提高档案管理利用效率的研究

文/中原石油勘探局档案管理处钻井二公司 孙晖

随着社会的不断发展进步，对档案资源的利用意识越来越高，推动档案利用逐渐由封闭转向开放，满足社会各行各业人士的研究、学习、工作等需求。新时期的档案管理利用要充分地挖掘丰富的信息资源，为社会主义建设服务，将档案资源的潜在价值转为社会生产力的一部分。而受到传统管理制度的影响，我国的档案管理工作还需要克服许多问题，才能真正适应社会的发展和需求。

一、当前档案管理利用存在的问题

（一）对档案工作重视程度不够

档案管理的领导层对档案建设工作的认识不足，对档案工作的宣传也没有很好的实效，导致一些基本档案管理人员对档案管理的意识淡薄，档案的整理、存储、管理、利用没有规范，造成许多重要的档案资料丢失。

（二）档案管理制度不完善，要求不严格

许多档案管理机构没有结合自身实际情况制定科学合理的档案收集、整理、管理制度，而实际管理工作规范的水平也不高，一些规范甚至没有制定细则，在实际工作中缺乏标准。

（三）专业档案管理人员缺乏

各地各机构的档案管理人员通常数量不够，而且专业人员严重缺乏，现有的档案人员往往档案管理经验不足，不能满足档案基本建设和管理工作的要求，对档案的收集和整理经验也不足，导致归档不完整等问题大量存在。

二、提高档案管理利用效率的措施

（一）建立优秀的档案管理队伍

1.档案管理领导层要提高业务能力与决策能力。档案管理的领导层要认清形势变化，及时转变观念，适时调整发展方向，并对档案管理事业发展趋势有必要的认知。主管领导不仅要具有丰富的专业知识，还要能深入基层认真钻研具体的档案业务，发现档案管理过程中存在的各种问题并及时根据实际情况制定应对和解决策略。主管领导还要善于发掘和利用档案人才，综合考虑档案管理人员的业务能力、档案意识、信息技术能力等，制定科学规范的人才评价考核机制，培养复合型档案人才。

2.提高基层档案工作人员的综合素质。基层档案工作人员要具有过硬的专业知识以及丰富的工作经验，掌握档案管理工作的各种方法与原则并具备优秀的专业素质。在工作中要认真、负责、细致，不断学习和提高资料收集、档案整理、资源分类、档案编研、鉴定以及信息检索等知识和能力，还要系统性地掌握最新的档案政策法规、信息系统管理技术以及档案保护技术等。另外，要培养档案工作者的团结协作能力，工作人员之间在工作中交流沟通、相互配合协调，保证档案管理工作有序、规范进行。

（二）丰富档案资源，优化档案结构

要多渠道地收集档案资料，扩大资料存储量，加强档案建设，在收集和管理资料时，要注意以下几点：

1.灵活进行档案建设。要对档案内容进行明确地分类和细化，对多样化与个体化的资源进行鉴别，把握好各类资源的本质，在进行移交、装订与鉴定过程中要保证材料的完整性，避免遗漏与丢失，还要注意在收集各类材料时，尽量征集具有较高价值的重要资料和其相关材料，保证所收集资料的完整性。在档案材料征集时还要注重对特色档案的收集，以形成具有特色的档案体系。而各行业各单位在档案建设过程中，要根据自身行业特点，征集与本行业相关的档案资源，以提高档案利用的效率。

2.丰富电子档案资源，调整档案结构。采用“双套”归档方式，即在资料的收集、整理与归档保存以及使用过程中，使电子文件与纸质文件共存，在档案管理工作过程中两种文件进行同步地归档与移交，接受并保存至档案库里。另外，档案机构对档案进行数字化处理时，要对纸质档案做数字化扫描以及文字识别后形成电子档案，作为档案资源的重要部门。电子档案既保留了纸质档案的信息内容，便于备份、转移，也便于管理和利用，能够加大地提高档案管理效率。

（三）采用现代化信息技术，提高档案利用效率

档案管理要适时地引入现代化管理技术，更加快捷多样地管理和利用数字化的档案资料。

1.加强数字化档案和专题资源数据库的建设。全面开展档案资源的数字化，加强数字化档案建设，为社会生产提供便利的数字化档案服务，这是提高档案利用效率的基础，也是未来档案管理工作发展的大趋势。

2.重视对档案网络的建设。网络资源的丰富多样和共享化，极大地改变着传统的档案管理工作。当前，各类局域网、公众信息网、远程网以及国际互联网等，已逐渐成为各级档案部门和机构向其用户提供档案资源的重要渠道。通过高效便利的档案管理系统，通过局域网以及远程网等，使用者能够了解档案机构的基本工作制度、馆内新闻资料、档案馆的现状、档案使用程序，以及档案管理人员共享的声音、影像资料，最新的档案研究成果、最新的展出活动以及具有特色的档案资料等。通过建立高效的档案信息网络共享平台，能够使档案管理部门及时地掌握信息使用者对信息资源的实际需求以及对各种信息的反馈意见，通过这些互动和交流，能够使档案管理部门根据用户利用情况及时地调整档案资料的编研方向，并根据用户需求扩充资料的征集范围和归档类别，及时地纠正工作中存在的问题，以提高档案资源的利用效率，更好地为档案用户服务。

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