劳动合同续签流程不可丢

朱贺

前两天，笔者与几个业内同行小聚。一见面，在某制药公司做人资专员（以下简称“HR”）的陈红就大吐苦水：“这几天，被一个奇葩员工折磨得简直焦头烂额。”原来，陈红所在公司有一名员工，其劳动合同6月3日到期，人力资源部于5月20日将公司的续签合同意向书发至该员工所在部门，按照程序规定，部门主管应确定该员工没有异议后即可续签劳动合同。然而，该员工却在部门主管与其谈话前向公司提出离职，理由是“公司没有跟他续签合同”。固然，该员工辞职前既未做工作交接，也没给公司留下聘用新人的时间，做法有失妥当，但作为HR，陈红却是过失在先——既然员工与公司的劳动合同6月3号到期，仅提前十余天才发出续签合同意向，极易超过规定时限，给员工造成公司“不想续签”的错觉。HR应提前多少天发出续签合同意向书，才能留出足够时间？

对此，法律虽无明文规定，但多数企业都会提前一个月向员工发出续签合同通知。前15天时间留给员工所在部门。即便如此，有些部门办事还是比较拖拉。所以，必须要有足够的时间去督促落实。

以笔者的经验，员工合同快到期时，HR必须要及时发出续签合同通知。所以，即使员工已经表明要离职，但作为HR，按照工作流程，陈红仍应继续给该员工发《续订合同通知书》。当合同期满时，在员工工资不降低的情况下，如果员工拒绝续签，则企业不需要支付员工经济补偿金。至此，HR的工作流程才没有遗漏。

如果企业真想留用员工，首先要考虑员工本人对公司是否有特殊的诉求，作为负责此项工作的HR应做到以下几点：

1.先与员工的直线经理沟通，了解员工的个性需求；

2.和直线经理一起找员工沟通，了解员工续签合同的条件；

3.根据企业的实际需要，考虑能否给予员工晋升、加薪、培训、轮岗等安排。

除了提前一个月告知对方，HR还要主动提醒部门经理在规定时限内作出答复。如果HR不能尽到督办义务，到最后，所有的麻烦会一股脑压到HR头上。

此外，督办不是打打电话、发发邮件就可以的，务必要“点对点”、“人对人”提醒到位才行。如果用人部门办事拖延，必要时HR还得直接参与落实，以便留下充足的时间解决一些非程序性的问题。

若企业不是必须留用这名员工，那就须以通知续签的方式证明企业提供了续签条件，是由于员工拒绝才终止劳动合同。

其实，这种“员工到点走人”的现象还涉及到工作细化问题，如果公司与员工没有在合同中做出相关约定，就算员工在合同到期前一天提出离职，HR也无可奈何。

作为HR，我们或许无法改变员工的想法，但一定要把该尽的义务尽到，这是我们的本分。endprint