档案管理中新型数字化形式与传统形式的互补

谢晓娜

（湖南财政经济学院继续教育部,湖南 长沙 410205）

近年来，随着计算机技术、网络信息技术的快速发展，档案管理工作也开始从传统的管理方式向着数字化管理的模式转变，但是由于受到多方面的因素影响，我国档案管理工作的数字化进程出现了盲目发展的问题，极大的阻碍了我国档案事业的进步。因此，笔者就现阶段档案管理工作的现状和问题进行了分析，指出了数字化档案管理模式与传统档案管理模式各自的优势与劣势，提出了将两种管理形式相结合的思路，为我国档案管理工作的进步提供了理论性建议。

1.我国档案管理工作的现状分析

1.1 档案管理工作进展缓慢

不得不承认的是，我国档案管理工作在一定程度上是不被受到重视的，绝大部分民众都对档案管理工作的重要性无所了解，甚至于部分企事业单位都没有一个像样的档案管理室和相应的档案管理人员，这些问题都极大的阻碍了我国档案管理工作的发展。档案管理工作是档案室直接对档案实体和档案信息进行管理，并提供利用服务的各项业务工作的总称，但是在实际的档案管理工作中，由于档案管理人员自身的原因，以及档案管理工作流程的不合理，常常在档案资料的保管与利用方面出现问题，而这些问题却始终没有得到及时的修正与完善，一直拖在那里，使我国档案管理工作难以取得进步。

1.2 档案管理工作已经呈现出数字化与传统管理相融合的趋势

近年来，随着信息化技术的完善，以及民众对档案信息需求的要求提升，数字化档案管理形式开始在我国档案管理中初步试用起来，但是由于盲目的追求数字化管理，加之自身数字化技术并不成熟，导致档案管理工作变得不伦不类，既没有体现出数字化的特点，也没有较大的提升档案管理工作的效率，以至于有些档案管理室的数字化管理迅速熄火，又回到了传统形式的档案管理上。不过，经过这几年的磨合，档案管理工作已经开始呈现出数字化与传统管理相融合的趋势，这主要归功于档案管理人员的管理意识得到了提高，自身的数字化管理能力也有所增长，以及档案管理人员能够正确抓住传统管理的优势，将其和数字化档案管理相结合，从而实现了档案管理的数字、传统双模式管理形式。

2.档案管理数字化形式与传统形式的优缺点分析

2.1 档案管理数字化形式的优缺点分析

2.1.1 档案管理数字化形式的优点

档案管理数字化形式，是将实体档案的文字、图片等进行数字化输入，利用计算机编辑软件对数字信息进行整理、加工、排列。档案管理数字化形式的优点主要体现在以下三个方面：一是充分利用了计算机技术与网络技术，能够解决实体档案对空间的需求问题；二是可以为用户提供更为方便快捷的档案信息检索与查询，极大的提高了档案管理工作的服务效率；三是可以为用户提供更多的档案信息，能够通过网络平台将不同企事业单位之间的档案信息数据库连接起来，更加方便用户对不同单位的档案信息的需求。

2.1.2 当前档案管理实行数字化形式的不足之处

尽管档案管理数字化形式拥有上述几个方面的优点，但是在我国档案信息数字化建设进程中，却产生了多个方面的问题，笔者将其总结如下：第一，档案管理数字化的开展过程中，部分档案管理人员盲目的追求档案数字化，不但没有取得最初实现档案更合理利用的初衷，还导致许多的档案出现模糊化、与事实不符的情况。第二，存在着网络安全漏洞，存储的数据信息会在受到黑客攻击、病毒破坏的情况下，导致档案管理数字化系统崩溃，甚至于已经收录的档案资料数字化信息会被破坏，只能重新进行输入。第三，必须要借助计算机进行操作，在没有电脑或是断电的情况下，数字化管理也就成了摆设，所以某些片面追求档案信息管理数字化的工作人员，在借助不了电脑的时候，就什么都不知道了。第四，我国档案管理数字化技术还不够成熟，企事业单位的档案管理室的网络基础设施与计算机设备等还有待进一步完善，这些档案管理数字化必备的条件都得不到完善，又怎么谈得上数字化管理。

2.2 档案管理传统形式的优缺点分析

2.2.1 档案管理传统形式的优点

传统形式的档案管理工作，主要是通过人工的档案收集与整理，对企事业单位的档案资料等进行保管与利用，其优点主要体现在以下三个方面：一、传统形式是对实体档案进行管理，实体档案是档案信息的来源，具有唯一性、真实性，它不同于数字化信息，是无法被更改的，从这一点上来讲，传统形式的档案管理工作有着非常重要的工作意义；二、能够充分发挥档案管理人员的主观能动性，可以给档案管理需求者在档案信息方面提供个人的理性建议，从而使档案信息需求者找到更加适用的档案资料，加上档案管理人员亲切的服务，使需求者对档案管理工作更为满意。三、自身已经形成了一套详细的工作流程和工作准则，在档案室对每个资料架进行了分类整理，与数字化管理形式相比，只是在档案的查找方面有所不足，却能够克服数字化信息被破坏等不稳定因素的影响。

2.2.2 档案管理传统形式的缺点分析

传统形式的档案管理之所以被数字化管理所取代，自然在管理形式上有着很多缺点，这些问题主要可以归纳为以下三点：第一，利用效率上十分低下，这不仅体现在档案管理人员与档案信息需求者在查找档案资料的时候，非常的麻烦，同时也表现在档案信息资源在同一时间内，只能够为一个档案信息需求者提供资料支持，极大的降低了档案资料的利用率。第二，需求者必须要到档案管理室才能查找到自己需要的档案信息，在这一过程中会浪费大量的时间与精力，常常导致档案信息需求者总是抱怨档案管理工作不到位，没有为他们提供好的档案信息服务，影响了需求者的工作积极性。第三，不仅要占据一定的空间进行档案资料存放，还要随时注意对实体档案的保管，比如防止火灾发生，防止鼠虫等对档案资料进行破坏，一旦火灾等情况发生，或是突发性自然灾害，对档案管理室造成了破坏，这些档案资料就会受到非常大的损失，有些根本就没有办法再复原。

3.档案管理中新型数字化形式与传统形式的互补策略

3.1 构建档案数字化与传统化双模式管理体系

档案数字化与传统化双模式管理体系，顾名思义，就是将数字化技术与传统形式相互结合，齐头并进，既能够将传统方式的真实性体现出来，又能够发挥数字化的便捷性。在构建档案数字化与传统化双模式管理体系的时候，一定要防止盲目追求数字化管理现象的出现，要对档案管理室的档案资料与数字化录取的档案资料进行匹配，进一步规划好档案室存放实体档案的层次与顺序，使其与录入的数字化档案信息一一对应，这样不仅可以使需求者能够在网络上找到需要的档案信息，还能够使需求者通过数字化档案信息标注的位置，在档案室快速的找到对应的实体档案资料。在这一方面，笔者建议可以开发档案管理数字化与传统化结合软件，以三维立体的方式来呈现档案室的布局结构，用户在检索到档案信息的同时，可以通过链接来进入虚拟的档案室，结合模拟操作，发现要找的档案信息的位置，从而使需求者在档案室里更为快捷的找到实体档案。

3.2 加强“双保”工作力度

所谓“双保”，就是指档案管理的数字化信息保护和实体档案的保护。由于数字化档案信息受到网络病毒、黑客等不稳定因素的影响，必须要在这方面加强网络安全的防护，保证数字化管理的基本运行；同时，实体档案资料的保护也非常的重要，要加强管理人员的安全防护意识，及时发现火灾隐患、资料盗窃等问题，保证档案室档案资料的安全。在强化“双保”工作力度方面，笔者认为可以对档案管理的数字化技术进行网络安全性能提升，采用安全防护软件，以及网络安全预警软件，及时发现网络病毒的攻击和破坏，降低数字化档案信息的损害；在实体档案的管理方面，则可以利用视频监控系统、火灾防控预警机制、加强员工安全意识等方式，在实体档案被破坏前进行有效的预防。

3.3 完善档案管理人员的管理思路与专业能力

档案管理人员的管理思路与专业能力，往往决定了档案管理工作的实际效率，结合现阶段我国档案管理工作人员在这两个方面的基本情况来看，从业人员的管理思路不具体，在数字化与传统化管理思路之间游荡，大多数还是坚持着采用传统化档案管理，当然，这也与企事业单位自身档案资料储存量相对较少有关；在专业能力方面，档案管理工作人员具备有基础的档案资料保管与利用能力，但是在计算机操作与数字化管理上还有待进一步的提升。因此，在今后档案管理工作上，应该继续完善档案管理人员的管理思路与专业能力，使档案管理工作人员形成数字化管理与传统管理相结合的管理思路，并将这一管理思路实际作用到档案管理工作中，同时提高档案管理人员的数字化操作能力，使其为用户提供更加优质的档案信息服务。

4.总结

综上所述，档案管理工作要在今后一段时间内取得突破，就必须要将新型数字化管理形式与传统形式进行互补结合，既要体现实体档案管理的真实性、唯一性、可靠性，又要发挥数字化档案信息管理的便捷性、多样性、连通性，在正确认识档案管理数字化形式与传统形式的优缺点的前提下，合理的将二者结合在一起，通过构建档案数字化与传统化双模式管理体系，加强“双保”工作力度，以及完善档案管理人员的管理思路与专业能力等方式，促进档案管理数字化与传统化的互补互助，从而推动我国档案事业的发展。

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