高校图书馆读者借阅档案管理与利用初探*

关键词：高校图书馆；档案；管理；利用

摘要：高校图书馆借阅档案含有丰富的读者信息，能为图书馆工作提供参考。文章论述了读者借阅档案的管理方法，探讨了它在图书馆文献采访、藏书建设、读者工作等方面的价值。

中图分类号：G252文献标识码：A文章编号：1003-1588（2014）04-0046-03

收稿日期：2014-03-18

作者简介：史明文(1972-)，首都师范大学历史学院副研究馆员。

*本文为首都师范大学2012年教改项目“图书馆与教学单位资源共享模式探研——以古旧文献利用为例”的阶段性成果之一，项目号：201204。笔者长期从事图书馆古籍及民国书刊的管理与借阅工作，在工作中逐渐认识到读者借阅档案的价值，有意识地管理、利用这些资料，为日常工作服务，积累了一些经验，撰成此文。笔者以图书馆古籍及民国文献的读者信息为例，来探讨读者借阅档案的管理与利用，以期抛砖引玉，引起图书馆工作者对读者借阅档案的重视，充分发挥其价值。

1读者借阅档案的管理

古籍及民国书刊（包括影印的）是高校图书馆的重要馆藏之一，在文科类学科较强的高校，此类文献利用率很高。目前，图书馆的古籍及民国书刊基本是闭架阅览，读者先填写索书单，然后由工作人员去书库提书，读者阅览完毕，索书单就定期销毁。笔者在图书馆主要负责本馆古旧文献的管理与借阅服务，又兼作学科馆员、信息参考服务、文献采访等工作，发现读者借阅信息对图书馆工作很有价值，就改变销毁读者借阅档案的做法，保存、分析、利用这些档案，为工作服务，逐渐摸索出一套管理读者借阅档案的方法。

1.1分类保存

图书馆每天都有大量读者借阅信息，这些信息只有时间先后顺序，要想很好地管理与利用，必须对它们进行分类。分类的方法很多，就古籍与民国文献而言，可以把这些借阅信息首先分为本校读者与校外读者。校外读者借阅的文献一般来说比较少见，应该引起重视，加强管理与保护。校内读者可以先按照系别分类，如：哲学系、中文系、历史系、教育系、社会学系等，然后在系别之下分教师档案与学生档案，每一类别按照借阅时间先后排列，这样就把零乱的信息有序化，便于保存与查阅。将读者借阅信息分类后，积累到一定数量，就要装订归档，妥善保存。对于特殊读者，如：知名教授、为特定课题而搜集资料的读者，可以把其借阅信息抽出来单独建档，这类档案价值要大于一般的读者。

1.2定期整理

保存读者借阅档案的目的在于利用这些信息为图书馆工作服务，积累到一定数量就要进行整理，分析这些信息的用途，把与当前工作关系紧密的信息做标注，或提取出来，以备利用。所谓定期整理，就是根据工作实际情况，以一天、一周、一个月或者更长时间为单位，把这些借阅档案分类保存，并分析其价值。笔者通过几年的实践，把整理分为三步：第一步是每天下班前把当天的读者借阅档案分类归档，以免丢失。第二步是每月底把本月的读者借阅档案检查一遍，特殊的信息保留原件，普通的信息留存电子版，纸本的档案剔除，暂时存放。第三步是每半年彻底清理一次，特殊信息装订留档，普通信息纸本销毁，保留电子版，并对这些信息认真分析，撰写工作日志，以备利用时查阅。整理档案的过程也是分析这些信息、为利用提供思路的过程，如果不整理，这些档案就是一堆废纸，没有价值，整理档案是利用这些信息的关键。

1.3根据价值留档

读者借阅档案的价值不同，其留档方式也不一样，普通读者保留电子档案即可，知名学者要保留原件。纸本的读者借阅档案数量太多，没有必要全部保存，把他们转化为电子版，既便于查询、利用，又节省空间，可以长期保存。但对一些知名学者或研究重要课题查阅文献时所留下的借阅档案，要保存原件，这些档案既有学术信息，将来可能还具有文物价值。电子版的档案，要记录全纸本档案中的信息，如：读者姓名、时间、系别、身份、索书号、书名、备注等，尽可能地反映出原始档案的面貌。特殊的纸本档案，要装订成册，编制目录，以备利用。

1.4丰富附加信息，积累学术信息

借阅档案反映了读者信息和学术信息，但这些信息还需要进一步完善，我们在工作中要利用借阅档案，尽量丰富读者的信息，如：读者的研究方向、课题的进展情况、该文献的价值及研究概况等，在留档时，也要把这些与借阅档案有关的信息附在档案中，这些附加信息的价值有时更大。附加信息一般从两个途径获得：一是，读者借阅时对文献的评论，如：该文献的价值、传世情况、优缺点等，馆员要留意读者的这些言论，及时记录下来，附在档案中。二是，馆员要主动向读者请教与所借文献相关的问题，如：借阅该文献是教学需要，还是科研需求等。对于教师围绕课题查阅文献，研究生围绕毕业论文查阅文献的情况要特别留意，这些情况可以跟踪服务。

读者借阅档案的保存与整理方法可以因人而异，但一定要有切实可行的规章制度，能够做到“按照规范性的原则，依据不同层次设计分卷，分类入档，并制定明晰的索引”，［1］还要有读者借阅档案是图书馆“活的资本”、“文件管理旨在促进机构业务活动日常开展的服务观念”，［2］而且能持之以恒，坚持不懈地做下去。

2读者借阅档案的利用

2.1文献采访工作的依据

史明文：高校图书馆读者借阅档案管理与利用初探*史明文：高校图书馆读者借阅档案管理与利用初探*文献采访是图书馆的基础工作，影响着图书馆的藏书质量与文献信息资源提供水平。图书馆订购文献，无论是纸本书刊还是电子资源，都要有读者的需求作依据，特别是购买贵重图书或数据库时，要进行论证，读者借阅档案是一种有力的证据。通过读者借阅档案，可以知道读者需要什么样的文献资源，合理利用资金，购买读者最需要的文献资源。读者借阅档案还可以为购买电子文献作参考。如果某些纸本文献需求量大，就应该考虑购买电子版，我馆购买“晚清期刊全文数据库”、“大成老旧刊全文数据库”、“民国时期期刊全文数据库（1911～1949）”等数据库就参考了读者借阅档案的数据。根据统计，读者对晚清、民国的报纸、期刊需求较大，而我馆收藏的此类文献破损严重，且数量较少，建议购买含有晚清、民国报刊的数据库。这些数据库购买后，利用率很高，既方便了读者，也有效地保护了馆藏纸本文献。此外，通过读者借阅档案，还可以跟踪文献的利用情况，对文献采访进行评价。“文献利用率高低是对采访质量、文献结构等方面的综合反映。一般来说，文献利用率越高，说明采访工作符合读者的需要，说明文献的知识信息被开发、被利用得越充分，其质量也就越高。”［3］评价文献采访的指标很多，文献利用率应该是核心的指标之一，利用读者借阅档案来统计文献利用率是最重要的方法。

2.2促进图书馆藏书建设

图书馆藏书建设是借阅服务的基础，而借阅服务又可以促进藏书建设，反馈出藏书建设工作中存在的一些问题。读者借阅档案是借阅服务的原始记录，研究这些信息，能为藏书建设提供参考。如在文献典藏方面，尽管当前多数图书馆已经实现了藏借阅一体化的模式，正在改变过去重藏轻用的观念，但由于图书馆空间的限制及文献的种类、价值等因素的影响（如：古籍、民国书刊、内部材料等），图书馆还无法把全部文献实行开架阅览，需要设置一些特殊的书库，由图书馆员为读者提取需要的文献。文献利用率高，在排架时就要考虑方便提取，在条件允许的情况下，应该把借阅量大的文献提到开架阅览室，或购买影印本及其他版本加以替代。如何准确统计文献的利用率，读者借阅档案是最重要的依据。在文献剔除时，读者借阅档案也有参考价值。剔除文献的方法很多，但“必须符合藏书建设的规律。必须有利于藏书的补充，它不但要完成把无用图书剔除出去的工作，而且还要知道什么图书正在积极利用之中”。［4］怎么才能知道文献的价值如何，读者借阅档案也有体现，借阅率高的文献一定有价值，有些借阅档案的附加信息中也会简略说明文献的价值。

2.3读者工作参考资料

图书馆读者工作的核心是为读者服务，满足他们对文献信息资源的需求。读者借阅档案记录着丰富的信息，这些信息为图书馆员了解读者的学习、教学、科研及兴趣爱好提供了参考，有助于全面了解读者的情况，有针对性地为他们提供服务。图书馆读者工作需要创新理念，“这关系到图书馆服务适应社会需要，与时俱进，关系到服务质量和水平的提升，甚至关系到图书馆的长久发展”。［5］但创新服务不是空中楼阁，更不是标新立异，需要研究文献资源、服务对象等基本要素，读者借阅档案既能提供馆藏文献信息，又有读者信息，是探讨图书馆读者工作的重要资料。深入研究读者的借阅档案，有利于探索读者工作的服务模式，与读者建立长期、畅通的联系，发展和谐、友好关系，从而实现资源共享，合作共赢。

2.4了解学校师生科研动态

图书馆是学校信息资源的总枢纽，为教学科研提供文献资源保障，只有了解师生的教学和科研情况，才能更好地履行这一职责。分析读者借阅档案，可以了解学校教学科研情况。教师研究课题，或学生作毕业论文，一定会在借阅的文献上有所体现，而且有时候某一方向的研究生会围绕着教师的课题作毕业论文，其论文就是课题的一部分。摸清学校的科研情况，就可以有针对性地开展工作，图书馆的文献购置、读者服务、学科馆员等工作就能有的放矢。比如：笔者通过分析师生的借阅文献档案发现历史系的师生借阅西北史地文献较多，怀疑有人做这方面的课题，通过询问，得知历史系文献学专业有一项研究新疆文献的课题，该专业的研究生多围绕着新疆文献选题，就有意识地搜集与课题有关的信息提供给师生，并建议图书馆购买了《新疆史志》《中国西北文献丛书》《中国新疆地方经典资料集成》《清朝治理新疆方略汇编》等大型图书，为他们查阅文献提供方便。

2.5学科馆员必备的参考资料

学科馆员不但需要具备较高的专业素质，而且要熟悉馆藏、了解读者，善于发现读者的需求。学科馆员应该尝试着通过借阅档案来寻求与读者交流的途径，建立互动关系。读者借阅档案包含了读者的基本情况、研究领域、文献需求等信息，为学科馆员提供宝贵资料。借助借阅档案提供的信息与读者建立起融洽关系，还可以由点及面，逐步与院系师生建立起交流网络。如果能与一位教师沟通好，就能通过他与他的同事、研究生，甚至本科生建立起良好的关系，便于学科馆员工作的开展。由于学科馆员在各高校图书馆的具体工作情况不一样，获得读者借阅档案的途径也不同，有些学科馆员在一线从事读者借阅服务，可以直接获得读者借阅档案信息；有些学科馆员不从事借阅工作，可以通过图书馆相关部分协调，指导相关馆员对读者借阅档案建档，共享这些信息资源。

读者借阅档案是图书馆很有价值的信息，有待于深入开发研究。目前，有些学者呼吁高校图书馆应该让读者参与文献的采购，国外图书馆界也在尝试一种新的资源建设模式——读者决策采购。［6］这种模式自2011年以来，在国内也日益受到关注，已有三十余篇研究论文。读者决策采购实际上就是利用读者借阅档案的部分价值，依托现代通讯技术，［7］通过特定的图书馆应用系统软件来满足读者的文献需求，是读者借阅信息的深加工。

3结语

读者借阅档案是图书馆的资源之一，只要我们重视这种资源的保存、研究和开发，就能充分发挥它的价值，促进图书馆资源建设、读者服务、信息参考咨询等工作。在保存和利用读者借阅档案时，我们应该结合图书馆工作的实际情况，调动各部门的积极性，利用新技术，发掘其深层价值。

参考文献:

［1］胡朝霞.图书馆借阅档案管理探析［J］.河南图书馆学刊，2008(2)：115.

［2］马林青.中国档案分类与西方文件分类比较研究［J］.档案学研究，2011(6)：16.

［3］陈学清，贾朝霞.高校图书馆文献采访绩效评价指标体系构建［J］.图书馆理论与实践，2010(5)：84.

［4］张清允，姚孟臣.文献剔除方法初探［J］.北京大学学报（自然科学版），1994(5)：618.

［5］柯平.当代图书馆服务的10个理念——新图书馆服务论之二［J］.图书馆建设，2006(4)：5.

［6］刘华.以读者为主导的文献资源建设——美国学术图书馆读者决策采购（PDA）研究［J］.图书情报工作，2012(5)：89—93.

［7］张甲，胡小菁.读者决策的图书馆藏书采购——藏书建设2.0版［J］.中国图书馆学报，2011(2)：36-39.

（编校：崔萌）