高职院校帮困助学信息资源档案化管理的思考

齐莹

摘 要：帮困助学工作是高职院校教育工作中的重要一环，为加强对高职院校助学模式的探索，本文结合高职院校助学教育资源的特点，指出助学信息资源的档案化管理的作用，分析助学档案教育资源利用的制约因素，提出实现助学档案管理的途径，将有助于对高职院校助学学子的引导教育，为开创高职院校帮困助学工作的新局面提供借鉴。

关键词：高职院校 帮困助学 档案化管理

随着高职在校生人数不断增加，高职贫困生总数也在逐年上升。政府在高职院校建立以贷款为主渠道的“奖、贷、助、补、免”资助体系，解决贫困生学费和生活费问题。为了便于统计、发放和管理，也由此产生了相关的高职院校助学档案，经过多年的积累，已颇具规模，但作为一种特殊的教育资源尚未引起业内人士的重视。

一、帮困助学信息资源的档案化管理具有特殊的教育作用

高职院校助学档案是高职院校在开展帮困助学工作过程中，形成的经过整理的文字、图表、数字、图片、音像制品等材料文件，是学生成长教育及发展变化的翔实记录，呈现出教育资源的价值形态。

1.助学信息资源对学校的招生、就业具有重要作用

助学信息资源的档案化建设，作为领导决策、招生、就业、职业发展的材料，因此把助学信息资源的档案化建设工作当成重点来抓，加快助学信息资源的档案化建设，是高职院校信息资源档案化管理的保证。高职院校与高中建立起有效的沟通渠道，及早了解高中生有效信息，对招生和助学工作都有重要意义。

2.有利于增强大学生社会责任感，树立自强自立意识

以助学先进人物档案资料为依托，以生动真实的图片、清晰难忘影像以及翔实的记录展现优秀贫困学子的成长历程，他们的艰苦奋斗的精神将对同学具有教育和影响作用。利用身边人物的荣誉效应，对同学们进行成长励志教育，有利于培养他们经济自主、生活自立、精神自强，这些档案材料，是大学生进行自我教育的极好内容。

3.具有校友信息的收集和传播作用

高职院校助学档案详实系统地记载助学同学的情况，能够宣传高职院校的办学特色和教育教学成果，学校的校友就是办学成果的生动展现。学校通过收集和传播校友们的丰富生动材料，使身边的学子确立个人发展，逐步适应社会需求，不断成长成才的理念，通过助学的档案的管理，能够展示校友们成长实践的过程，从而成为高职院校管理的重要手段。

二、高职院校助学档案教育资源的制约因素

1.信息资源的档案化管理意识薄弱

由于助学档案意识的缺失，很多人没有意识到高职院校助学档案也是重要的教育资源，更多是只注意本年度本届生的助学信息，更未对档案教育资源在招生、校友等其他方面加以利用。由于学校助学档案制度不完善，缺乏统一的归档、分类等细则，缺乏系统性与完整性，因此给查找和高效利用带来诸多不便。

2.助学工作方法传统化，档案管理人员素质有待提高

助学信息资源的档案化建设工作繁重，这就要求管理人员要懂得计算机技术，要能够对存档的助学资源进行数据处理和电子化格式和保密的处理，又要求掌握助学管理技巧。此外，对助学人员的思想素质、专业技能、写作能力、助学档案的管理等方面都有相关的要求。

三、发挥高职院校助学档案教育作用的途径

1.发挥优势，协同配合，跟踪收集，实现贫困大学生信息的档案化管理

高职院校作为大学生教育的职能部门之一，要积极与其他部门联手，建立困难学生档案，结合家访活动，认真做好审核、汇集资料，建立起家庭经济困难的学生信息档案以及电子信息网络体系，为实现帮困助学工作数据的动态化管理打下良好基础。定期更新助学档案，建立起追踪档案，为学生求职发展提供继续关注和教育培养。

2.对助学档案加强管理，规范评价体系，注意保护学生隐私

助学档案记录着大学生助学的相关信息，其中包括学生的家庭人口、家中经济状况、职业活动、身体状况等涉及个人隐私的情况。通过严格助学管理的保密措施和考核评价，强化监督和管理，使学校重视帮困助学体系，提高帮困助学的实效性和影响力。

3.搭建助学档案的教育互助平台，加强对学生的走访，定期巡访更新

学校建立助学档案的教育网页，使助学档案资源尽快转化为教育资源，为助学档案教育信息资源的档案化提供了一个重要平台。加强帮困助学的组织与管理，进行跟踪培养，制订计划和定期定点地组织巡访，建立校友互助群体，了解学生情况，及早发现和解决问题，总结经验，形成可持续的帮困助学管理机制。

帮困助学是架起学校与社会之间的一座桥梁，高职院校要发挥帮困助学信息资源的档案化管理的优势，建立、完善、发展学生资助育人育心的长效机制。学校通过各方明确责任，齐抓共管，加强学生诚信教育，加强对助学学子的跟踪培养，增强学生的资助育人育心意识，更好地开辟和拓展高职院校助学工作的阵地。

（作者单位：常州纺织服装职业技术学院）endprint