高职院校档案安全管理的现状及对策

【摘 要】分析目前高职院校档案安全管理的现状及存在问题，提出高职院校档案管理工作应提高安全防范意识，加强突发事件应急预演；进行风险评估，采取必要的安全保障防护措施；给予基本保障支撑，创造安全管理环境等建议。

【关键词】高职院校 档案 安全管理 对策

【中图分类号】 G 【文献标识码】A

【文章编号】0450-9889（2014）07C-0021-02

档案的安全管理关系着档案工作的发展与建设，关系着各单位历史资源的传承与延续，因此，做好档案的安全管理应从库房选址、防水防火设计、设施配备、规范化管理及应对突发事件等方面着手。然而，目前大部分高职院校在档案的安全管理方面较欠缺，表现在档案基础设施薄弱、库房选址不科学、防范设备简陋，抵御不了自然灾害或人为因素带来的风险。因此，高职院校在档案的安全管理工作中无论是基础设施建设还是规范化管理方面都存在诸多亟待解决的问题。

一、高职院校档案安全管理的现状

目前，大部分的高职院校都优化了内部建设，可持续性得到了发展，而档案建设也随着高职院校的发展不断完善，但在实际管理中还存在一定问题。据调查，目前大部分高职院校的档案管理工作在基础设施建设、人员配备等方面都较薄弱。一是大多数高职院校档案库房的使用还是上世纪的建筑，其承重、防火、防盗、防震抗灾方面缺乏整体防御能力，缺乏安全的管理环境；二是库容量的严重不足，据不完全统计，有的院校库房用房只有几十平方米，而各高职院校综合档案室的库存档案涵盖了文书档案、科技档案、专门档案等历史资源，承载的是不间断的历史，库容量的不足，制约了档案建设的发展；三是防范自然灾害方面，防范风险能力不足，缺乏先进的防范技术和手段；四是人员的配备不足，有的院校没有配备专职的档案管理员。因此，缺乏良好的安全环境和规范管理制度，是目前部分高职院校档案安全管理工作中普遍存在的现象。

二、高职院校档案安全管理存在的隐患

档案是各个历史时期的记忆，记录着历史的发展轨迹，在记录过去的同时，为未来提供参考凭证。正因为档案史料的弥足珍贵，我们应加以保护，但大部分高职院校的档案安全管理还存在一些安全隐患，具体表现在：

（一）安全防范意识不足

档案安全管理的内涵既有人为因素也有物质条件因素，两者相互关联，相得益彰。目前，大部分高职院校综合档案室在库房选址上没有规范的标准，缺乏对自然灾害安全防范体系的论证，在没有考虑是否有防范风险能力的情况下选择库址，无疑是增加了风险因素。例如一些高职院校的库房选址在承重、防火、防盗、抗拒自然灾害等方面缺乏先期的预见和防范意识，虽然采取了一些安全防范措施，但是防范手段和技术较落后。以广西为例，大部分高职院校在防火方面使用的还是传统的干粉灭火器，此类防火设施使用起来极不方便，效果也不是很理想；防盗方面，只是进行日常性的防护，安装铁门、铁窗，未配备必要的监控设施。这些措施对于一般性的防范能起到一定的作用，但相对于不可预知的突发灾害是无法抗拒的。据估算，新中国成立以来发生的近百起火灾中，烧毁的档案约300万卷，这对档案的保存造成了不可估量的损失。

（二）风险预警机制不完善

高职院校档案管理工作的滞后性，已成为部分高职院校档案管理工作的瓶颈，其表现为库房建设、技术防范、制度建设等方面跟不上形势发展的需要。由于高职院校自身的条件，在档案管理工作方面缺乏成熟的管理经验和管理手段，相应的制度不完善，没有建立规范的日常管理守则，科学化、规范化管理程度不高。按照《档案法》的规定，应配置与本单位档案数量相适应的、适宜保管档案的专门库房，使库房达到防尘、防火、防盗、防潮、防光、防蛀、防腐、防高温的要求，并及时掌握档案实体的保管现状以及加强人员出入库房的管理。而部分高职院校因主客观原因未能遵照档案保管制度的准则，制定相应的管理措施和规章制度，建立必要的风险预警机制，一旦发生不可抗力的自然灾害，无法在有效的时间内进行防范和转移，从而使库房及实体档案受到巨大的破坏。实体档案一旦受到损害，就会造成档案信息不可读，影响档案的安全性。

（三）基本保障较薄弱

档案的管理和建设需要经费投入作支撑，库房建设、技术保护、人员配备都需要相应的经费作基础，才能开展档案的安全保障工作。据了解，广西大部分高职院校在档案管理经费投入方面较少，相应的基础设施未能得到改善，客观上制约了档案安全管理质量的提升。由于基本保障较薄弱，有的高职院校档案库房因逐年累积的档案资料使库房的承载能力不堪重负，整理好的档案资料只能在有限的资源条件下通过仓储式密集排架解决。有的高职院校至今还未配备具有保护作用的防磁柜、室内防盗功能装置及较先进的防灾减灾设施，仅使用普通的防火设备，其防范功能不足以抵御人为因素或自然灾害带来的风险。相较于高职院校的全面内涵建设，档案的建设及安全管理处于不平衡的状况。

三、高职院校档案安全管理问题的对策

档案管理是高职院校内涵建设不可或缺的部分，作为第一手参考材料直接、原始地记录了过去的经验，为教学的可持续发展提供查考依据。要使档案管理工作规范有序，更好地服务于教学，在完成必要工作的基础上做好档案的安全管理，使档案资源在安全的环境下发挥其职能作用。如何做好档案的安全管理，营造良好的安全管理环境，笔者从以下几个方面加以探讨：

（一）提高安全防范意识，加强突发事件应急预演

近年来，档案保护工作伴随着社会的发展，由单一因素管理向多元化、综合性并举的模式转变。首先，做好高职院校的档案安全管理，应顺应发展趋势，提高安全防范意识，在档案管理和安全防护层面上强化意识、创新理念，对涉及安全措施的环节进行统筹安排、综合考虑，实现档案安全管理的良性循环。在现有的档案实体上加以保护，防止虫、光、水、霉的侵蚀，做到无“病”先防，从内部环境上做好安全管理的基础工作。其次，提高外部环境的风险防范能力，档案部门应与保卫部门协调合作，对突发事件和不可抗力的自然灾害制定应急预案，采取防范措施，进行应急预演，建立安全管理联动机制，从思想认识和具体行动上提高安全防范意识。endprint

（二）进行风险评估，采取必要的安全保障防护措施

大部分的高职院校档案安全管理无论是库房设施还是规范管理都存在不足之处，原因是档案基础设施落后，管理手段滞后，跟不上形势发展，使档案的管理工作存在安全风险。为降低风险，档案管理部门应采取安全保障措施，制定防护方案，由相关职能部门成立风险评估小组，对现有库房的承重、屋顶防水、外墙及窗户隔热设计、防水防潮、损毁档案修复、库房的防火设计及防盗功能及不可预知的自然灾害因素进行综合风险评估，提出整改建议，进而采取必要的防护措施。由此，应对不符合要求的库房设施进行整修，加装火灾自动报警设备和感应灭火装置，增加防盗设备，并借鉴化学、物理、机械等多学科领域知识，有针对性地采取措施，将风险降至最小。

（三）给予基本保障支撑，创造安全管理环境

做好档案的安全管理不仅需要人员和物质基础作支撑，更需要经费投入改善安全管理环境。但大部分高职院校在全面提高内涵建设的情况下，对档案建设的人员配备及经费投入方面却相对薄弱。而档案部门仅有的经费支出除增加必要的档案柜、档案盒等一般性开支外，几乎没有额外的经费投入。由于缺乏经费投入，导致档案基础设施落后，无法与不确定的风险相抗衡；又因人员配备不足，使档案的安全建设程度难以达到预期，从而使档案管理工作处于进退两难境地。要想改变目前的现状，对档案实行有效管理，提高档案保管质量，高职院校在全面发展的情况下，应考虑档案工作对教学发展所起的积极作用和价值所在，从而将档案工作的建设和发展纳入整体发展计划，摆上议事日程，在库房设施、技术防护、人员保障方面给予支持，创造良好的档案安全管理环境，使档案管理工作走上良性发展轨道。

【参考文献】

[1]倪易.关于加强高职院校档案工作的思考[J].湖南大众传媒职业技术学院学报，2011（7）

[2]杨帆.高职院校档案管理工作的认识与思考[J].山东商业职业技术学院学报，2010（05）

[3]常燕虹.提高高职院校档案管理水平的几个问题[J].延安职业技术学院学报，2009（4）

[4]马宗晋等.灾害学导论[M].湖南人民出版社，1998

【作者简介】蒋淑琼（1964- ），女，广西南宁人，经济师，广西经济管理干部学院综合档案室。

（责编 卢 雯）endprint