浅析医院人事档案管理的现状与完善措施

摘 要：医院人事档案可为医院人力资源管理提供详细、准确的数据信息。文章首先分析了我国医院人事档案的管理现状，指出其所存在的问题；接着就其现状及问题给出了具针对性的完善措施，旨在为提高我国医院人事档案管理水平提供若干参考意见，完善我国出家人事档案管理制度。

关键词：人事档案管理；医院；现状

所谓医院人事档案就是指在进行医疗及科研等过程当中所形成的有关于医护人员的文字材料[1]。医院人事档案在很大程度上体现了医护人员的品德、能力、业绩及科研水平等。对于医院来说，人事档案的管理工作有着不可替代的地位，其不但为医院提供了各类人才的信息，而且也为医院领导的用人提供了参考，同时其还影响着医院各项体制的改革[2]。因此，随着医疗体制改革的不断深入，医院人事档案管理也必须不断完善。

1.医院人事档案管理的现状分析

随着医疗体制的不断改革，我国医院人事档案管理也有一定改善，但因我国医院人事档案管理起步较晚，现其仍存在一定问题和缺陷，具体表现在以下几方面：

第一，医院人事档案相关管理人员的意识淡薄。医院是一个公共性的医疗服务机构，其主要职责就是将医疗环境及条件进行改善，以为人们提供更高水平的医疗技术，提高医疗服务的质量。也正是因为此，现很多医院都将工作重点放在医疗方面，而忽略了对医院人事档案的管理工作，同时也很少将人事档案信息应用于人力资源的管理方面，导致医院人事档案的利益率偏低，这样医院人事档案相关管理人员的意识自然也就会慢慢淡化，针对人事档案管理也仅仅是进行保管、存放、整理等简单工作，更缺乏利用人事档案信息为构建人才信息库的主动服务意识。

第二，医院人事档案管理的方式及方法相对落后。众所周知，医院的人事档案管理工作具有很强的政治性、专业性和保密性，因此对于医院人事档案通常实施“单独存放，专人管理”的管理政策。然而据调查分析，现很多医院并未设置专门的人事档案管理室，很多医院都是将人事档案资料存放于病案室，这在很大程度上给人事档案的管理带来了困难。此外，现医院对于人事档案的管理基本上都是采取手工的方式进行信息的检索和编辑，使得档案材料的归档和整理难以及时进行，导致经常出现档案资料不完整或丢失的现象。此外，随着医院人事制度的不断改革，现医疗单位聘用人才的手续也越来越简化，然而因现在很多医院针对人事档案管理仍在实行“终身”制，导致人才流动困难，同时也使得人事档案资料不全，给新录用单位的人事审核及审批工作带来很多不便。

第三，医院人事档案管理人员的综合素质不高。据调查，现很多医院用于管理人事档案的人员都不是专业人员，其缺乏足够的档案管理经验，且很多都是高龄管理人员，其管理水平及管理观念较为落后，再加上未接受专业的人事档案管理培训，使得现所使用的人事档案管理人员难以满足现代化发展的需求。此外，有些人事档案管理人员缺乏工作责任心、工作态度不严谨，导致人事档案资料出现漏洞，从而影响了后期的各项工作。整体说来，现很多医院的人事档案管理人员的综合素质偏低，严重影响了医院人事档案的管理工作效率及使用效率。

第四，医院缺乏完善的人事档案管理制度。因我国医院的人事档案管理起步较晚，随着我国医疗事业的快速发展及医疗体制的不断改革，发展至今，我国尚未制定完善的医院人事档案管理制度，相比于国外医疗机构，我国医院人事档案管理制度还有待改进。整体来说，首先医院未对人事档案管理制度给予足够的重视，未认识到建设人事档案管理制度对于医院人力资源管理的重要作用；其次未将人事档案管理纳入人事考核的范围内，导致人事档案收集不齐、难以管理；再次，在实际的工作当中常常会出现人到档不到的现象。

2.医院人事档案管理的完善措施

针对我国医院人事档案管理的现状及其所存在的问题，为促进我国医疗事业的健康、稳定发展，必须对其进行完善，具体可从以下几方面着手：

第一，加强医院人事档案相关人员的管理意识。对于任何一个行业来说，人都是最重要的主动因素，对于医疗事业来说也不例外。因此要想完善医疗人事档案管理就必须从人着手，加强医院人事档案相关人员的管理意识。首先，树立正确的管理意识，认识到人事档案管理对于医院管理的重要性；其次，可在医院内宣传《档案法》，使人事档案管理人员能够依法办事，同时保证院内人事档案管理舆论的正确性；再次，加强对人事档案管理人员的教育工作，使其能利用人事档案信息主动为医院人力资源开发工作而服务，为医院建立完善的人才信息库，使医院做到唯人胜用，充分利用医院现有的人才资源改善医院的医疗环境，提高医院的服务质量。

第二，运用现代化信息手段来进行医院人事档案的管理。随着经济的不断发展，科学技术水平的不断提高，现各行各业已广泛使用现代化信息手段进行管理，为此医院人事档案管理也可根据医院的具体情况引进适当的信息技术，如可利用计算机将已存的人事档案信息建立成电子档案，以实现规范化、科学化及现代化的医院人事档案管理，提高人事档案管理的工作效率。电子档案所占用的空间非常小，而且存储方式多样化，可以WORD方式存储，也可以EXCLE方式存储，同时还可用普通文本或是其他文字编辑软件进行记录[3]。利用电子方式进行存储的档案信息分类明确、一目了然，而且方便相关管理人员进行后续操作，如更新、查询或是检索等，同时还可对人事档案进行动态化的管理。除此之外，还可将个人的工作业绩以共享的方式将其发布于网络平台，以达到医护人员相互监督的效果，从而全面提高医院的医疗水平及服务质量。

第三，提高医院人事档案管理人员的综合素质。管理人员的综合素质是提高医院人事档案管理水平的关键，因此要想完善医院人事档案管理还必须严格控制相关管理人员的使用。首先在选用管理人员时应选择专业的人事档案管理人员，并将档案管理人员纳入医院的人才培养目标范围内，通过参加教育培训活动、讲座或是参加学术交流等方式以提高人事档案管理人员的专业知识水平及管理观念，同时帮助其了解最新的档案管理方式及方法，以使其能与时俱进，顺利开展人事档案的管理工作。

第四，完善医院人事档案的管理制度。管理制度是完善医院人事档案管理的指导方针及后期的考核标准。完善医院人事档案的管理制度不但为档案管理工作提供了方向，而且也使得人事档案管理工作的流程及内容更加规范化。为使医院人事档案管理更加科学化、合理化，首先要针对人事档案的使用及保管作出明确规定，包括人事档案的管理人员、管理方式及管理内容等，以保证人事档案管理工作的顺利开展，同时也使得相关管理人员信息的完整性及准确性。

3.结语

医院人事档案管理要想实现科学化、规范化及现代化的管理目标，就必须以国家标准及行业规范为指导，通过加强建设人事信息管理系统，以提高其自动化办公水平。随着我国新政策的不断出台，医院体制改革的不断深入，我国医院人事档案管理还需要进行一步完善，以将其由传统型转变为现代型，做到与时俱进，以充分利用人事档案为医院提供全文位的服务。

参考文献

[1]毛晓海.关于医院人事档案管理现状的思考[J].华章.2013，36（27）：312-313

[2]戴钦.医院人事档案管理的现状及发展思路[J].青年文学家.2012，36（26）：219

[3]谭硕.当前医院人事档案管理中存在的问题与对策[J].科技致富向导.2011，36（03）：320

作者简介

崔文谦（1978-），女，汉，河北石家庄，本科，社会工作师，主要研究方向或所学专业：档案管理。endprint