高校重大活动档案管理的研究

张忠良

(郑州铁路职业技术学院，河南 郑州 450052)

2010年2月，河南省档案局成立了河南省重大活动档案征集工作领导小组和办公室，启动了河南省重大活动档案征集工作。全省重大活动档案的收集和管理工作得到了各级档案管理机构及各高校档案管理部门的重视，如何做好重大活动档案的管理是高校档案管理部门面临的新课题。

一、做好高校重大活动档案收集与管理工作的意义

近年来，各省相继出台了《重大活动档案管理办法》，为各级档案管理部门依法加强重大活动档案的管理，提供了法律保障和依据，也对档案资源建设和利用，加强各级档案部门档案管理工作起到了积极作用。高校重大活动档案管理是指在各高校发生的涉及教学、科研、外事、学生、卫生、体育等方面具有重要影响、规模较大的活动中直接形成的，真实地记录了高校建设和发展中的重要历程及重大历史面貌，对学校有保存价值的文字、图表、声像、电子文件等不同载体形式。做好重大活动档案的收集与管理工作，是适应学校教育教学改革和学校自身发展的需要，是“今日赖之以知古，明日赖之以知今”的重要素材，对提高高校档案管理水平，促进高校档案管理发展，规范档案管理制度有着重要的意义。

二、高校重大活动档案收集与管理工作中存在的问题

1.管理制度不健全

学校对重大活动档案的归档、收集、保存、利用等工作环节，还没有一套完整的制度，组织活动各部门负责收集资料人员的职责不够明确，导致重大活动档案的收集、归档不及时、不完整，影响重大活动档案收集的质量。

2.思想重视不够，认识上有偏差

主要表现有:①承办单位认为组织的重大活动是本部门的事，只要把自己的工作做好就行了，档案工作和自己没多大关系;②重大活动涉及多个部门、多个环节，各部门互相推诿，畏难嫌烦;③活动组织部门认为重大活动是本部门组织和安排的，是本部门的劳动成果，将重大活动档案资料拒不上交、据为己有。

以上因素的作用，给高校重大活动档案的收集、归档带来一定的难度，影响了高校重大活动档案收集、归档管理工作的质量。

3.档案部门对重大活动参与力度不够

学校档案部门不是重大活动的组织者，一般不参与重大活动的实施，这样，对活动档案的收集不能进行有效地监督、检查与指导，重大活动档案的完整、准确、系统与安全难以得到保证。

三、做好高校重大活动档案收集与管理工作的对策

1.加强领导，完善制度

适时制定《高校重大活动档案管理办法》，规范重大活动档案的收集、整理、归档、保管、利用等环节，做到有章可循，有规可依。

完善档案网络管理，各院(系)和职能部门要指定兼职档案管理人员，涉及各部门的重大活动档案由兼职档案人员及时收集、整理、归档，确保档案的完整和安全，并且要及时移交学校档案部门，任何部门和个人不得拒绝归档或留为己用。

利用高校每年召开档案工作会议之际，对各部门兼职档案员进行培训和指导，对各部门重大活动档案管理情况进行总结，表彰先进，从而增强兼职档案人员的档案管理意识。

2.积极参与，变被动为主动

提前介入。在重大活动举办之前，档案管理部门要主动向重大活动的主办部门和兼职档案人员发本次活动的信息表、登记表，及时掌握信息，向兼职档案员明确收集范围和要求。

积极参与。对学校的重大活动，档案管理部门应提前安排，对收集内容做提前预测，确保归档资料及时、完整。

及时归档。学校举办重大的活动，涉及部门多，参与人员多，活动形成资料多，形式多样，因此不能按其他档案的归档时间来移交，按“老规矩”办可能会产生档案资料无连贯性甚至丢失等现象。所以，重大活动档案应做到及时归档，同时要求电子档案及音像资料同时归档和移交。

重大活动后期要注意后续资料的收集。学校举行的有一定影响的重大活动，上级主管部门和新闻媒体会有相关的反馈、报道，活动的组织部门应注意与上级部门和新闻媒体的沟通和协调，及时将反映学校重大活动的反馈资料和相关报道归档，这样更能反映重大活动对高校所产生的社会效益。

3.及时开发利用档案资源

做好重大活动档案收集与管理工作的主要目的，就是开发和利用重大活动档案，提高学校知名度。如何开发利用，我们做了一些尝试:将学校第一届党代会、学校60年校庆活动资料、教职工代表大会会议资料、国家骨干院校建设项目的验收等学校重大活动资料编制成册;利用校园网，提供建校以来的照片档案，使重大活动档案的开发利用更富有成效。

做好高校重大活动档案的收集和管理工作，不仅能够及时、系统、完整地收集活动产生的档案资料，而且能为学校各项工作的开展提供更加准确、便捷的信息。

［1］徐佳.对改进重大活动档案工作的几点思考［J］.山东档案，2005(6):23－24.

［2］陈子平.重大活动档案征集工作初探［J］.山东档案，2005(5):37.