高职院校档案管理人员能力建设研究

马力 MA Li

（陕西省行政学院，西安 710068）

（Shaanxi Academy of Governance，Xi'an 710068，China）

0 引言

随着高职院校档案信息化建设工作的纵深发展，档案管理人员的能力建设逐步被提上了日程。高职院校档案管理人员的能力建设是高职院校档案信息化建设的需要，是高职院校档案管理人员自身发展的需要，更是高职院校档案事业发展的需要。当前面临的值得深入思考和力争解决的重要课题就是高职院校档案管理人员的能力建设，解决好这一课题必须从以下两个方面着手，那就是高职院校档案管理人员能力建设的路径选择和实施措施。

1 提高档案管理人员能力的必要性

1.1 提高档案管理人员的能力是档案信息化建设的需要 档案信息化建设的前提是具有一大批懂技术、会应用的档案管理人员。档案信息化是指全面应用现代信息技术手段对档案信息资源进行收集、整理、保管、利用，从而使档案管理趋向规范化、高效化的过程。[1]高职院校实现档案的信息化管理，关键在于各级、各部门的档案管理人员，所以档案管理人员必须掌握现代信息技术和计算机网络技术等技能，用以提高处理数字化档案信息的能力，最终适应信息时代背景下档案管理工作的新要求。

1.2 提高档案管理人员的能力是档案人员自身发展的需要 由于各级领导和档案管理人员自身对档案管理工作的重要性认识不够，加之理论学习和业务培训较少，使得大多数档案管理人员在自身发展方面都不是很理想。同时，目前高职院校的档案管理人员缺乏相关学科背景，专业知识匮乏，学历普遍偏低，且习惯了因循守旧的工作流程，不能适应新形势下的档案管理工作。因此，要生存、发展，就必须面对现实，必须提高自身综合素质，加强自身能力建设，只有这样，才能借着信息化建设的东风，快乐工作，成就自我。[2]

1.3 提高档案管理人员的能力是档案事业发展的需要 档案事业要发展，就需要大批德才兼备的档案管理人才。档案事业的发展要求广大档案管理人员紧紧围绕档案事业科学发展的主题，始终牢记“为党管档、为国守史”的神圣职责。深入推进档案信息化建设，不断加强档案安全保障，不遗余力地进行档案资源开发利用，提升档案工作科学化水平。要求各级档案主管部门有计划地招揽人才，特别要注重选拔思想好、学历高、能力强、有实践经验的专门人才，逐步调整档案干部队伍结构，着力打造一支素质高、业务精的专业化档案管理队伍。

2 档案管理人员能力建设的路径选择

2.1 提高档案管理人员的文件资料处理能力 档案管理人员文件资料处理能力在以前很长一段时间是其一项最基本的能力，在信息化高度发展的今天，这一能力的基础性地位仍然没有改变，在今后相当长的时间内也不会改变。因为档案最重要的形式仍然是文字记录。未来档案工作发展的大势所趋是开发档案信息资源，就要求档案管理人员必须做好档案信息编研工作，要做好这一工作同样要求档案管理人员具有较高的文件资料处理能力。档案管理人员只有提高文件资料处理能力，才能挖掘出档案潜在的价值，编纂出可供利用的文件汇编，才能真正做到“为党管档，为国守史”。[3]

2.2 提高档案管理人员的数字信息处理能力 档案管理人员数字信息处理能力主要包括其获取、鉴别、组织开发数字档案信息的能力。一是要求档案管理人员必须熟悉各个数字馆藏的内容及查找方式，各种搜索引擎的有效利用，及时收集各类档案信息，以丰富馆藏。二是要求档案管理人员有比较专业的信息鉴别能力。对档案信息的原始性、真实性进行判别，以确定档案信息的真伪。对档案信息的价值进行评估和鉴定，以区分其价值高低。三是要求档案管理人员对各类档案信息按照一定的方式进行组织整理，形成各种专题数据库，并能根据用户需求对信息进行深层次的开发。

2.3 提高档案管理人员的科研和开发利用能力 档案管理人员科研和开发利用能力对于加快档案信息化建设，从而推动档案事业的发展起着举足轻重的作用。长期以来,档案管理工作形成了“重藏轻用”的不良局面。在这一块我们要借鉴国外关于档案开发利用的成功经验,在档案资料深入研究和利用上做文章。在目前信息化大背景下,档案管理人员不仅要收集、整理、保管、利用档案文献，而且应该主动开发档案信息，注重对现有档案资料的分析研究。同时应该注意直接跟踪有关课题，善于把握最新动态，运用综合分析进行开发利用，实现对档案信息的深度加工，从而变被动服务为主动服务。因此，科研与开发利用能力已经成为当代档案管理人员必须具备的一项基本专业技能。

2.4 提高档案管理人员的终身学习能力 信息时代，档案管理人员必须树立起全新的学习观念——终身学习。作为信息管理员的档案管理人员，必须从各方面提升和培养自己的能力，不断学习新技术，不断掌握新知识，要主动参加系统的知识更新学习与继续教育培训，不断扩展自己的专业知识，提高学历层次，同时要参加系统的培训、讲座或以自学为主要形式的素质教育，有计划地进行终身学习。才能利用现代化的技术手段对高职院校档案进行有效的管理，才能适应信息社会档案事业发展的需要。因此，终身学习正逐步取代一次性教育的传统观念成为信息时代档案管理人员的新风尚。

3 提高档案管理人员能力的实施措施

3.1 加强针对档案管理人员的继续教育，以提高其文件资料处理和数字信息处理的能力 档案管理人员文件资料处理和数字信息处理的能力水平在很大程度上决定档案管理人员的素质，档案管理人员的素质又在很大程度上决定着档案事业的总体水平。要提高上述两个能力必须做好现有档案管理人员的继续教育，通过资格认证培训和岗位技能培训等方法，提高档案管理人员的整体素质。资格认证培训可以使档案管理人员在获得从事档案管理工作的专业资格的同时学到相关的业务知识。岗位技能培训包括档案基础理论与技能培训、信息技术培训、相关专业知识培训等。其是侧重于对档案管理人员进行岗位所需理论和技能的训练，为理论更好地运用于实践提供可能。

3.2 加大档案管理人员之间学术交流与合作的力度，以提高其科学研究的能力 档案管理人员科学研究的能力水平决定着档案工作是否具有可持续发展的基础。只有善于对档案管理工作进行研究总结、积极探索、开发利用，将研究成果交流推广出去，才能推动档案事业不断向前发展。档案管理人员可以结合工作实际自己做研究，还可与他人合作共同研究，在合作研究过程中可以共同学习，通过合作，可以激发灵感，取人之长，补己之短。做研究的过程也是对档案工作经验总结与凝练的过程。

3.3 完善档案管理人员的激励机制，以增加其终身学习和创新能力的源动力 档案管理人员终身学习和创新能力的水平是能否适应信息时代档案事业发展的标准。只有加快信息化档案管理人才队伍建设，才能推动档案事业向前发展。同时不断完善的激励机制也是必不可少的。目前，档案管理人员的竞争意识淡薄，档案部门的激励机制还尚未建立，根本无法适应信息时代档案事业发展的需要。首先要建立档案管理人员的层级发展机制。每一个档案管理人员都有一定的学历、职称，根据这些确定档案人员的层级，以此提出工作要达到的预期目标，实行目标管理。同时还要根据每个人年龄、学历变化及目标实现等情况重新确定升降层级，以便形成众人拾材火焰高的良好工作局面。[4]

综上所述，高职院校档案管理人员能力建设不仅仅是高职院校发展的需要，更是档案管理人员自身发展及自我完善的需求。为适应高职院校档案事业的需要，进一步做好档案管理工作，必须加强高职院校档案队伍建设，只有档案管理人员具有过硬的政治思想素质、扎实的业务知识技能、熟练的现代管理技术、良好的服务创新意识，高职院校档案管理工作才能提高到一个新的水平，从而更好地为高职院校的改革发展提供基础性的保证。

[1]马力.试论高职院校档案信息化建设[J].价值工程,2014(02).

[2]陈秀凤.档案专业技术人员能力建设的若干思考[J].发展研究，2005(9).

[3]张桂兰.档案人员能力建设的若干思考[J].山西档案,2013(05).

[4]刘慧芳，曲晓辉.基层档案管理人员的心理问题及调试[J].北京档案，2011(12).