关于高校设立报账预审岗位的思考

（南京林业大学财务处 江苏南京210037）

高校报账工作能充分反映财会工作的质量和水平。尽管新形势下，高校陆续实施了无现金报账、网上预约系统、报账大厅信息查询平台、报账流程上墙、上网、报账指南印刷成册等举措，化解了存款、取款、付款等环节风险问题，解决了报账排序难题，节省了排队等候时间，但如何建立无障碍交流平台，增强互信机制，消除因信息不对称而引起的冲突，尚有一些工作模式和方式需要改进。

一、设立预审岗位的必要性

（一）报账理念亟需革新。报账是高校财务管理工作的中心环节，各高校集中了大部分人力应对，特别是一些规模偏大的高校，票据审核人员已经占财务机构会计人员总数的1/3以上，甚至1/2。近年来，高校推行无现金报账模式，化解了现金安全问题，减轻了出纳工作量，增强了国库支付业务力量。但长期以来构筑的报账格局仍未打破，出于安全考虑，报账大厅垒起高高的柜台，竖起防盗钢化玻璃，架起无死角的高清摄像头，这些可以较好地解决资金、票据的安全性问题，保证学校财产的安全完整，但也增强了报账人对财务人员的不信任度，增大了审核票据的压力，尤其是在资金总量不断攀升、业务类型不断增多的新形势下，压力是无法减轻和转移的。财务工作固然是一项受托责任工作，完全可以让报账人明白票据的审核过程，至于资金安全问题，在无现金报账模式下，则应建立和完善内部控制制度，建立互信合作机制，建立以服务为核心的报账理念。只有财会人员变被动防范为主动服务，主动把工作做到面上，正确有效地履行指导帮助义务，让报账人零距离、第一时间掌握实用的真假票据识别方法，掌握报账规则、手续、流程、审核后的结果及具体原因，广大教职工认真执行财务制度才有可能逐步变为自觉行动。因此，转变报账观念很有必要。

（二）报账模式亟待创新。高校审核环节主要工作内容是审核票据和录入凭证，造成报账人排队等待时间过长原因。如设立报账预审岗位，将审核人员分为预审员和录入员，预审员只审核不制单，录入员只制单不审核，审核制单职能分离，就可减少等待时间。

（三）报账环境亟待改善。每至年末，学校报账大厅人满为患，常常出现提前排队等候报账的现象。有的学校报账大厅较小，空气污浊，无形中不良情绪在扩散传染，尽管柜台内的审核员工作节奏很快，但报账人员仍可能对财会人员有不满和发难，有时还成为冲突的导火索。研究发现，和谐的报账关系应有适宜的交流空间和距离。如拆除柜台或降低柜台保持与桌面齐平，增大通透空间，缩短交流距离，改审核员为预审员。

二、设立预审岗位的可行性

（一）审核岗位人员可以分开。原有审核人员一分为二，大部分转至预审岗位，一至二人负责凭证录入，原审核员的审核、录入工作分别由两组人员完成，二者自然形成校对关系，解决了审核员既审又录、互相复核等问题。

（二）审核岗位工作可以分开。无现金报账模式下，绝大部分付款业务完全可以在审核后集中入账，原先审核员的审核工作全部由预审员完成是可行的，即使有少量的收付款业务，也可以通过专设的审核通道和POS刷卡机即时处理。

（三）审核岗位人机可以分开。由于审核员审核职责完全可以手工单独完成，无需计算机辅助，即使遇到项目经费是否超支问题，也可以通过录入员当场查核，或通过报账大厅触摸屏查询余额。因此，预审员完全可以脱离计算机，手工完成审核任务。

三、设立预审岗位的优点

（一）可矫正失常的认识。将审核环节工作细分，设立预审岗位，可以改变人们对财务人员的固有看法。体现在一个“预”字上，预先把关，预先告知。现在很多教职工常常认为审核员权力大，个别人还认为一些小问题让其返工是有意刁难。细分后，改变工作格局，降低台面、撤走隔离物或搬至大厅办公，以“为您服务”的姿态迎接每一位报账人，面对面交流，手把手审核，释疑解惑，咨询建议，少一层隔离，多一层接触，距离拉近了，服务内容增多了，似乎与审核报账环节脱离，但审核内容并未缩水，反而容易打消一部分报账人抵触抱怨情绪。此种会计工作模式长期存在于无计算机时代，当时教职工抱怨声反而较少。

（二）可使审核尺度趋同。现在审核员长期埋头作业，疲于应付，交流简短，总结较少。预审岗位的设立，不但关口前移，承担起审核员主要工作职能，而且预审岗位工作内容相同，不再按岗人为设定审核范围和内容，容易做到交流同步，避免过去交流时手上工作进度不同步局面，也容易做到审核尺度趋同，减少返工次数和口头规定多的指责，可以解决看人报账、看人下账、手续不全入账、不同业务混合入账、科目使用失范、粘贴不够整齐、摘要过于简单、附件厚薄不均等问题，能够有效提高会计基础工作质量和水平。

（三）可让录入质量提高。无现金模式下，审核员在票据审核、整理、归类、加总等一系列工作完成后，还要操作计算机打印回执、编写摘要、选择科目、录入金额、打印凭证。由于一连串工作必须一气呵成，难免出现摘要简单、科目不当、金额有误、附件过厚、归类不一等情形。预审岗位设立后，预审员专司原审核员前段工作，凭证录入工作交由录入员完成，容易实现摘要口径一致、科目运用恰当、金额录入正确的目标。

（四）可减缓职业病蔓延。现在审核报账模式，使审核员长期面对着计算机，姿势僵化，常见的职业病久留机体，影响身心健康。设立预审岗位，除去计算机，转变为一把算盘、一本报账手册、一支笔、一枚私章、一个印泥的局面。改变作业模式，手工审核，可以减缓颈椎弯曲、腰肌劳损、电磁辐射等职业病的发生。

（五）可挤出机动性时间。经验表明，审核员工作内容主要集中在审核单据上，录入制单工作时间相对较少。尽管这样，也会因排队人增多，增加无谓的等候时间。建立预审岗位后，预审员不再录入凭证，可以减少排队等候现象，可以挤出机动时间，合理调整作息，甚至可以主动出击，彻底解决疲于应付局面，同时，凭证录入工作也变得机动灵活起来。

四、设立预审岗位的注意事项

（一）要明确岗位职责。预审岗位工作职责是审核凭证、粘贴单据、宣传政策、释疑解惑、当好参谋、确认商品和服务支出审批核实表、制作一式两联报账受理回执单、根据票据退回情形制作报账提醒单等。凭证录入岗位职责是负责依据票据内容准确运用会计科目，确保金额录入的准确性，凭证传递的及时性。原有复核员岗位职责不变，负责核对支付指令、打印记账凭证。预审、录入两个岗位工作，禁止同一人完成，保持工作责任的明晰性。

（二）要明确预审事项。预审员应着重就票据是否合规、手续是否齐备、经费是否充足、大额资金采购是否招标、票据是否规范粘贴等事项，逐一审查审核。

（三）要明确工作要求。票据预审后预审员必须在固定位置签名，必须在票据上盖上核讫章，必须制作受理回执，核实确认票据总额，对首次报账或紧急事项应采取即时入账即时通过无现金支付平台打款方式办理。

（四）要强调工作协同。两类岗位工作机动性增强后，必须强调工作协同性，防止脱节懈怠等现象发生，应建立预审员、录入员定期调整机制，尽可能保证工作量分配的均衡性和工作质量的稳定性。要建立走动式收集、登记、传递票据的岗位。Z