剖析高校人事档案管理模式的改革创新

文/广东工程职业技术学院 叶文玲

高校人事档案是高校人才信息的重要载体，是学校组织人事部门按照档案干部政策在培养、选拔和任用干部等工作中形成的记载着干部政治品德、工作业绩、工作表现、业务能力、个人经历等内容的文字和图片等史料并按有关规定进行整理后组成的考察了解和正确选拔使用干部的重要依据，对高校人才资源管理工作起着非常重要的作用。重视并加强高校人事档案管理工作，对于全面地了解高校教职员工和学生真实情况、客观地、科学地考察、选拔任用干部，促进高校教学与科研的全面发展，推进高校教育体制改革具有重要意义。因此，社会化、制度化、规范化、数字化和信息化的人事档案管理模式是高校人事档案管理模式改革创新的必经之路。

一、高校人事档案管理现状和存在的问题

（一）档案意识淡薄，档案内容不规范，案卷质量不高

目前高校中不少人对档案意识不强，认为个人档案可有可无，有些人认为档案只不过是一张纸，特别是一些招聘人员、借用人员、人事档案代管人员、甚至是国外留学回来人员、海外回归人员等或多或少的存有这种思想，个别在历史上曾有过不光彩点的人员或受过组织处分的人员，更是对个人档案持有反感的态度，所有这些，严重影响高校人群的人事档案的完整性。更有甚者是高校中存在个别领导和档案管理人员也持有这种思想，把档案管理人员看作是最低等的人员，有些当作是解决就业人员把一些人员素质低安排在档案部门管理档案，这些人根本就不懂的如何管理档案，在收集档案时的随意性很大，不规范，有些个人档案未经相关人事部门审定盖印和密封，只单凭个人一张表格或几页简历，在一定程度上造成高校人事档案中存在缺少真实的重要原始依据材料及材料虚假或重要问题情况不明等现像；档案内容前后填写不一，如出生年月用公历、农历填写随意，个别干部年龄越填越小，参加工作时间越填越早，学历越填越高，有些在历史上曾有过不光彩的节点或受过组织处分的行为也被莫名其妙地遗失，难以认定其本人的真实性。有些人事管理部门收集的个人档案案卷不少，但不完整、不真实的个人档案也不少，案卷质量低。

（二）管理条件落后，利用效率低

当前部分高校的档案管理条件相当落后，仍停留在纸质、铁皮柜、密封的小库房、人工查找的管理层面，这种管理方式主要依靠人工方式进行档案的整理工作，工作量大、效率低、遗漏错误较多。除了管理方式落后以外，人员配置不科学也是一个严重制约高校档案管理水平提高的原因，个别高校目前仍没有配备专职的人事档案管理人员，流动性大、专业性差，从而严重影响了档案工作的连续性和严肃性，这些现象如今已经和高校人事档案管理行业现代化、信息化、科学化和社会化管理水平不相适应。目前高校的人事档案多属于部门或单位内部封闭式的管理，不属于对社会开放式的管理，因此，查阅起来手续繁多，往往需要经过一个或多个部门领导审批同意，必须在档案管理人员方便时，方能查阅，由于手续繁琐，耗时耗力，造成很多人想去查找个人档案而不愿意或不想去查找个人档案，从而造成个人档案只有收藏而没有被利用，也就是我们平常所说的利用率低的现象，从而也造成许多单位领导不重视人事档案工作的因素。

（三）人事档案管理人员的素质在专业技能上有待提高

人事档案是以文字、图片、声像、影像等形式记录个人在各个阶段真实经历的材料，能够为未来的各项需求提供必要的真实依据，但实际工作中由于某些部门的领导不够重视档案工作，配备的人事档案管理人员文化水平低，素质差，没有接受过专业的档案管理技能培训，在收集材料时只是被动接纳，不辨真伪，也不分白猫黑猫，有材料的便是猫。使得人事档案工作难以保证其严密性、连贯性和真实性，其结果对于教职工个人今后利用档案时造成直接或间接的损害，同时也对学校群体人员的素质造成影响，还直接造成高校教学水平和学术水平的降低。因此，在配备人事档案管理人员时一定要配备文化素质高、有专业知识的人，或者把现有的档案管理人员送去培训或深造，接受再教育，提高档案管理人员的素质。

二、高校人事档案管理中存在问题的根源

（一）领导不懂档案业务、重视不够

当前很多高校的领导都是从非档案工作领域进入档案工作中的，缺少档案相关方面的知识。他们由于受传统观念的影响，往往只注重追求教学成绩、科研成果、学生的就业率，忽视了人事档案管理工作，特别是忽视了档案法律法规的宣传教育工作。个别领导对人事档案管理的重要性认识不足，对人事档案管理的认知较为片面，日常对人事档案管理工作关注不够，认为人事档案工作就仅仅是做好人事资料保管与查找，不需要投入太多精力。个别领导还存在档案管理工作与己无关的思想，对支持和维护人事档案管理工作缺乏热情主动。很多单位甚至把档案部门当作是解决就业的一种途径，把一些家属或多余人员安排在档案部门。这些单位的档案工作往往是资金不足，需要添置必要的设备不投入，需要招聘技术人才时，进来的却发现与用工要求不相符。

（二）经费投入不到位

随着高校教育体制改革的不断创新和深入，特别是受经济效益驱动的影响，部分高校只专注工资收入和福利待遇，有些只专注主要业务部门的投入，或者只专注对科研项目的投入，而对人事档案管理工作经费投入过于浓缩，在人员配备，设备配备，现代化管理手段应用等方面都存在经费投入的偏差，认为是无足轻重的部门和工作，人事档案管理人员的待遇与业务部门的教职工或科研部门的工作人员的待遇相差甚远，工作环境差，难以留住高学历的专业人才，造成大量高学历的专业人才流失，从而阻碍了人事档案管理工作质量的提升影响了学校教学评估工作的正常开展及学校转型升级工作的开展。

（三）档案管理规章制度不健全

由于高校架构以及管理体制的松散性，加之人事档案管理力量的薄弱性，导致人事档案管理在制度建设方面存在缺陷或制度陈旧，不规范的问题比较突出，外加人事档案管理专业人员的素质偏低，工作积极性不高，只是忙于应付现状和事务，以致工作随意性很大，应急性很突出，顾此失彼。对国家的有关档案方面的法律法规贯彻不到位，难以制定适合本校档案工作的管理办法或规章制度，与新时期高校改革与发展不相适应。

三、创新高校人事档案管理模式的措施

（一）实现人事档案管理的规范化

一是要实现档案收集、归档管理的程序化和时效化。要建立起相对完善的人事档案材料归档整理制度，落到实处，定期归档。

二是实现人事档案管理基础设施建设的标准化。保证档案用品、相应的硬件设备等都符合档案管理现代化的要求。

三是实现档案管理工作的制度化。根据本校的实际情况制定相应的档案管理方面的规章制度，以制度来保证各项工作的有序推进。

四是要实现档案整理及甄别的制度化和规范化。以《干部人事档案整理规范》等相关的档案管理制度为指南，对于收集的人事档案进行严格的筛选，细致的分析，以保证档案资料的真实性、完整性和有价值性。

（二）改进人事档案管理检索与整理方法，实现用计算机管理档案的信息化

高校人事档案管理工作的信息化建设涵盖了许多方面，它不仅包含利用信息化技术将日常的人事档案信息进行整理、记录和汇编，还应包括整个人事档案工作流程的方方面面，如档案的借出归还记录、存放地点信息、登记附注信息等。通过建立人事档案管理信息系统，在确保信息安全保密的前提下，可以将现有的人事档案管理工作的流程和工作进行精细化划分，不但减少了人力物力的投入，还可以降低人工原因导致出错的几率，更让高校人事档案管理工作的效率得到质的提升。

（三）加强人事档案管理人员的素质培养，提高工作人员素质

人事档案管理工作者素质的培养关系到整个档案的管理工作质量及服务水平，传统的服务水平已无法满足日益增长的信息时代的发展要求，传统的档案管理模式观念落后，思想陈旧，创新意识及拓展精神相对缺乏，导致硬件设备与管理人员的观念不相一致。随着人类社会科学技术的不断发展，数字化技术与设备在档案管理工作中必将成为主流，人事档案管理人员要适应时代的发展，勇于打破成规，敢于不断创新。除此以外，有关单位也需相应的建立一套切实可行，具有提升前景的人事档案管理模式，提高人事档案管理人员的工作积极性，从根本意义上实现人事档案管理工作的规范化和制度化。

高校人事档案工作是高校师资队伍建设中的重要组成部分，它不仅仅真实还原了一个人的历史面貌，也体现了一个高校核心管理工作的真实水平，这也是我国对于“关注民生、保障民生、改进民生”这一执政理念的具体落实。随着社会的不断向前发展，高校人事档案工作必须做到与时俱进，不断改进更新工作方式方法，不断提升人事档案管理人员的综合素质，善于打破惯性思维，勇于接纳新事物，切实维护教职工“最关心、最直接、最现实的利益问题”，促使高校人事档案管理工作走上更加规范化、制度化、科学化的管理轨道。

[1]刘琴.人事档案管理研究述评及趋势展望[J].档案学研究,2011(5).

[2]贺焱.改革学校人事档案管理工作的思考[J].云南档案,2008(3).