ISO9000模式下高职图书馆期刊工作流程的管理优化探讨

关键词：ISO9000模式；高职图书馆；期刊工作流程；管理优化

摘要：文章以期刊工作流程为主线，分析了目前期刊工作各环节中存在的问题，并针对问题，通过期刊采访工作、验收编目加工工作、流通阅览工作三方面，阐述了在ISO9000模式下，如何进行管理优化的途径。

中图分类号：G258.6文献标识码：A文章编号：1003-1588（2014）04-0031-04

收稿日期：2014-03-22

作者简介：王静君(1975-)，无锡商业职业技术学院图书馆馆员。1引言

ISO9000族标准是国际标准化组织质量管理和质量保证技术委员会制定的所有国际标准的统称，该族标准已在全球范围内得到了广泛应用。运用该族标准，可帮助组织实施并有效运行质量管理体系，适用于各种类型和规模的组织［1］。ISO9000质量体系的文件架构包含质量手册、程序文件、作业指导文件和相应的支撑文件。质量手册是质量体系的框架及大纲总统领整个体系文件的方向；程序文件是指界定实现质量目标和职责的方法及程序，是各职能机构运作的指南；作业指导文件是实际操作的指导；支撑文件主要指表格、文书等各类支撑性文件和资料等［2］。

ISO9000强调“采用质量管理体系应当是组织的一项战略性决策”［3］。图书馆引入ISO质量管理体系标准，对于提升图书馆各部门的服务和管理质量具有重要意义，是提高图书馆竞争力的一项战略性决策。目前已有一些高校图书馆成功开展了该项工作，ISO质量管理体系得到了有效运行，如：海南大学图书馆从文献资源建设、人力质量、编目质量、读者服务质量等方面进行全方位的ISO9000质量管理，取得了一定的经验和成果［4］。

高职院校图书馆引进ISO9000质量管理标准，符合时代发展的需求，以 ISO9000 系列标准为指南，建立一套符合自身需求的质量管理体系，对于提高高职院校图书馆的服务质量，实现管理的现代化、信息化、网络化和人性化，有着十分重要的意义。期刊工作作为高职图书馆工作的重要组成部分，运行ISO质量管理体系，对其工作流程进行管理优化，分析各环节应用ISO9000的具体做法，同样有利于提高期刊的服务和管理质量。目前对于高职图书馆期刊部门运用ISO9000族标准的研究很少，笔者旨在通过分析高职图书馆期刊工作流程的现状及问题，根据ISO9000质量管理体系在期刊模块的应用，探索期刊工作流程的管理优化途径。

2高职图书馆期刊管理主要工作流程

2.1采访工作

每年10～11月进行下一年度期刊的采购征订，期刊采访是整个期刊工作的首要环节，关系到整个期刊信息资源的质量。期刊部门主要通过期刊发行商提供的征订目录进行选购，根据采访员的采访经验、学院的专业设置等进行筛选。采访工作是一项细致活，需要充分了解各类期刊，从中选出质量高、适合读者的期刊，从而提高期刊馆藏质量。

2.2期刊验收、编目加工工作

期刊到馆后要进行验收签到、MARC编目工作。验收核对送刊和清单是否一致，对期刊的主要条款如刊名、ISSN、订购号、价格、形态、主要栏目等进行核对。本馆目前主要是通过汇文系统进行签收和著录，通过签收情况可能进行缺刊统计、了解到刊情况，通过著录的MARC记录，可以了解期刊的主要情况，帮助读者选择所需期刊。期刊上架满一定时间，一般在第二年年初对前一年期刊进行下架装订，然后将装订好的过刊合订本进行验收分编，分配索书号，加工后入过刊库。过刊加工包括写索书号、贴条形码即财产号、盖章、贴膜等步骤。整个工作流程涉及的细节较多，每一个步骤都需要工作人员认真细致，才能保证期刊正确著录，过刊合订本准确入库。

2.3流通阅览工作

期刊到馆，期刊经核对无误并签到后将期刊按架位号准确上架、提供流通阅览服务，过刊合订本经分编加工后入藏，进入流通阅览环节。由于期刊复本率一般为一本，为保证读者阅览，目前大多数高职图书馆期刊部门对现刊主要提供在馆阅览服务，对于一些急需使用的主要用于科研的专业类期刊，可酌情外借。到第二年，经过装订并分编加工的上一年度过刊合订本也进入过刊库进行流通阅览。

3高职图书馆期刊工作流程各管理环节存在问题

3.1期刊采访环节问题

目前，一些高职院校图书馆期刊部门在进行采访工作时，没有考虑到高职院校读者的特点，制定相应的选购原则，订购符合读者需求的期刊，常常是相对较主观化，根据往年订购情况直接续订，或者凭感觉决定是否订购，没有进行充分的调研和总体规划，造成最终订购期刊不合理、利用率低、缺乏长期发展规划等问题。

3.2期刊验收、编目加工环节问题

高职图书馆期刊部门在进行期刊验收签到时，有时会出现漏签、刊已到但汇文系统中未签收，有时有单无刊但签收时没注意、未及时和发行商沟通，造成缺刊；进行MARC编目时一般都套用期刊发行商提供的MARC数据，虽然在一定程度上减轻了工作量，但由于发行商提供的数据质量参差不齐，容易造成分编后的数据质量不过关、著录不详细等问题；在过刊分编及加工工作中，存在分编索书号不连续、跳号；过刊加工时，贴索书号高度、覆膜方式没有一个统一的标准等问题。

3.3期刊流通阅览环节问题

王静君：ISO9000模式下高职图书馆期刊工作流程的管理优化探讨王静君：ISO9000模式下高职图书馆期刊工作流程的管理优化探讨目前，高职图书馆期刊阅览室提供的现刊阅览服务较受读者欢迎，尤其是一些休闲益智类期刊更是能够开阔视野、放松身心。但在阅览过程中，作为一些高职图书馆期刊部门的工作人员，没有很好地履行工作岗位职责和执行规章制度及根据高职院校读者的特点进行管理，对于一些不文明现象，如：在阅览室说话、吃东西、乱扔垃圾、乱涂乱划、从架上一次性拿一堆期刊、看完后随手扔桌上等，没能及时加以警示劝阻、告诫沟通、正确引导、耐心教育，往往视而不见、顺其自然或粗放式管理与师生读者发生冲突，没能为广大读者创造一个良好的阅览环境。4ISO9000模式下高职图书馆期刊工作流程管理的优化途径针对目前高职院校图书馆期刊工作流程管理中存在的问题，ISO9000质量管理体系对期刊模块制定了相关的程序文件、作业指导文件和支撑文件。程序文件主要有采访控制程序、编目加工控制程序和流通阅览控制程序。作业指导文件主要包括期刊工作流程、期刊采访工作细则、中外文期刊分编工作细则、现刊借阅规则、期刊部及部门人员岗位职责。支撑文件主要有上述工作流程中用到的各类表单，如：期刊报纸采访清单、期刊装订清单、报纸签到和装订清单、期刊借阅表、期刊合订本典藏清单等。ISO9000质量管理体系有助于优化高职院校图书馆期刊工作流程管理的各个环节。

4.1优化期刊采访工作，促进期刊采访的合理化

期刊采访工作质量关系到整个期刊馆藏的质量，对整个期刊工作起着重要作用。针对目前期刊采访工作中存在的主要问题，如：征订缺乏整体规划和调研、主观化等，ISO9000程序文件中的采访控制程序对采访工作在内容和流程上作出规定，并制定了相应的作业指导文件即期刊采访工作细则，使一系列采访活动处于受控状态，以保证期刊采访工作的质量。

4.1.1进行馆藏建设规划，使采访工作具有系统性。馆藏建设规划即制订期刊年度订购计划。根据学校发展规划、学科专业设置和教学、科研发展需求，在本馆年度经费预算的基础上，按期刊采购经费的比例，参照上年订购情况，制订期刊年度订购计划。在制订期刊年度计划时，要注重期刊的连续性、系统性，不随便增删。对于需要增订或删减的专业刊物，可通过咨询本校相关专业的学科带头人、专家，查询数据库收录情况，经馆长审批后方可，以避免期刊订购的随意性。

4.1.2进行馆藏、读者需求和文献查访，使采访工作更符合需求。制订馆藏建设规划后，在进行具体征订前要进行查访。查访是为了有针对性地选择和收集期刊而进行的调查研究工作，主要包括馆藏查访、读者需求查访和文献查访。馆藏查访要求期刊部工作人员在日常工作中要了解本馆馆藏期刊的利用情况，定期进行馆藏现状分析，并对照采访原则和采购标准，结合本馆文献资源建设目标和现状，及时调整采购计划。读者需求查访可通过以下途径：定期了解各系部专业课设置情况、教学计划、教学参考书目，了解本校教师科研情况；定期开展书面问卷调查和各种类型的读者座谈会，直接了解教师、学生的文献需求；网上调查和通报；在经费许可的情况下，以各系部为单位征求期刊目录订购意见。文献查访指期刊部工作人员必须熟悉期刊的出版发行渠道，熟悉采购刊物的性质、内容、出版周期、读者对象、历史沿革等，综合使用各种方法对刊物进行评价，以确定订购计划，保证与专业学科密切相关的核心期刊的收藏。

4.1.3通过招标选择有实力的期刊供应商，提高期刊订购质量。期刊的采购以订购为最主要和基本的收集方式，可以通过以下途径来保证期刊订购的质量：期刊订购采取招标方式，由期刊部准备标书、订购合同，并邀请有实力的供应商参加投标，期刊部按投标结果及时订出期刊；期刊订出后在汇文系统中做好订购组织，要求详细著录期刊各项；认真做好查重工作，避免订重情况发生；若发现有漏订期刊需及时补订；统计好每年新订和删减的期刊，以备后查及来年期刊征订参考。

4.2优化期刊验收编目加工工作，促进期刊馆藏的规范化

期刊验收编目加工工作是整个期刊工作的中间环节，连接着期刊采访和流通阅览工作。事实上，验收编目加工工作是一系列的工作过程，包括现刊的验收签到和上架、过刊下架装订、过刊验收分编及加工入藏。为保证期刊编目质量，改进数据质量不过关、著录不详细，加工不统一等问题，ISO程序文件中的编目加工控制程序作出了相关规定，并通过作业指导文件中的期刊工作流程和中外文期刊分编工作细则作出具体要求。

4.2.1认真核对期刊到刊情况，按架位号准确上架。这是期刊到馆后的第一步工作。收到的现刊要与送书单进行核对，刊名、邮发代号、卷期准确无误才可签收；随刊附送的光盘另外收藏，过刊编目时做附件处理；当期刊停刊、出版周期发生变化时，应及时标注说明；缺刊要及时记录，每月全面检查一次，并及时通知供应商进行催补；对所有到馆刊物在版权页及第十五页加盖馆藏章，贴磁条，在封面给出架位号。签收好的现刊一般要当天上架，按期刊封面上的架位号将现刊放置在陈列架上；经常检查，对于架位号有误的期刊及时调整，破损的期刊及时修补；对期刊丢失、缺损等情况要及时掌握，并对专业期刊进行补购；注意收集读者对馆藏期刊的意见或建议，了解读者需求，作为今后期刊馆藏结构调整的重要依据；熟悉馆藏刊物的种类、名称、内容、历史沿革、出版频率、学科属性、分类情况，特别是发生变更的期刊要及时掌握其变更情况。

4.2.2过刊按卷期整理后下架送装。一般在每年的1月开始对上一年度的过刊进行下架装订。首先要进行整理下架，将每一种准备装订的期刊从架上取下进行整理，按年卷期号顺序排列起来；然后在汇文系统中进行装订组织，打印装订单，装订单包括装订总清单与装订随书单，装订总清单一式两份，一份为期刊部保留，一份给装订商，装订随书单一份，贴在每 种期刊的第一期上；最后将整理好、贴好随书单的过刊打捆并送交装订商装订。

4.2.3过刊验收无误后按编目工作细则准确分编，按要求加工入藏。装订好的过刊合订本送回后，根据装订总清单进行验收，先要查验数量是否准确，再查验质量是否符合要求，有无倒装、错装、烫错字等其他质量问题，若有则要退回修改。过刊合订本经验收无误后就要分编入藏。为规范期刊编目数据，ISO作业指导文件专门规定了中外文期刊分编工作细则。本馆目前主要编目对象为中文期刊，细则规定了编目时以《中图法期刊分类表》为分类依据，索书号一般分到三、四级；分类时以内容为主要依据，对于同级类目的多主题刊物归入上级类目，不同级类目且有并列关系的多主题刊物，一般归入叙述较多的类目；过刊分编时对于同名分上、下半月的期刊，使用同一分类号，种次号按上、下分册给号；对于有变化的期刊，要视具体情况作出说明，并相应给号，总的原则是内容变化较大的，要重新给分类号，否则一般使用原分类号，种次号接着以前的往下排；规定了中文期刊的MARC机读目录著录依据为《连续出版物著录规则》《中文期刊机读目录编制细则》，列出了主要著录字段及子字段［5］。对于分编好的过刊合订本要按要求进行加工后入库。过刊合订本加工时，为保证上架后的整齐美观，本馆作出了统一的规定，如：在书脊上贴索书号时要距离下边线二点五公分，在封面里面的第二页贴条形码和盖馆藏章，书脊索书号和条形码上要统一覆膜等。加工后的过刊合订本要及时上架，按索书号仔细排架。

4.3优化期刊流通阅览工作，促进期刊服务的人性化

4.3.1通过明确阅览室管理人员职责，提高服务质量。为保证架面整齐、准确，方便读者借阅期刊，阅览室管理人员要经常巡视整理现刊和报架，发现乱架等情况及时调整，对破损的期刊要及时加以修补，对丢刊等情况及时掌握并对专业期刊进行补买；保证阅览室准时、正常开放，维护阅览室安静的环境；热情解答读者咨询，注意收集读者对馆藏期刊的意见，了解读者需求，做今后采访的参考；熟悉馆藏刊物的名称、内容、学科属性和分布等情况，发生变更的期刊要及时掌握其变更情况，能更好地解答读者疑问；热情服务，认真做好过刊和现刊的借还工作。

4.3.2通过规范阅览室纪律及借阅规则，创造和谐的阅览环境，提高读者满意度。读者衣着整洁得体、行为文明；遵守阅览规则，自觉保持室内安静与整洁；保持安静不喧哗、不在室内吃东西，不乱扔垃圾；为不影响其他读者阅览，每次限取一种期刊，阅毕放回原处，请勿乱放；尊重他人，不在阅览室内长时间抢占座位；爱护公物，不污损建筑设施和室内各种设备，不毁坏期刊资料及私自将书刊带出，否则视情节予以处罚。通过对阅览室纪律要求和阅览室工作人员的循循教导，读者能自觉遵守纪律，保持阅览室安静，创造一个良好的阅览环境，减少甚至杜绝各类不文明现象。为保证读者的阅览需求，又同时尽量满足部分读者科研和教学需求，对期刊借阅作出相关规定：现刊原则上不外借，如确因需要借出者需到管理人员处办理相关手续，交纳押金后再借，且一般为专业类期刊，按规定期限及时返还。这样既满足了部分读者深度阅览和科研需求，充分发挥了专业类期刊的作用，又保证了大部分读者的阅览需求，提高了读者满意度。

5结语

期刊工作是高职图书馆为读者提供服务的重要组成部分，其工作质量直接影响到高职图书馆为读者服务的能力。为进一步规范和推动期刊工作，引入ISO9000质量管理体系，通过程序文件、作业指导文件和相关支撑文件，使期刊工作流程中各环节处于可控状态，以此为依据来评价和改进期刊工作的质量，优化期刊工作流程。当然在ISO9000文件指引下，还需要期刊工作人员在实际工作中不断吸取经验，持续改进，才能使ISO标准更加完善，然后进一步改进期刊工作质量，优化期刊工作流程，形成良性循环。

参考文献：

［1］王建涛.ISO9000:2000与图书馆质量管理的原则［J］.图书情报工作，2004(10)：107- 111.

［2］陈小梅.论高职院校职业技能鉴定站质量管理体系建立［J］.职业教育研究，2013(7)： 87-89.

［3］韦斌生.从管理学的视角解读ISO9001:2008［J］.机械工业标准化与质量，2009(4)： 21-23.

［4］李春，詹长智，安邦建.ISO9000质量管理体系在海南大学图书馆有效运行［J］.大学图书馆学报，2007(1)：15-18.

［5］刘炼红.湖南图书馆期刊管理工作之思考［J］.图书馆，2010(3)：133-134.

（编校：崔萌）