会计信息化下的会计档案

（浙江商业职业技术学院财会金融学院 浙江杭州310053）

《会计档案管理办法（征求意见稿）》第五条中将会计档案定义为：“会计档案是指各单位在进行会计记录和反映单位经济业务过程中形成或接收的，具有保存价值并归档保存的文字、图表、图像、音频、视频等不同形式的会计文件”，同时明确了会计档案的内容：包括会计凭证、会计账簿、财务会计报告和其他会计资料。

一、社会信息化下会计档案的新变化

（一）电子档案和电子安全相关法律、法规的出台和完善，使应用电子会计档案具备前提。近几年来，与信息和网络技术相关的法律法规不断出台。全国人大常委会于2004年8月通过了《电子签名法》，在第十四条中明确规定“可靠的电子签名与手写签名或者盖章具有同等的法律效力”，使电子档案在法律上得到肯定；中共中央办公厅、国务院办公厅在2009年发布的《电子文件管理暂行办法》中明确了电子文件和电子档案的概念及相关管理规定；国家档案局2012年4月发布了《电子档案管理基本术语》，统一了档案管理中相关术语的定义和内容，并在2012年8月出台《电子档案移交与接收办法》，规范了电子档案移交与接收工作，明确电子档案载体的标注内容和存储结构。上述文件的出台，保证了电子会计档案的法律有效性，使电子会计档案具备了实际可操作性。

（二）XBRL下的财务报告成为会计档案新的内容。可扩展商业报告语言（XBRL）的主要作用是解决各种商业信息在不同软件、平台之间的共享和交换。我国在2009年和2010年先后出台了《关于全面推进我国会计信息化工作的指导意见》、《企业会计准则通用分类标准》、《可扩展商业报告语言（XBRL）技术规范系列国家标准》和《关于实施企业会计准则通用分类标准的通知》，这一系列文件和标准的发布是我国会计发展史上的重大里程碑，标志着我国进入了以XBRL应用为标志的会计信息化时代。目前XBRL在会计中主要应用于财务报告数据的存储、传递和再利用，而财务报告是会计档案的重要组成部分，因此XBRL下的财务报告是会计档案重要的组成部分。

（三）电子商务、电子发票、网络银行的发展，使原始凭证以电子数据形式存在。作为会计档案重要组成部分的原始凭证是经济业务发生或完成的证明，传统原始凭证都是以书面和纸质的形式存在。随着电子商务、电子发票、网络银行、网络纳税的应用，诸如发票、银行回单、缴税单等的外来原始凭证在经济业务发生时将以电子数据存在；而随着单位内部管理信息化的实现，作为单位内部经济业务证明的自制原始凭证，其在第一时间的存在形式也是电子数据。因此，随着信息化的不断深入，越来越多的经济业务证明不再以纸质形式产生，而是以电子数据方式出现，原始凭证存在形态的变化，必然导致会计档案产生相应变革。

（四）会计档案的信息源作用越来越受到重视。会计职能由传统财务会计向现代管理会计转变，是会计信息化的重要目标。在这一转变过程中，由财务会计系统加工处理形成的记账凭证、会计账簿和财务报告中所包含的固化信息，已经很难满足企业内部管理者的信息需求。会计人员更加注重会计档案的信息源作用，更多利用各种数据处理工具，对会计档案中的电子数据进行二次数据处理，来满足企业科学管理对经济信息的精细需求。

二、现有会计档案信息化中存在的不足

（一）会计档案宏观管理相对滞后。现有会计档案管理法律规范体系主要是以《会计法》和《档案法》为根本法所制订的 《会计档案管理办法》。该办法在1984年6月由财政部、国家档案局联合发布，1998年第一次修订，在2011年7月再次出台修改的征求意见稿。在最新意见稿中，将会计档案的定义“指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业材料”变更为“具有保存价值并归档保存的文字、图表、图像、音频、视频等不同形式的会计文件”；在会计档案范围的其他会计资料中增加了 “其他具有保存价值的会计信息记录”；增加了电子会计档案管理的有关内容，但最后稿仍未正式发文。而且从征求意见稿的内容来看，只是原办法的修订补充，未有实质性的变化。仅规范了会计档案的事后保管，对电子会计档案的具体内容、形成过程规范未见涉及，也未体现最新相关法律法规如电子签名法的内容。

（二）日常会计宏观管理工作忽视电子会计档案管理。我国会计管理工作由各级财政部门负责，同时行业主管部门对所属单位会计工作负有指导、管理、监督的责任。但实际工作中，各级财政会计管理部门限于人力物力，很难对单位具体会计工作实施有效管理；而随着经济市场化的深入，行业主管部门在企业会计管理中的作用也越来越微弱。管理机制的不到位，使得会计档案管理工作的好坏缺乏应有的监督。而作为会计档案的新内容——电子会计档案，由于缺乏具体规定，更处于一种无标准、无人管和无人做的状态，各单位电子会计档案管理工作靠单位财务人员自发完成。

（三）会计软件无法对电子原始凭证数据采集和转换。在会计电算化阶段，对纸质原始凭证选取部分信息手工输入到电算化系统，部分软件提供扫描功能将纸质转化为电子图片后存放于系统数据库中，这一做法适用于纸质原始凭证。但随着电子发票、银行电子回单、电子缴税单等电子原始凭证的出现，大量原始凭证以电子数据形式存在，而现有的会计软件却不能直接对这种电子数据源进行数据采集和转换，只能继续沿用原有的手工输入，使得会计信息化下的很多会计人员成了单据录入员，既导致大量人力浪费，也割断了会计信息与原始业务数据源之间的应有联系。

（四）会计信息化过程中忽视会计档案信息化。当前我国会计信息化重点放在会计信息处理和输出环节，如电算化会计工作管理主要是针对会计信息的处理环节，XBRL在会计中的应用则是针对财务信息的输出环节，缺乏对会计档案信息化工作应有的重视。会计档案具有一般档案的共性，但同时也有其内容和需求上的特殊性，与一般档案信息化相比，会计档案信息化更重视对会计数据的利用。现有档案信息化的一般做法，如主要是将各类档案转换成图形文件加以存储，不完全适用于会计档案信息化，图形文件能保持文件原有形状，但不能满足对会计档案源数据的信息需求，也不适应出现越来越多电子原始凭证这一变化。

三、完善会计档案管理之对策

（一）进一步健全电子会计档案管理相关法律规范体系。会计信息化下会计档案最大的变化在于反映经济业务的原始凭证和反映会计处理过程的记账凭证、账簿和报表的电子数据化，这一变化要求会计档案管理相关法律规范体系不能只是原有法律法规的修修补补，而应是一种创新和突破。应根据这一电子数据化所带来的变化，结合《档案法》、《电子签名法》等的要求，修订《会计法》、《会计电算化基础工作规范》、《会计电算化管理办法》、《会计核算软件管理规定》、《会计档案管理办法》和《企业会计信息化工作规范》中涉及的会计档案概念、内容、形成、传递和保管等相关规定。

（二）重视会计档案管理，加强单位会计工作宏观管理。目前单位会计档案管理工作的相对缺失，在很大程度上与宏观管理缺失有关，有些省份建立了会计人员工作考核体系，通过税务部门的信息反馈对会计人员的工作质量、工作水平进行评分。这种做法在一定程度上有助于税务部门征税工作的开展，但从目的和程序上相对片面。要加强单位会计档案管理工作，必须根据会计法的规定，由财政会计管理部门加强对企业会计工作的宏观管理，被管理主体应该是企业而不是会计人员。会计管理部门应将会计档案管理列入企业会计基础工作的重要内容，结合各方面信息按年度对企业会计工作进行考核，并将这种考核与单位的税收检查、税收优惠、年报审计和信用评级挂钩，在此基础上完成对单位会计人员的考核，从而真正实现对单位会计工作的有效宏观管理。

（三）重视原始凭证标准化和交换平台建设，提高会计软件对电子原始凭证的处理能力。会计电算化时代的账务系统以记账凭证为唯一入口，各业务系统的外部数据主要依靠手工输入。在会计信息化时代，随着越来越多电子原始凭证的出现，会计软件应充分利用电子原始凭证的原始电子数据，利用通用原始凭证交换平台判断电子原始凭证的真伪，通过标准接口完成电子原始凭证的导入，根据数据内容在会计软件中再现原始凭证，在此基础上通过机制凭证自动形成记账凭证，从而全自动完成常规经济业务的输入和会计核算过程。要实现这一过程，必须建立各类电子原始凭证的元数据标准，在现有网上银行和网络开票报税的基础上形成电子原始凭证数据交换平台，使电子原始凭证在确保真实性的同时元数据结构规范化，为会计软件自动处理电子原始凭证创造条件。

（四）重视会计档案归档的标准化建设。会计信息化下的会计档案归档保管形式可以为纸质、微缩制品或电子文件形式。纸质和微缩制品形式能完整的保存档案的原样，有效保证了会计档案的可鉴证性，但不利于数据的二次利用；电子文件形式的会计档案有助于数据的检索和二次利用，在归档管理时也能节约保管空间和管理成本，但电子文件的读取利用也受操作系统、软件版本、数据结构等因素制约。最有效的解决办法是采取XBRL技术，将会计档案分解为各项元数据后转换为XML格式电子文件，真正实现平台和软件无关性。要实现这一办法，必须分析各类会计档案的具体内容，明确各元数据的定义和转换要求，形成各类会计档案的XBRL标准，由会计软件开发商提供转换工具，在此基础上完成电子会计档案的生成和归档管理工作。