民族地区医院人事档案管理现状分析及优化策略研究①

卢晓茜，张明

（右江民族医学院附属医院人事科，广西 百色 533000）

人事档案是我国人事管理制度的一项重要特色，它是个人身份、学历、资历等方面的证据，与个人工资待遇、社会劳动保障、组织关系紧密挂钩，具有法律效用，是记载人生轨迹的重要依据［1］。可以具体、详细、简练地提供档案人员信息，信息包含姓名、年龄、生日、籍贯等个人基本信息，还包括其生活经历和工作经历、工作评价、技术能力、专业、取得的业绩等等。做好科学管理，不断完善医院人事档案信息，积极开展人事档案信息的开发利用，可以充分发挥其在医院人力资源管理中积极的促进作用。本文通过实地调研部分民族地区医院人事档案室，发现民族地区医院人事档案管理中存在的问题，分析原因，并针对性地提出加强民族地区医院人事档案管理的有效策略，望能给同行提供有益的参考。

1 选取典型民族地区医院进行调研，分析医院人事档案管理存在的问题

为了解民族地区医院人事档案管理的现状，笔者对部分民族地区医院进行了实地调研。重点调研这些医院人事档案室的硬件设备（档案管理基础设备、人才配备）及管理的制度、方法，同时通过访谈的方式调研了医院人事档案管理人员和医院职工，了解他们工作进展、工作中遇到的问题、工作的方法以及医院档案意识的氛围。通过实地调研，笔者认为当前民族地区医院人事档案管理存在的问题具体分为以下几点。

1.1 对医院人事档案的认识不够

1.1.1 领导不够重视 通过调查，医院的档案管理人员都反映，医院的领导对档案不够重视，觉得医院的人事档案室能保管好材料就行了。当前绝大部分医院都存在这样的现象，医院是一个以医疗工作为中心的地方，医院领导普遍认为，医院只要能提供安全、优质的医疗卫生服务就行了。这种轻管理重医疗的思想，使得医院领导都片面地去追求医疗质量，而忽视了医院人事档案工作的重要性。

1.1.2 职工档案意识不强 此次调研在各家医院都随访了近20名医院职工，80%以上的职工不知道自己的人事档案有什么内容，有什么作用；53.20%的职工表示对人事档案毫不关心；76.60%的职工认为医院没必要加大对人事档案的投入；另外只有10.30%的职工表示希望医院领导加强对人事档案的重视。从这份简单的调研数据我们不难看出，目前民族地区医院职工对人事档案的了解还不够，职工的档案意识还普遍缺乏。

1.2 人事档案管理制度不健全 在调研活动中，发现这些医院的人事档案管理制度都有所缺漏、不规范，实际操作意义不大。即使有了制度，但也只是摆设，实际工作中没有按照制度规范操作。虽然在调研中医院都能拿出自己的人事档案管理制度，但深究发现，各家医院的制度都有缺漏、不健全。同时人事档案管理制度都大相径庭，没有根据自己医院的实际情况来制定符合自己医院的规章制度，所以医院人事档案管理人员的日常工作大部分还是按照自己的理解、习惯来操作，导致有的制度成了摆设。

1.3 医院人事档案管理人员配备不够专业 本次调研选取了部分民族地区有人事档案室的医院，而在所调研的档案管理人员的配备问题上，都达不到合理比例。每家医院各配备1名专职管理人事档案，极少数医院配备两名或以上专职人员。档案管理人员所学专业分别为公共事业管理、护理等专业，学历基本以大专为主。无论从档案管理人员的专业还是学历来看，医院对人事档案人员的投入都严重不足。而这种对人事档案管理人员的配备都普遍不够重视的现象也是目前医院的一个通病。他们基本上不会招聘一些专业的档案管理人才，都是安排一些快退休的护理职工或其他部门的兼职人员。这使得医院人事档案管理人员的专业素质普遍低下，医院人事档案的管理不专业也不规范。

1.4 医院人事档案管理手段落后，档案利用率低下 这些医院中，人事档案的管理手段目前都还是“纯手动”，管理人员一直靠自制的电子版编辑、检索，致使人事档案材料不能及时归档整理，存在档案资料不完整的情况。而收集档案的方式也还是靠医院职工的主动上交，没有有效的收集措施。同时在档案的利用上，调研了医院的人事档案室借阅表，借阅人数也相当有限。笔者认为由于档案信息化建设的落后，致使医院人事档案的利用率低下，不能发挥人事档案在人力资源管理中的强大作用。

2 加强民族地区医院人事规范化管理的有效策略

2.1 加强“硬件”设施建设，提高档案管理能力

2.1.1 健全档案管理制度，规范人事档案管理流程 做好医院人事档案管理工作一定要构建完善的档案管理机制，健全相关制度规范。针对调研的民族地区医院人事档案制度不健全的问题，笔者认为首先要先梳理人事档案管理制度，包括查（借）阅制度、收集制度、归档与整理制度、转递制度、检查核对制度、保管保密制度等。在梳理中发现的不规范制度要结合医院的实际情况重新制定。做到了制度齐全，有“制”可依，制度上墙，簿册齐全，进而促进医院人事档案管理工作的周密、规范、正规、高效，推动医院人事档案管理工作更好地服务医院各项业务的开展。

2.1.2 加大档案管理投入，提升人事档案硬件实力 加大档案管理的投入，笔者认为应从两个方面着手。第一是硬件设备的投入，更新陈旧的档案管理基础设备，加大投入防止档案出现虫蛀、发霉、受潮、发黄等问题。第二是人才的投入，首先是招聘的入口上要把严关，尽量的根据岗位需求来招聘一些专业的、学历高的档案管理人才。然后是培训关，除了招聘专业人才外，还要培养档案管理人员，提高他们的素质和专业技术能力。如果在医院条件允许的情况下，可以设置一名专职档案收集人员，专门负责全院人事档案的收集，提高医院档案的收集效率。

2.1.3 加快档案信息化建设，提高人事档案利用率 在民族地区，医院要实现档案完全的信息化管理是一个循序渐进的过程。加快医院档案信息化建设，笔者认为应该从三个步骤去实施。第一步，利用计算机、扫描仪等现代设备，通过相应的技术处理，将文字、图片等资料转变成数据资料，首先实现人事档案纸质与数据格式并存。第二步，逐步引入人事档案管理系统，笔者认为主要是检索系统和查阅系统，同时将人事档案信息网络化，全院职工能在医院内部网站随时查阅有权限的人事档案信息。第三步，加强档案管理信息安全建设。人事档案涉及职工个人的隐私，要加强信息网络安全的建设，保证人事档案信息化的安全，不泄露职工人事档案的信息［2］。

2.2 利用“软件”配套服务，提升档案管理水平

2.2.1 加大宣传力度，营造“重档”氛围 医院要充分利用医院的各种宣传渠道（包括医院院刊、网站、公告栏、LED屏、宣传海报等），加大对人事档案重要性的宣传，向医院每位职工普及人事档案基础知识，积极营造人人重视档案的氛围。让每一个医院职工了解人事档案对自己的重要性，培养医院职工的档案管理意识，进而更加主动积极地支持医院人事档案管理工作的开展。

2.2.2 开展档案知识培训，提高职工档案意识 要提高医院人事档案管理水平，提高职工档案意识是必不可少的。所以笔者认为除了加强宣传这种被动的提高职工档案意识方法外，还要主动出击，定期地开展一些档案知识的讲座，普及医院职工对档案知识的了解。同时可以请相关的档案部门、社会团体进医院开展档案知识展览活动和档案法律法规培训，让职工了解档案与自己的工作、生活的密切关系，从而全面提升医院职工的档案意识。

2.2.3 加强档案管理人员素质，提高档案管理水平 随着社会的进步，医院的发展。医院无论是在道德层面还是技术层面都给医院人事档案管理人员提出新的更高的要求。而如何加强档案管理人员的素质，以适应社会的进步、医院的发展，笔者认为要做好以下三点：一是加强档案管理人员职业道德和法制观念的培养。笔者认为医院人事档案管理工作人员必须具有优良的职业道德素养和高度的法制观念，在实际工作过程中能够始终坚持以道德和法律作为准绳不动摇，竭力保护医院人事档案资料的完整和安全，确保医院职员个人隐私内容的保密性及其合法权益不受破坏。二是加强档案管理人员业务能力培训［3］。除了在招聘把好关以外，还要定期地对档案管理人员进行业务的培训。积极参加区内外档案内的相关培训，与其他医院同行进行交流。同时要求档案管理人员提高职称和学历，不断提升档案管理人员的业务能力。三是加强档案管理人员创新意识塑造。社会在进步，医院在发展，医院档案管理人员只有不断加强创新意识的培养，创新工作方法，提高管理能力，才能适应新时代的要求。

3 总结

综上所述，人事档案对医院的重要性已显而易见。所以民族地区医院要深入探析档案管理的现状，分析问题存在的原因，积极创新方法，探寻优化策略，才能充分发挥医院人力资源的效力，促进医院人力资源合理配置［4］。

［1]百度百科.人事档案［EB／OL］.http：／／baike.baidu.com／view／278544.htm.

［2]徐平.当前医院人事档案管理中存在的不足与优化策略研究［J］.现代商业，2012（20）：142－143.

［3]魏丽珍.刍议医院人事档案管理存在的间题与对策［J］.现代医院，2012，12（20）：124－125.

［4]谭善梅.发挥医院人事档案信息在人力资源管理的作用［J］.中国病案，2008，9（1）：26－27.