强化档案信息化建设 提升档案工作服务水平

张 琳

(青海省疾病预防控制中心,青海 西宁 810007)

1 疾控档案管理信息化建设的目的与意义分析

1.1 档案管理信息化建设的目的

时代发展，带来了社会科学技术的进步，尤其是计算机与互联网的出现，对我们的生活与工作都带来了巨大的影响。在如今，各行各业都在尝试将计算机与互联网这些信息化技术应用到自身的生产工作当中，以提高生产工作效率，增强生产工作质量。从已有的实践经验来看，利用信息化技术来辅助生产工作，确实能够起到这样的效果。因此，进行疾控档案管理信息化建设的目的，同样是提高档案管理工作的效率与质量，最主要是借助计算机与互联网的优势，进行快速的数据分析与传输，提高对疾控档案的使用效率，最大限度发挥出疾控档案的作用价值，使疾控档案管理工作能够更好的服务于社会。

1.2 档案管理信息化建设的意义

传统的档案管理工作主要以纸为信息存储媒介，这无疑就会给档案信息的收集、整理带来巨大的工作量，尤其是随着时间的推移，档案信息数量越来越多，档案管理工作就会越来越复杂、越来越麻烦，使档案管理工作人员面临巨大的工作量，尤其是在需要调阅使用特定档案内容的时候，工作人员一般都需要费很大的劲才能够找到准确的资料，更别说在进行档案信息分析的时候，工作人员是需要大量翻阅资料，付出大量劳动力的，而且档案的利用效率始终难以提高，不能最大化发挥疾控档案的作用价值。而通过信息化技术来辅助疾控档案管理工作，一方面能够降低工作人员的信息收集、整理工作量，不用占用大量的物理空间来存储档案，档案受物理因素的影响较小，另一方面还能够快速的进行档案信息查找、分析、传输，提高档案使用效率。同时，在信息化的技术平台下，档案信息的存储媒介不再受纸张的属性限制，能够存储文字、图片、录像、声音，以及其他更加复杂、更加专业的信息形式，这能够在很大程度上增强档案信息的立体性，提高档案信息质量。

2 疾控档案管理信息化建设措施

2.1 夯实信息化建设物质基础

疾控档案的信息化建设，首先要满足对于基础设施的基本要求，这是开展档案信息化建设的物质基础。第一，要加大物质投入力度，完备采购与档案信息化管理相关的自动化办公用品与设备，加大疾控档案数据库的建设力度，从而尽快实现疾控档案信息化管理的物质基础，为疾病预防控制工作与突发公共卫生事件的处置提供良好支持；第二，要不断完善档案信息化管理软件系统，在初期购买时就要与设计公司的人员进行充分沟通，要使所购买的软件即具有成熟的档案管理功能，同时适合于自身机构的需要，而在后期的完善过程中，则要进行自主开发与改造，以更适应于本单位档案管理工作发展的需要。

2.2 完善疾控档案管理信息化工作机制

从传统以纸为媒介的疾控档案管理模式，到信息化技术下的疾控档案管理模式，需要经历非常大的转变，也就是说传统的档案管理工作机制，在信息化技术下的档案管理工作中，是不能完全发挥作用的。因此，在进行疾控档案管理信息化建设的过程当中，还必须要进行新的工作机制建设，完善疾控档案管理信息化工作机制。比如，要根据疾控档案管理工作的规律，对档案信息化管理的信息收集、归档以及管理、使用给出明确的规章制度与流程注意事项，还要加大对档案信息的安全管理，建立疾控档案管理信息化安全保护条例，采用严格的等级划分制度，根据等级高低，给与不同的浏览权限，并且要定时做好档案数据的备份与系统升级，提高档案管理系统的安全性，防止档案数据被盗取、破坏。

2.3 加强档案管理工作队伍素质建设

在信息化的技术条件下，疾控档案管理工作人员除了要具备档案管理职业技能与职业道德之外，还必须要具备较高的信息化技术素质能力，这样才能保证档案管理信息化建设的实践。一方面，可以将档案管理工作人员送到专门的信息化技术培训机构进行学习，另一方面也可以聘请信息化技术方面的专家来对他们进行实地的工作指导，使他们能够快速适应信息化技术条件下的档案管理工作。

3 结语

总之，在当前信息化技术已经渗透到各个行业领域，它有效的提高了社会生产效率与生产质量。对于疾控档案管理工作而言，想要进一步服务于社会发展，也必须要走上信息化的道路，从而增强档案管理工作质量，提升疾控档案管理服务水平。

［1］王凤.疾控档案信息化管理的思考[J].办公室业务,2013,14(03):117-118.

［2］马灵君.档案信息电子化管理探讨[J].办公室业务,2012，22(7)：32-33.