充分利用现代化信息技术等手段势必还会影响到档案信息的有效利用。我们的档案管理人员要充分利用网络环境对教学档案资源的接收、存储、加工、管理、利用各个环节实现一体化管理，降低人为因素在教学档案归档中的影响，保证教学档案材料的准确性。档案查阅检索模式也能通过网络从封闭式走向开放式，利用模糊查询、组合查询、分类查询等多种查询方式，在庞大的档案库中及时检索出所需的档案材料，大大提高了整个教学档案管理工作技术水平和工作效率。各中职校随着教育改革工作的深化，还可根据学校实际教学工作的发展的需求情况购置档案管理软件，实现对教学档案的科学管理；利用学校官方网站现有的平台建立教育资源库，强化教学档案管理的信息化建设，充分实现资源共享，提高学校的教学管理的工作效率。

（五）加强服务意识实现教学档案有效利用

观念是行动的重要引导，要提高中职校档案管理的整体水平，档案管理人员的服务意识就必须要加强。当前许多中职校的档案管理工作的服务方式和服务需求还是处于被动状态。档案管理的最终目的就是被利用，要加大中职校教学档案信息流通，扩大教学档案利用率，证实它们的价值所在。首先要更新并加强教学档案管理人员对教学档案开放的观念，档案管理人员应当积极主动地为一线教学工作人员提供档案服务工作，主动为有需求的老师提供咨询、答疑、查阅等多种服务方式。档案管理人员还要考虑到一线教学人员工作比较繁忙，对于他们提出的一些要求简单的查询事宜可以采用“电话查档”的方式来解决。其次教学管理部门的领导要针对学校教学发展的实际需求与变化情况确定划分教学档案开放的范围，最大限度地利用教学档案信息资源，服务于更多的教学活动，促进学校教学工作的不断提高。

综上所述，在中职校的教育教学管理过程中，教学档案发挥着举足轻重的作用。中职校的教学档案管理工作要为适应教学改革发展的步伐积极做出开拓创新，档案管理人员在工作中要虚心听取教学档案利用人员的反馈信息，总结经验教训，努力提升工作服务水平，为中职校的教育教学工作保存更多、更有价值的信息资源，更完美地记载中职校教学发展工作的历史进程，使教学档案真正成为教育教学活动的得力助手，进一步推进中职校的教学质量与教学水平。

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