试析人事档案管理现状及对策

张建君

（抚宁县人力资源和社会保障局，河北 抚宁 066300）

人事档案管理是指将人事档案进行收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动。人事档案是人事管理活动中形成的，记述和反映个人经历和德才表现，以个人为单位组合起来，以备考察的文件材料。它真实客观地反映了个人思想品德、政治信仰、业务能力、工作状况、奖惩等方面情况，在组织部门选人用人、人才流动、职称评聘、调资、参加社会保险等方面起着依据作用。

随着我国人事制度改革力度的不断加大，人事档案管理存在着诸多问题，亟待加以改善，从而提高人事档案的利用水平。

一、人事档案管理中存在的问题

1.对人事档案管理的重要性认识不足

档案工作是一项默默无闻的工作，这样的工作特点就决定了档案工作者是幕后工作者。长期以来，相当一部分人员包括部分领导干部对人事档案工作的认识存在一些误区，认为人事档案管理工作就是保管的事务性工作，只要做到档案材料不丢失、不泄密，能应付外调、查档就行了。因此，一部分单位未把人事档案管理工作纳入到议事日程，形成“说起来重要、排起来次要、忙起来忘掉、用起来需要”的状况。在实际工作中表现为档案工作没计划、档案管理不正规、档案人员不专业、档案经费没保障等现象，人事档案管理工作长期处于被动应付的局面，严重制约了人事档案管理事业的发展。

2.人事档案管理制度不够健全

尽管国家已出台一些人事档案管理的法律、法规、条例，但由于对人事档案的规范化管理尚处于“初级阶段”，更缺乏统一考核标准和上级的检查、验收标准，使得人事档案管理的制度不够完善，导致档案管理人员执行不严格。档案工作是一项规范性、保密性较强的工作，没有一定的制度约束，就使得人事档案管理工作无章可循、无所适从。出现档案室日常维护不到位，档案收集归档不及时或收集材料不全面，管档人员安全意识差等现象，严重影响了档案管理水平的提高。

3.档案管理人员业务水平不高，管理手段落后

由于没有对人事档案管理工作引起足够重视，再加上档案管理工作枯燥、乏味，使得从事档案管理的人员变动频繁。这些兼职管档人员对档案工作精力投入不足，很少参加专业的档案业务培训，对档案的重要性、管档要求以及档案材料的收集、整理、归档、装订等业务缺乏了解，档案收集意识淡薄，难以适应人事档案管理工作要求，严重影响了档案管理水平。在管理手段方面，往往表现出管理手段较陈旧，在调阅档案时依然采用原始的手工操作方式反复调用原件，导致出现纸张发黄变脆、字迹褪色等现象，直接影响到档案的完整与安全。

4.在档案硬件设施上投入不足

档案室应是管理规范、设备先进、环境良好的地方，然而在实际工作中，部分单位宁肯在其他工作中完善硬件设施，也不愿在档案室添置新设备，导致大部分档案室在设备配备上，大多采取“因地制宜”的原则，办公室、阅档室、档案室三合一，既无铁门、铁窗等基本设施，也无其他软硬件设施，防火、防潮、防盗等手段停留在较低的水平上。

5.人事档案管理的现代化、信息化程度不高

在科学技术飞速发展的今天，计算机得到了普遍应用。然而体现在人事档案管理上，我们就会发现有些先进的技术手段还没有充分挖掘和发挥，计算机技术还没有在档案管理中广泛运用，有的单位只是把档案目录和个人简单信息输入计算机，资料检索、调阅档案等仍习惯用手工操作，无纸化阅档基本没有实施。这样既不利于档案的保管，又影响工作效率。

6.人事档案利用工作水平较低

对人事档案管理者来说，无论是收集、整理，还是鉴别、保管，都是为了提供档案信息，服务于人事工作，有效利用才是档案管理的根本目的。就目前而言，人事档案管理还存在着重保密、轻利用的现象。即使是利用，范围也很有限，查阅的大部分内容是自然情况、简历、职称、工资等，而且利用的方式也很单一，只有需要者找上门来才提供利用，工作处于一种被动服务的状态。这种重管理轻服务的现象，使人事档案的利用价值低，功能越来越弱化。

二、完善人事档案管理的对策

1.提高认识，加强领导

加大人事档案工作宣传力度，利用各种宣传媒体，采用多种宣传手段，广泛宣传人事档案工作的重要性，在全社会营造一种宣传档案、关心档案的良好氛围。积极争取各级领导尤其是单位领导对人事档案工作的重视与支持。单位领导应高度重视人事档案管理工作，并将其纳入到议事日程。建立档案管理领导小组，由主管档案的副局长任组长，定期对档案管理工作进行检查、指导、督促，发现问题及时解决。建立人事档案管理达标升级考核机制，对人事档案工作实行定性定量考核，分级分类指导，等级升降动态管理，进一步推动人事档案工作的规范化。

2.加强制度建设，确保档案管理规范化

严格贯彻执行《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《干部档案工作条例》、《档案管理违法违纪行为处分规定》等相关档案法律、法规、条例，制定适合本单位的各项档案规章制度。严格落实档案收集、鉴别、归档、整理、安全、保密、查阅、借阅、转递等各项档案管理制度，保证档案管理工作依法有据、有章可循；制定下发《人事档案收集归档办法》，明确各种档案材料的归档时限和要求，严把材料入口关，对送达的档案材料逐一进行甄别、审核，认真审查材料是否齐全完整，手续是否完备，不符合要求的应及时补齐、收全，补完手续后再进行归档，从源头上杜绝不合格材料的产生；建立责任追究制度，对私自涂改档案的现象，报送虚假材料的，要追究本人及其单位主要负责人的责任，确保档案工作的真实性和严肃性；建立档案工作奖惩制度，对于在档案管理工作中表现突出的个人及时给予表彰与奖励，进一步推进人事档案工作制度化、规范化。

3.加强培训，建设高素质的档案管理人员队伍

人事档案管理工作是一项政策性和业务性较强的工作，人事档案管理需要各种高素质、高学历和复合型人才。我们必须建设一支具有较高管理水平和较高工作效率的档案管理人才队伍，培养一批具有较强实际操作能力的档案技术能手，培养一批具备创新能力和全面发展的新型档案人才。而要做到这些，最基础的是要定期组织参加业务知识培训。单位也可以结合采取“请进来、走出去”的方法，邀请档案管理部门人员来单位指导档案工作，使档案管理人员时刻掌握新的知识和先进的管理技术，更深入了解管理档案的重要性，增强责任心，全面提升档案管理水平。

4.加大资金投入，改善人事档案管理的基础设施

健全和完善人事档案管理经费保障机制，财政列支档案管理经费，积极筹措资金，增加经费投入，配套档案管理相关硬件设施。坚持新建与改造相结合，协调落实专门的档案管理用房，购置档案管理必需的档案密集架、灭火器、空调、除湿器等设备，安装防盗门、窗，使档案室达到“六防”要求。努力改善档案管理条件，配备电脑、复印机、扫描仪等必备设备，为早日实现人事档案管理的现代化做好硬件准备。

5.采用现代化管理手段，提高档案管理现代化、信息化水平

人事档案是人才信息资源库，合理利用各种资源，使其最大限度地发挥作用，必须把先进的科学技术手段应用于人事档案管理，以达到提高工作效率、延长人事档案寿命的目的。这就需要对人事档案实行计算机辅助管理，不断开发、应用人事档案管理系统软件，利用计算机、扫描仪等现代设备和现代技术，将档案资料整理输入计算机，通过相应的技术处理，将文字、图片、声像等资料转变成数据资料，实现人事档案纸质与数据格式并存，实现档案管理的无纸化阅档。同时要充分利用计算机网络技术来进行人事档案管理创新，通过网络，可以实现不属于保密范围的档案信息的社会共享，向社会提供优质高效的人才档案信息服务，实现档案管理的现代化、信息化。在做好档案信息资源共享的同时，要建设档案信息安全保障体系，确保管理系统和数据的安全、可靠，防止档案信息的失密、泄密和丢失。

6.更新服务理念，拓宽编研范围，提高档案利用水平

更新观念，树立全方位、多层次、多角度的服务新理念，变要我服务为我要服务、被动服务为主动服务、等客上门的“守摊式”服务为“开放式”的介绍服务，从过去忽视人事档案利用，转变为重视人事档案信息资源的开发利用，重视研究人事档案利用的需求。以积极开发、主动服务的方式提供信息资源。向档案利用者主动介绍被查阅者的基本情况和特征，为利用者提供详细的第一手材料。经常了解单位人事工作的实际情况，开展“跟踪服务”，把利用服务工作做到最需要的时刻，力争最大限度地发挥出人事档案工作的职能作用，实现人事档案的最大价值。人事档案编研工作是人事档案信息开发利用的一种高级形式，是档案部门主动、系统、广泛地提供利用的有效形式。在人事档案的编研过程中，要做到重点突出，点面结合，不断拓宽编研范围，从人事档案中获取和挖掘有关人事信息，编制成一定形式的信息资料。为了方便查找利用，可编制必要的检索工具。如把所管理的人事档案中的人员情况按年龄、职务、职称、学历、专业、任免、工资等来分类编制不同的检索工具。在当前人事制度改革中，围绕人员结构调整、配置等中心工作，搞好人员现状、综合信息、统计信息等资料的编研工作，提高档案利用效率。

总之，要做好人事档案管理工作，就必须立足于现状，吸收和借鉴优秀的档案管理工作研究成果，不断适应人事档案管理工作的新形势，逐步完善档案管理工作，使人事档案管理工作走上科学化、规范化和法制化的道路。

［1］褚丽娜.人事档案管理体会［J］.兰台世界，2013，（S5）：8-9.

［2］宋冬艳.浅析人事档案管理中存在的问题和对策［J］.档案天地，2012，（4）：52-53.