现行医院档案管理存在的问题及对策

文/秦皇岛市妇幼保健院 毛霏霏

现行医院档案管理存在的问题及对策

文/秦皇岛市妇幼保健院 毛霏霏

在医院的管理工作中，档案管理占据重要的位置，正确的积累医院档案资料，科学的对档案资料加以开发利用，加大力度促进档案管理工作的规范化、制度化是振兴医院的关键所在，本文将对现行医院档案管理工作中的主要问题及解决办法做简要探讨。

医院档案；管理；存在问题；解决对策

医院档案承载着院内各项工作的真实记录，是医院工作的有效凭证，医院档案管理作为国家档案管理的一部分，要采取有效的手段对其中存在的问题加以改进、更新，以促进医疗管理的和谐健康发展。

一、现行医院档案管理存在的问题

（一）档案意识不强，领导不够重视

目前，医院中的一些领导干部仍然思想观念陈旧，只是看重经营，不重视管理，尤其是对医院档案的管理更是忽视，潜在意识中认为对档案的管理可做可不做，对档案管理的必要性、重要性认识不深刻，甚至有的领导还将文件资料随意的丢弃或是扣压，很多重要的信息不能够被重视和妥善保管。

（二）医院档案的内容界定不清，管理范围不明

到现在医疗有关部门还没有针对档案管理这块创设出一套完整、科学、有效的管理规则和标准，医院档案所涵盖的内容随着社会经济与医疗技术的进步发生了巨大的变化，医疗机构在对档案的管理工作中由于缺少可借鉴的管理标准和模式，仅仅是靠着本院过往的实践和粗浅的理解来对档案进行管理，导致本该被划入到档案管理的信息、资料被忽视、丢弃、遗失，比如：很多实物档案、声像档案至今还未被收录到医院档案室进行综合管理，这就严重的影响了档案的完整性和实用性。

（三）档案信息被开发利用的较少

很对医院对于档案仅仅是起到查阅资料的作用，只发挥了档案的自然属性，对档案内容并没有更深入的开发利用，使档案都是出于休眠之中，丧失了档案收集、整理与存在的价值，此外，医院档案在存放与管理中较多是采用分散存放与管理的方式，这种分散性导致档案管理人员与使用人员难以对档案资源进行整体综合的分类、分析及利用，将活资源变成死档案，致使档案的开发利用率极低。

（四）不重视对档案管理的投资，现代化管理水平较低

很多医疗机构由于用房紧缺，就减小了档案室的面积，使档案的保管完全不符合标准，此外，用于管理档案的技术与设备也多年不曾更新，这也成为制约档案管理工作发展的重要因素，在计算机和网络技术横行的今天，医院档案管理大多数还采用手工收集与检索，对计算机技术的使用甚少，导致档案材料的信息量较低，不利于档案的前期收集和后期开发利用。

二、解决医院档案管理中存在问题的措施

（一）提高院领导的重视度，加强全员档案管理意识

院领导的对档案管理工作重视与否直接关系着档案管理的好坏，领导的大力支持是档案管理能够顺利实施的前提保障，各级医院要把宣传档案管理重要性作为日常工作去执行，通过召开会议、宣讲典型成功案例、参观学习等多种方式对档案管理的重要性加以宣传，使包括领导在内的全体医务人员都能认识到档案管理的紧迫性与重要性，认识到档案在医院的可持续发展与文化建设上所起到的不可比拟的作用，提高全体医务人员的档案管理意识。

（二）建章立制、明确职责，促进档案工作的规范化管理

医院要创建行之有效的档案管理制度与体系，并不断加以完善，通过规章制度来促进档案管理工作的规范化。首先，各医院应结合本院档案管理工作的实际情况，将档案资料的整理、统计、接收、借阅、保密、销毁、开发、利用等一系列行为建立一套完整的制度加以管理，同时要建立健全档案管理人员的岗位责任制，使管理工作中的每个环节都有理可依，各部门各司其职，按制度内规定的归档范围对档案信息进行收集、积累和整理；其次，要对医院各科室的档案资料进行统一、分类管理，并对分类大纲进行统一编制，把各科室的档案作为一个有机整体管理，增强档案管理的综合性和独立性。

（三）重视档案的开发利用，充分发挥档案的社会效益

档案信息的收集、整理与保管的最终目的就是为日后的工作提供信息和参考意见，也就是说档案存在的价值是被利用，所以，档案管理者要通过各种手段来开发并利用档案资源，积极组织研讨会，对档案信息进行深入的研讨、加工和利用，并将会议记录为专题报告，为档案利用人员提供更多、更全面的信息。在重视档案开发利用的同时，还要加强对档案利用反馈信息的管理，建立各级医院间信息沟通的桥梁，共享档案资源，从而提高各院档案信息的利用率，搞活档案信息，充分发挥档案的社会效益。

（四）扩大投资、提高配备，实现档案的现代化管理

要想实现现代化的档案管理，在资金的投入上就加大力度，要不吝成本的引进现代化设备与技术，医院档案的种类和数量日渐增多，档案资源的开发利用依靠传统落后的技术手段和管理方式难以实现，甚至想要快速准确的查找出所需的材料都存在困难。因此，必须对以往落后的手工操作加以摒弃，让现代化的设备与管理方式取而代之，充分利用先进的计算机与网络技术，将档案管理智能化，利用计算机对档案资料进行整理、归类、编号、保存、检索、查找等，只有这样才能快速使系统的管理档案资源实现现代化、自动化档案管理。

医院档案保存的内容多是在医疗实践中形成的文字、图表、声像等资料，具有很高的实用价值，档案信息也是医疗机构在做计划、做决策时的重要依据，所以对于档案管理工作中存在的问题给予及时、科学的解决，科学的制定管理制度，对医院的健康发展有重要的作用。

[1]杨洋.医院档案管理的改革与创新[J].中国新技术新产品,2011(8).

[2]戴月,段琼.医院档案管理中存在的问题与对策[J].中国档案报,2009,15(1).