文书档案管理中存在的问题及对策分析

文/广东省中山市生产力促进中心 黄雪萍

在任何单位中，文书档案管理均属于服务性的工作内容，能够为领导决策提供可靠的依据，拥有至关重要的作用，但就目前的情况来看，很多工作人员并没有将文书档案管理工作作为核心工作来对待，往往发生的情况是，文书档案管理混乱，很多重要的文件找不到，各项工作的安排比较杂乱，时间上也没有一个良性的循环。在此，本文主要对文书档案管理中存在的问题及对策进行一定的分析。一、文书档案管理中存在的问题

（一）文书档案管理培训工作不完善

在各个部门中，文书档案管理工作偏向于室内工作，很少去室外搜集资料和相关数据。从主观上来说，当下的文书档案管理培训工作并不是很完善。首先，老员工的日常工作比较冗杂，新员工的工作方式和工作技能仍然不成熟；其次，文书档案管理的培训工作，具有不定时、内容不确定、方法不统一的问题，导致培训结果不理想，浪费时间的同时，还对员工的日常工作造成了影响；最后，在培训过程中，老员工和新员工的冲突较多，很多看法和意见都具有较大的分歧，导致培训工作无法正常进行。

（二）文书档案管理人员数量少，素质低

部分单位的文书档案管理人员缺乏专业素质，并且文书档案管理工作普遍不是由专业人员从事，往往是由办公室秘书进行管理，兼职的成分较多。从这个方面来分析，文书档案管理人员的数量和素质问题，需要引起足够的重视。首先，文书档案的数量呈现出直线上升的趋势，越来越多的文件得不到有效管理，势必对今后的各项工作产生阻碍；其次，由于目前管理人员的数量不够，再加上专业素质不达标，重要文件找不到的情况时有发生，对领导决策和政策制定产生了负面影响。在今后的相关工作中，必须彻底解决这一问题，杜绝兼职情况发生，不要将临时兼职变成永久兼职。

二、文书档案管理工作问题的对策

（一）强化各个部门之间的衔接

对于文书档案管理工作来说，要想在今后的工作当中取得一个较为积极的成果，必须强化各个部门之间的衔接。首先，行政部门和人事部门之间，既要将工作界限分清楚，又要互相协作，很多部门将行政工作和人事工作合并，导致各项工作出现了较大的漏洞，百姓和单位内部人员都得不到较好的规划；其次，档案管理人员要贯穿于各个部门的工作。原来的档案管理工作主要是由各部门的秘书或者是一些基层工作人员来负责，当建立专门的档案管理部门以后，部门工作量有所减少，效率提升；最后，衔接各部门之间联系时，不代表所有资源都可以共享，也不代表所有工作人员都能够互动，仅仅在一个平等的平台上对话即可，关键工作仍然需要部门本身来把握，同时掌握好上下级关系，便于后续工作的发展和延续。

（二）提升文书档案管理人员的综合素质

为了能够提升文书档案管理人员的综合素质，不仅仅要在招聘初期控制工作人员的选用，还要对工作年限较长的人员进行继续教育培训，确立积极学习新业务、新知识的理念。文书档案管理人员的每天工作趋向于重复，如果是在发布政策或者是做出决断时，很多文书档案都需要重新整理，要为上级提供足够的参考。今后必须定期对文书档案管理人员进行培训，定时、定期、优化内容，告别过去的不良问题，实现培训上的良性循环，在每年的工作中，都要帮助文书档案管理人员提升自身的专业素质，为后续工作提供客观上的帮助。

（三）提升部门及领导对文书档案管理工作的重视度

文书档案管理工作在日后需得到部门领导的重视，上级予以肯定，才能促进文书档案管理工作的稳步进行。另一方面，部门及领导要根据文书档案管理的特殊性，制定专门的制度和规范，对文书档案管理工作予以一定的优待，从客观上和主观上，提升文书档案管理工作的有效性，建立长效机制，创造出更大的经济效益和社会效益。

三、总结

本文对文书档案管理中存在的问题及对策进行了分析和讨论，从当下的工作来看，虽然部分工作仍然存在问题，但相较于过去已经有了很大的改变，文书档案管理工作已经实现了提升，为各部门的正常工作以及政策发布，提供了充足的依据。相信在后续的发展中，文书档案管理会更加规范，除了要提供理论上的依据外，还要符合实际工作以及社会发展的趋势，避免造成负面影响。

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