G公司采购管理

付楚楚

摘 要：随着全球经济的一体化，企业所面临的环境发生了重大的变化。企业为了加强自身的竞争力，越来越重视采购成本，以提高公司盈利；也越来越重视采购进度，以加速公司现金流动。尤其对于制造型企业，传统的采购管理模式已经无法适应开利公司的生产经营，必须作为一个项目进行系统处理，即运用采购管理的思路，结合各种具体采购管理的方法来改进制造型企业的采购流程和供应商评价体系。

关键词：采购管理模式；采购管理；供应商评估体系

1 引言

随着经济全球化和全球日益激烈的企业竞争，企业面临着严峻经济形势，而中国随着人口红利及低成本优势的逐渐消失，正处于产业结构调整和产业转型的特殊时期，走出国门的中国企业如何构建竞争优势？是中国企业高层管理者不可避免的紧迫问题。

2 采购管理的作用

（1）保障企业以“最低的运营成本”实现正常运转，在保证质量的前提下，适时适量地保证供应。

（2）协调供应商，管理供应链。资源市场是企业的生命线，供应商管理是采购的重要工作之一。

（3）保证企业利润，提高企业资产收益率。这一作用主要体现在两个方面：一方面，通过有效控制采购成本，可以提高利润率；另一方面，通过加强采购管理，可以准确把握采购数量和采购期，降低库存，从而提高资产周转率。

（4）其它间接作用。如：采购部门作为信息源的作用；采购对效率、竞争地位以及企业形象的影响；采购领域提供的管理培训；采购在制定管理战略、竞争战略及公司政策中的作用等等。

3.G公司采购管理问题

（1）采购组织和业务流程问题

目前G公司各工厂的采购部门直接报给其所在工厂的总经理，与公司其他分厂没有从属或报给的联系。各分厂的采购独立工作，相互之间没有固定的联络接口。组织机构上缺少一个中心部门的规划和领导，这造成很大的操作困难。这些困难是：需求信息，供应商资源无法共享，采购政策不统一；无法做好供应商资源开发计划和进度，通过全球采购来实现降低成本的目标执行。而根据流程，由于是沿用其他工厂的流程，其一：根据计划需求与采购流程，采购的涨价流程审核过于繁琐，需要采购经理，成本分析，总经理，和亚太地区总经理的批准，往往会耽误正常的下单时间以及交货期。其二：根据收货与采购流程：采购货物的送达，是采购人员来签收，产品到检验后出现数量的缺失，无法判断是哪一方的责任。

（2） 供应商管理问题

目前G公司采用同一个供应商选择评估表对所有的供应商进行评估及管理，通过比较供应商总得分的高低来对供应商进行排名，进而以此为唯一标准确定采购合作的对象。这种完全基于打分的评价方式人为的因素太大，评分结果侧重供应商总的排名，对不同供应商满足G公司对不同物料特性需求的对比性根本就无法体现。

（3）管理信息系统问题

繁杂的文档工作、不合理的处理流程。和供应商的业务往来仍进行着大量烦琐的文档工作，使得采购人员还必须投入大量时间与精力做文本工作，转移其工作重点，造成企业资源的浪费。采购信息流转速度过慢，采购流程过于复杂，审批手续多，单据流转慢。

4. 采购管理优化

（1）G公司采购组织优化

当一个企业的业务活动分散在各分厂，就出现了协调问题，很大公司采取了集中式采购的模式。对G公司来说，交货的集中采购模式应为协调式集中采购，各个厂的采购人员更清楚当地供应商，对紧急需求做出更快的反应，更严格的控制，这样，通过全球采购部门的协调领导，既可以得到规模采购的价格优势和充分利用集团库存，还保持本地采购的灵活性，改进的组织结构参考模型。 G公司增加了总部的协调式集中采购的功能，即在集团总部设立中心采购部门来协调不同厂间的采购需求，这种组织结构根据物料特点，分别采取集团集中购买货分散的本地购买，既有联合购买的实力优势，也有分散的各工厂进行快速反应的本地采购灵活性。

（2） G公司采购流程优化

ASME表格是由美国机械工程师学会（American Society of Mechanical Engineers）提出的，ASME表格可以描述现有流程，记录了流程中各环节的活动内容、耗用时间及该项操作对整个流程的贡献等。此方法的最大优点是可以清晰的表达流程中的各个活动是否是增值活动，并清楚的显示了非增值活动所在的环节，从而有利于我们后续对流程优化工作的设计。ASME表格中横排部分，将流程中的各活动分成了三大类：增值活动、非增值活动、可疑活动。其中可疑活动又分为：检查、输送、耽搁、存贮。“增值活动”是必不可少的、对整个流程起贡献的关键活动，“非增值活动是非必要的、对整个流程没有贡献的活动，这是流程再造的重点考虑对象。“检查”是指对数量和质量的检查；“输送”代表人员、物料、文件及信息的移动；“耽搁代表在相继的操作之间暂时的存放、耽搁或停滞；“存贮”代表受控存贮，如文件归档等操作。

（3）G公司采购信息系统改进

在实施采购的过程中，一个关键的问题就是，供应商和企业间各个部门保持信息的畅通。而要实现这点，就需要建设数据信息系统为基础，以便让供应商能第一时间共享企业的生产计划和查询更新后的产品需求日期和需求数量。为此，G公司特别建立了面向供应商开放的数据信息系统平台，方便供应商查询各项信息的网站的建立，体现了信息在采购中的重要性：

（1）信息加密

每个供应商都需要注册后，才能得到用户名和密码，从而有权进入供应商网站，这样保护了供应商和G公司企业之间的机密信息，避免供应商和G公司受到损失。

（2）询价和报价的确认

（3）订单接受和确认

（4）生产过程中的不符合报告的提交

在这个网站，供应商每天能够查询到属于自己的订单，并确认自己的交期给G公司。这个操作缩短了供应商的反馈时间，也使双方能第一时间互相了解对方的生产信息，以便更紧密的合作，加深了彼此的信赖。也是供应商及时获得了G公司所需要物料的信息，对自身的生产进度及时作出调整。

（1）查询发票

供应商能根据自己的发票号，在网站上查询G公司的付款日期。方便了供应商根据收款日期来合理支配现金流，避免因付款问题造成争执。

（2）下载培训资料和相关信息

供应商通过这个网站，能够第一时间的了解G公司的最新供应链和采购管理的信息，也能及时的从网站下载相关的G公司的培训资料，调动了供应商参与G公司的积极性，是大家取得一致的目标。

综上所述，面向供应商的采购数据信息系统的建立，为G公司采购管理的顺利实施打下了扎实的基础，也利于供应商和G公司建立长期的战略合作伙伴关系

5 结语

经过对G 公司采购管理存在问题的研究，结合公司所在行业与市场需求的特点，企业若能从长远的战略角度考虑，企业实施.，实施采购管理是必须的，也是有条件实现的。经过不断地优化改进，G公司有很大改善。

参考文献

[1]甘华鸣. 采购[M].北京：中国国际广播出版社， 2002：P6.

[2]王槐林. 采购与库存控制[M].北京：中国物资出版社， 2002：90-200.

[3]马士华.供应链管理[M].北京：机械工业出版社， 2000：239-252.