规范管理您的印前文件

赵广

俗话说：火车开得快，全靠车头带。如果将整个印刷工艺比作一辆飞速行驶的列车，那么印前无疑就是“火车头”。印前处理速度快、效率高，可以让印刷机不等版，最大程度地利用和发挥设备价值。然而我们经常会在很多印刷企业或输出中心看到这样或那样的文件出错，譬如没有做出血、图文太靠边、文字采用四色叠印、字体乱码、图像精度低、色彩模式错误等，这样的错误无异于埋下“地雷”，如果不及时排除，少则浪费原材料、人工，多则赔到印刷、印后工序。更重要的是，客户一分钱不给，反要索赔。

美国Rochester大学印刷工业中心的调查数据显示，在整个印刷过程中，导致产品最终交货延期的“罪魁祸首”都是由业务、印前以及客服造成的，很少是由印刷、印后或是運输造成的。由此可见，印刷企业与客户的沟通做得不好、印前处理不当等，对后续的印刷生产影响重大。而被业内前辈所熟知的Linotype-Hell（连诺海尔，世界知名的印前设备发展及制造商）做过的一份抽样调查显示，在印刷企业接收到的印前文件中，有相当部分是完全不能使用的；绝大部分需要修改才能使用；真正能够直接使用的文件甚至不到10%。

设想一下，如果您有制版速度为42张/小时的富士热敏CTP、印刷速度为18000张/小时的海德堡对开四色印刷机以及质量最好的马天尼精装龙胶订联动线，而印前工序却频繁出错，客户整天抱怨投诉，那么只能可惜您这么好的“牛刀”每天只能用来“杀鸡”，不能“宰牛”，因为无用武之地呀！因此，笔者将重点探讨如何管理好印前文件的接收、检查和创建过程，以期帮助印刷企业尽可能降低印前文件出错率。

文件接收

随着互联网的发展，文件传输出现了很多种传输方式，如通过FTP、MSN和QQ等进行网络传输；通过CD、DVD、U盘、硬盘等进行存储介质传输。每种方式又都有其特点和局限性，譬如邮件、QQ或MSN等网络即时传输工具由于速度快，得到很多人的青睐，但个别时候由于网络质量差，下载不完全或是断点续传会使得文件个别字节丢失，进而成为问题文件。需要提醒的是，无论哪种渠道传来的文件，都需要注意杀毒。因为现在文件就是数字资产，病毒破坏的将不只是一台电脑，很有可能是整个印前网络。

对于文件的接收环节，印刷企业的常规解决方案应该是制定一份《客来文件制作须知》，包含以下内容：客户应该使用什么软件制作文件，印刷企业可接受哪些格式的文件，FTP的传输地址和密码是什么；文件应该怎么制作，出血值多少，色彩模式是什么等等。相信很多印刷企业都有这样的一份文件，且大多是纯文本格式。而蓝格印刷国际企业有限公司则采用图文并茂的方式生动直观地告诉客户如何制作文件：文件中碰到阴影效果怎么做？透明效果怎么处理？值得内地印刷企业学习。

除此之外，正是因为客户提供的文件处处有“地雷”，与其后续小心翼翼地“排雷”，不如提前让他不要“埋地雷”。因此，印刷企业还应该让技术人员亲自去客户现场或是定点召集客户做相关的义务培训。培训内容包括：软件培训，告知怎么设置出血、转PDF等；色彩培训，告知RGB与CMYK色彩模式的不同等；印刷培训，告知精装书脊位怎么留、刀版线为什么要叠印等；习惯培训，告知传过来的文件都要附带字体、链接图，传过来的文件为最终文件，不要附带多余的文件等。虽然这些工作不但要投入精力，而且还看不到实际收益，但是真正能够看到背后好处的老板一定认同：要主动让你的专业去影响你的客户，而不是被动地让客户牵着你的鼻子走。前人栽树，后人乘凉。这步做好了，后面文件出错的几率就小了一半。

文件检查

磨刀不误砍柴工。制作文件的软件不同、人员不同、经验不同，文件一定会产生差异，而排除差异性、终结混乱的方法就是标准化文件。因此，对于客户传过来的文件，印刷企业必须要按照统一标准进行检查确认，即SOP标准作业程序（就是将某一事件的标准操作步骤和要求以统一格式描述出来，用来指导和规范日常工作）。

我们的建议方案是：针对不同软件，如Illustrator、Freehand、CorelDraw、InDesign等，总结出一套具有共性的常规检查程序，如第一步、第二步、第三步分别检查什么，怎么检查等等。看似纷繁复杂，实际上万变不离其宗。很多规范化管理的印刷企业都会有这样的程序，甚至对于Microsoft Word文件都有办法查到是不是缺字体等。实践证明，按照这套程序进行，基本可以排除90%以上的文件问题。

随着人工成本上涨，文件检查能不能自动化呢？目前市场上已经有专门的文件预检软件，如FlightCheck，其最新版本为6.8，可以检查几乎所有的主流印前文件，操作很简单，只要设置好模板，把文件导进去，就可以自动检查出其中存在的图像、字体、颜色、叠印等诸多错误。因为其目前没有中文版本，只提供英文版本，所以尤其适合于大量外单文件的检查。

对于文件检查，我拜访过的很多印刷企业都做到了这一步，而且做得很好，但我认为还可以更进一步，即文件错误记录和反馈。例如，图1为预检表，如果印刷企业能将所发现的问题记录下来，如哪一页有字体问题，哪一页图片欠缺等，那么，一是可以对文件做一个书面记录，方便客服与客户沟通；二是文件更新或改正后，可以对照检查；三是可以定期汇总，按时间段、客户群分析和总结出文件多发性、常见性的故障问题，并提供对应解决方案，从源头上治理。这才是标本兼治的一剂良方。

文件创建

以往，所有的印刷文件都必须被转换成通用性的桌面描述语言格式PostScript，俗称打PS。但今时今日如果您还在用PS格式，真的有些Out了！我们必须与时俱进，PDF格式才是主流。因为PDF格式同样基于PS架构，而且具有可内嵌图像字体、预览检查、可压缩等特点。所以，除了极个别低版本的软件不能识别PDF文件外，能用PDF文件的尽量用PDF文件。那么，为什么还有客户顽固地在用极低版本的软件，这与你前面能不能培训和影响你的客户有很大的关系。

和文件检查一样，在文件创建过程中，每一步操作也都要有SOP标准作业程序来指引。印刷企业有必要制定出每个软件应该如何来生成符合印刷规范的PDF文件的标准作业程序。在实际过程中，有时候是“导出”PDF文件，有时候是“转换”PDF文件，还有时候是“发行”PDF文件。不管如何生成PDF文件，参数设置很重要，如果有一项设错，有可能生成的PDF文件就有问题。宏国印刷事业股份有限公司就制定了每个软件应该如何生成符合印刷标准的PDF文件的详细设置，供客户参考。很多印刷企业也会制定文件创建的规范化操作，但通常只向企业内部公开，在此笔者建议应该像宏国印刷事业股份有限公司一样，向客户公开，而且越早越好。

笔者比较推荐的PDF文件生成方式是采用Distiller转换器或是使用软件自带功能直接导出PDF文件，而不推荐使用PDF虚拟打印机来创建符合印刷标准的PDF文件，表1为这三种方式的特点。有时候创建完PDF文件后，印刷企业还会要求修改文件，如移动图片位置、修改文字等。作为一种终端文件格式，PDF文件很难被修改，这时印刷企业原则上首先应将文件退回给客户或设计公司修改；其次则是使用PDF插件Enfocus Pitstop来作局部修改或Acrobat软件自带的Touchup做有限修改。有些印刷企业会将PDF文件导入Illustrator软件进行编辑修改，这也是可行的，但奉劝还是尽量不用这种方法，因为容易出错。印刷企业要始终坚持这样一个原则：我们是做印前的；不是改文件，做设计的。如果你有时间帮你的客户改文件，却没有时间帮客户做培训，这就是典型的本末倒置。

但凡文件修改和转换格式，一定不可避免会有盲点，会出错。这也就是为什么文件检查只能排除90%的错误，那么，10%的错误怎么办？笔者的建议是归档起来，查遗补漏，如果是SOP标准作业程序不完善，就需要继续修订；如果是个案，就公开共享。一些管理做得好的印刷企业会将错误收集整理并分类放在白板公示栏或是报刊架上，这种做法值得借鉴。

转成了PDF文件是不是就万无一失了？未必。PDF是一个广泛应用的概念，不只是出版印刷文件，像电子读物、三维演示文件、扫描存档等都可以成为PDF文件，那么符合印刷规范的PDF文件标准是什么？答案就是符合ISO15930国际标准的PDF/ X。即便如此，在该标准中还是遗漏了一些定义，譬如图像的分辨率、色彩通道的数量、叠印的定义、极细线的宽度等。就像Windows系统一样，其也需要不停地打补丁SP1、SP2、SP3。我们的补丁方案就是使用Ghent PDF的预检规则。Ghent PDF是一个位于比利时的第三方组织，其在ISO的基础上，对印刷规则做了一些丰富和完善，如最小解析度、最小字号、出血、极细线等，并且针对单张纸和轮转印刷分别制定了独立的规则。这些规则目前已经被Acrobat和Pitstop软件等直接引用，一些主流印前流程都支持导入这些规则。笔者建议印刷企业可以根据自身需求来制作和应用最适合自身的PDF预检规则。

为山九仞，不能功亏一篑。处理好的PDF文件最终还是要被RIP解释挂网，首先转换成DTP文件，然后或先转换成PS文件、再到PDF文件，或直接生成PDF文件，然后被点阵化，最后分色挂网。所以如果你企业的RIP能力有问题，那么即使你前端的PDF文件做得再好，解释出来的文件一样是错的。所以，笔者建议印刷企业使用带Adobe PDF Print Engine的RIP，并推薦使用APPE 2.0以上的版本。Ghent PDF也推出了一个专门针对RIP的输出测试模块，包括叠印、图像、字体、阴影、专色等模块，如果能够通过该测试，则表示你的RIP能力完全可以胜任RIP工作。

在文件规范处理过程中，过往的经验告诉我们：文件问题，发现越早，损失越小；解决越好，返工越少。总之，印刷企业应该做到：教育和培训好客户，以使事半功倍，赢在起跑线上；攘外必先安内，文件规范处理的各个环节都要建立SOP标准作业程序；收集疑难出错个案，汇总解决方案，用于全员培训、共享；尽可能不要帮客户大量更改文件，只作印前规范的修正；学习使用PDF/X、PitStop、Ghent PDF的预检规则，并测试RIP。

要真正规范好您的印前文件，光靠上述这些还远远不够，毕竟标准是死的，人是活的，所以印刷企业要从技术层面上升到管理层面，通过奖罚制度和培训机制等让这些标准实实在在地成为操作人员的习惯，这样高效规范的印前文件处理是完全可以成为现实的。

他山之石，可以攻玉，您的印前文件规范处理有提升的方向了吗？