关于采购系统需求分析

孙志斌

摘 要：计算机软件系统敷设到我们生活的各个领域，如何将计算机软件系统与企业相结合是急需解决的问题。本文针对企业采购的主要问题进行分析，从采购模式、采购目标、可行性分析、系统开发方法几方面说明计算机采购软件的应用。希望此研究对计算机采购软件的发展起指导作用。

关键词：计算机；软件系统；采购软件；需求分析

1 引言

当前，我国企业采购流程不尽科学、采购机制不尽合理，究其因，信息不畅和采购模式落后是企业采购存在的根本问题。

2 采购管理系统的必要性

2.1 采购模式落后

许多企业延用的是传统采购模式，存在着许多与现代采购要求不相容的地方，影响了采购的效率和有效性。

首先，没有把采购管理上升到事关公司存亡的战略性高度来考虑，不重视采购管理，没有把采购策略和合作伙伴（第三方采购商）的选择评估标准应作为企业整体战略中的一部分。

其次，不注重长期供应商的关系管理。采购中只注重比价、压价，缺乏从关注谈判向建立战略合作伙伴关系、建立双赢机制转变。采供双方未建立稳定的协作关系，以临时的或短期的合作机制为主，造成了竞争多于合作，进而导致了采购过程的不确定性。这种采购很像散兵游勇，难以成为正规军，其后果是售后服务没有保障，同时在市场经济条件下一味追求单赢，长此以往，寻找合作伙伴的路越来越窄。

再次，集团企业的分散采购忽略了整体利益的最大化。许多企业集团的子公司自行组织采购，特别是在实行了全面经营核算的集团公司里非常普遍。管理者以为是相互间有制约是件好事，但实际上分散了采购量错过了整体带来的价格和售后优势，其后果是资源的浪费和人工成本的增加。

2.2 信息化程度低下

企业缺乏有效的工具和信息平台进行采购跟踪、评估、分析和科学决策。其根本原因在于没有找到一个有效的工具进行采购的跟踪、评估、分析和科学决策。具体表现如下：⑴信息不能共享。采购合同、收料信息、发料信息等不能进行信息的同步共享和利用，造成各个环节都需要重新完成业务处理，无效和重复劳动繁多。⑵无法跟踪采购情况，包括请购单处理、采购单处理、询价单报价单处理、审批情况、收货处理、质量控制等。⑶相关管理和业务人员出差频繁，导致很多业务不能及时进行和完成。⑷缺乏规范和制约。采购事务的授权、签发、批准、执行和纪录没有规范的设定，加上没有严格的职务分类，容易导致暗箱操作。⑸与预测和物料需求计划结合不紧，即不能有效根据生产需要组织采购，实现物料的供应计划与当前需求的平衡。⑹无法对采购业务实施全面、动态监控。

总之，由于不通畅的信息以及落后的采购模式，造成了国内许多企业采购上的诸多弊端，不但采购成本、人力成本居高不下，售后服务不如意，一旦市场需求发生变化，企业响应用户需求的迟钝问题会更加明显。特别是随着企业不断发展，采购量不断扩大，传统的采购操作模式和方式已经不能满足现代企业采购的需要，为了实现对效率和效能的追求，建立信息化采购业务管理及跟踪系统这种顺应发展潮流的采购新模式，必然是与时俱进的良方之一。

3 本采购管理系统的目标

⑴选择合适的供应商。⑵确定采购质量。⑶确定采购时间。⑷确定采购数量。⑸确定采购价格。

4 可行性分析

可行性分析的意思是根据系统的环境、资源等条件，判断所提出的信息系统项目是否有必要、有可能开始进行，如果要进行，那么采用什么建设方案。所谓可行性应该包括必要性和可能性两个方面。没有必要性的项目是不应该开始进行的。主要从技术、经济、社会意义等方面分析：

技术可行性是指开发一个新系统所需要的技术是否具备，如支持新系统的软硬件功能以及技术人员的数量和水平。结合实际需要，我选择了VB作为开发用户界面软件，它具有的可视化开发环境；选Access 2003用来开发后台数据库，它具有良好的安全性与兼容性；而且本系统对硬件的要求不高，在现有技术基础上一定能实现本系统。

经济可行性是评价一个计算机信息系统是否可行的最基本的一种方法，是对信息系统解决方案的成本有效性的量度。对于用户来说，他最关心的是：是否值得开发一个这样的信息系统；使用这样的系统后能否提高工作效率，节约成本。而本系统的设计和开发事实上恰好能满足他们的这些要求。且本系统要求的计算机配置也不高，环境配置费用也较低，系统使用方便、简洁，不需培训费用。社会可行性则在于本系统的开发和实现能为具有类似情况的学校提供一个模板，只需在原有基础上作修改即可，具有普遍的社会意义。

5 系统开发方法

在开发方法的选择上，我们选择了自顶向下的开发策略：自顶向下的开发策略是从设备采购管理的整体进行设计，逐步从抽象到具体，从概要设计到详细设计，体现结构化的设计思想。自顶向下是强调由全局到局部、由长远到近期、由上层到下层，从探索、研制一种合理的信息流的模型出发，设计出适合于这种信息流的信息系统。子模块通过信息流确定，而且尽可能的要求每个局部模块优化建立在全局优化的指导下。

[参考文献]

[1]邝孔武.管理信息系统分析与设计[M].西安：西安电子科技大学出版社，2004.

[2]甘仞初.信息系统分析与设计[M].北京：清华大学出版社，2005.

[3]耿骞.信息系统分析与设计[M].北京：高等教育出版社，2004.

[4]王要武.管理信息系统[M].北京：电子工业出版社，2003.