浅谈电子档案在社会保险管理体系中的应用

王春红

(莱阳市社会劳动保险事业处,山东莱阳 265200)

浅谈电子档案在社会保险管理体系中的应用

王春红

(莱阳市社会劳动保险事业处,山东莱阳 265200)

随着我国社会保险参保迅速增加,国民经济的日益强大。社会保险档案管理也将面临着严峻的考验,由此基本社会保险档案管理需要加强创新。只有通过社会保险档案管理创新,分析存在的问题,将纸质档案向电子档案转移,是新时期提出的需要社会保险档案管理创新战略的路径。

电子档案 社会保险 档案

1 现状分析

(1)随着人们的参保意识的增强，社会保险的参保数额日益增加。社会保险的发展对保险档案的要求就更加严格，社会保险档案的先进性也就显得尤为重要。需要对社会保险档案进一步创新改革。

(2)社会保险经办机构实施改革计划。国内社会保险经办机构全面实施了各种改革计划，2011年11月15日，人保部就《社会保险费申报缴纳管理规定(草案)》征求意见。根据草案，企业缴纳险种从养老、医疗、失业险三项扩至五项，新增工伤和生育险。这些政策改革都为新时期的社会保险事业的进一步发展营造了很大的发展空间以及机遇。

(3)我国公民个人社保档案分散在不同的管理部门中管理，负责社会保险档案管理的部门分散。

(4)缺乏社会保险档案工作指标评估。社会保障大量档案工作环节繁琐，相对于社会保障工作，档案工作不是很难评估社会保障，也没有统一的行政法规和标准，所以档案的一部分工作人员放松了的工作要求。五种社会保险档案文件不是一个部门管理，导致不同的开发人员参与系统建设、彼此之间的不信任和人为障碍，造成档案割裂。

2 我国社会保险档案管理系统存在的问题

(1)社会保险档案管理工作不够重视。社会保险工作的重点集中在扩大基本社会保险覆盖范围，加强社会保险基金筹集，并确保企业离退休人员基本养老金是及时的问题等。忽视了社会保险档案管理，使社会保险档案管理工作在一个无序状态，不能充分发挥其功能。

(2)社会保险档案管理系统不是标准。由于我国目前的社会保险档案管理系统缺乏统一的规范和标准，导致不清楚档案的范围，社会保险文档集合并不完整，不完整的档案管理方法等，严重影响社会保险档案管理规范化、标准化。

(3)缺乏专业社保档案的管理标准和规范。社保档案管理缺乏国家标准，职工档案管理仍在执行1992年劳动部与国家档案局共同制定的《企业职工档案管理规定》，而该项制度中的部分条款如适用范围、归档范围、管理形式、交接流转等规定已经不适应现实工作的需要，亟须修改。在没有统一标准的情况下，有的制订了一些社保档案的地方标准，有的地、市制定和公布了医疗保险档案管理办法、低保档案管理办法，而全国许多地、市则没有建立相关管理标准和规范，造成社保档案的各地管理方法不统一。在不同专业类别中，管理的规范和水平也不一致。

3 社会保险档案管理的解决办法

(1)将纸质文件转换成数字存档文件。纸质文件转换成数字文件。根据档案工作的实际需要，灵活使用，如目录数据适用于使用记录文本;全文数据可以使用输入图像扫描;和一些目前常用的数据可以制成光盘。

(2)根据社保档案类别进行分类管理。根据不同档案的类型进行分类管理，方便查找、储存，可以防止档案的丢失与缺漏。应针对不同门类的档案，确定不同的归档整理方法。首先，确定立卷原则。遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系，按社保档案不同价值性质分类，以便于保管和利用。其次，确定归档形式。根据各社保经办单位文件材料形成的类型，确定以“件”或“卷”进行整理、归档的文件材料范围。最后，根据社会保险档案的保存价值确定“永久”“、长期”和“短期”三种保管期限。

(3)建立全国统筹的社保管理系统，规范标准。建立全国统筹的社保档案管理体系可以为社会保障事业的进一步发展和不断完善奠定重要的基础。以电子政务标准体系和劳动及社会保障标准体系为指导，以投融资与运营模式和项目实施监理模式为依托，按照多层架构的模式将系统自上而下构架成为组件与业务组件、业务运作支撑平台、IT基础设施三个层次，树立以监控及管理、信息安全为主的贯穿三大层次的两大体系模式。为适应劳动者的流动和工资收入的变动，对每个劳动者按号码设立档案卡，并用计算机储存，记录公民个人历年的工资收入情况。在全国设立计算机网络，对每个劳动者的情况进行追踪记录;并建立全国范围内统一的网络查询接口，允许公民定期查询，同时也可替他们预测，比如退休时可拿到多少养老金，以提高工作的透明度。

(4)在全国统一管理下设分支机构。在国家劳动和社会保障部的领导下成立一个全国统筹的社保档案管理中心，结束社保档案管理分散问题，实行高度统一的管理，改变目前政出多门、决策分散、管理混乱的局面，使其成为统一管理全国社保档案的领导和决策机构，负责拟订社保档案的发展规划、改革计划、重大决策和有关法规、规章制度，参与制定社保档案的管理标准和规范。其次，全国统筹的社保档案管理中心还可以在全国各地设置分支机构，包括地区局、地方办事处、数据处理中心和项目服务中心。负责公民社保档案内容的定期增加和更新，并送交国家劳动和社会保障部统一保管。

(5)统一公民社保档案管理号码，可供查询。实行对每个公民发放社会保障号码的制度，让公民个人档案号码与本人身份证号码、劳动保险号码统一起来，由国家劳动和社会保障部的分支机构负责公民个人社保档案内容的定期增加和更新，送交国家劳动和社会保障部统一保管。从发放的号码上就可以反映出从什么时候起、在什么地方发的，便于记录公民的工资收入和保障费的缴纳情况，同时便于投保者本人的查询。

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[4]魏延晓.做好工程档案管理 确保建设工程质量[J].城建档案,2010年03期.

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