树立服务意识,做好档案管理工作

孙梅霞

摘 要：档案部门良好的服务意识，是档案工作本身性质决定的，把好收集归档关，是做好档案工作的前提条件，加强档案管理服务功能，提高档案的利用率，才能更好地为学校教学、科研和各项工作服务，加快档案管理现代化进程，提高档案人员服务意识，使档案工作又快又好地发展。

关键词：服务意识；提高素质；档案管理

档案工作是学校工作中重要的基础工作。档案的质量和完整程度影响到学校的改革和发展进程，加强档案管理服务功能，提高档案的利用率，才能更好地为学校教学、科研和各项工作服务，促进学校各项工作有序开展。

一、把好“收集归档关”，拓宽归档类目，丰富馆藏资源

档案馆是永久保存档案的基地，收集工作是丰富馆藏的前提条件。档案馆要对全校档案员定期进行业务培训与指导，使之做好文件材料的收集、整理、归档工作，确保对有价值的、应归档文件材料完整、齐全、按时移交，这是档案管理员责无旁贷的责任。我校下发了《沈阳理工大学各部门档案归档范围》，使各部门、各学院明确责任，明晰归档材料范围，有力地推动了档案收集工作。2012年档案收集完整、齐全，共计1026件，接收实物档案129件，声像、照片档案498张，光盘60张。

今年，我校为做好归档难、归档率低的科研档案管理工作，同有关部门制定了《沈阳理工大学科学研究类档案实施细则》，明确规定，“结题证书”必须加盖档案馆公章才能进行结题项目经费清户，从这半年多的效果看，大大提高了科研项目档案的归档率和完整率。上半年共接收科研档案80卷，其中项目类档案48项，横向合同21项，纵向课题27项。

二、加快档案管理现代化进程，推动档案信息化、数字化建设

档案管理现代化，即是档案工作技术现代化、档案工作组织与管理现代化、档案干部知识化。加快档案管理现代化进程，就是要采取先进的科学技术、管理方法和现代化设施，使档案管理的效率与质量同客观要求相匹配，把计算机纳入档案管理工作，用计算机录入和查询档案，馆藏档案以图像、数据、声音等多种形式存放在服务器的数据库中。档案的接收将从纸质向电子档案的网络传递。同时，还应提高档案的开放意识，发挥档案管理软件网络查询和利用工作，实现对档案员网上授权立卷归档业务，经常下到基层对其进行业务指导工作，发挥档案工作作用。

为适应知识和电子信息技术迅速发展的新形势，保证档案工作为学校改革与发展和社会主义建设提供高质量的服务，我校档案馆极其重视档案信息化建设，并将实现档案网络管理列为馆内的重点工作。为提高档案利用与共享，我校加大了档案管理软件的系统维护与升级工作，分期、分批进行了原有档案数字化文档录入工作，对纸质载体数字化扫描上传工作，完成了1953年至今的全部文书档案的目录级录入工作，上传2006年至今的全部文书档案，教学档案现正在录入中，声像档案也全部上传完成，我们还将继续推进科研档案和基建档案的录入工作，为实现档案数字化管理奠定基础。

三、以人为本，提供优质档案服务

学校档案馆努力发挥档案最大效益，在具体服务方式上广开档案利用的新途径，采用灵活多样的服务方式，改变被动服务局面，实行超前服务、定向服务、跟踪服务等方式提供档案利用，建立信息传递网络，完善档案基础建设，提高档案开发利用率，为学校各项工作服务。

学校档案馆今年共接待学历认证、成绩单查询、军工质量认证支撑材料、职称材料认定、校友信息查询等各类查询1400人次，利用档案1800卷，转递学生档案291人次，公证、外调教职工档案110人次。摄制研究生学位照片427张，有序完成学生档案近4000份的整理、邮寄等工作。我们还配合各用人单位招聘毕业生工作，对毕业生在校期间的成绩、毕业证、学位证进行认定，提供真实可靠的信息，本着对用人单位负责，对毕业生负责的工作态度，认真履行工作职责，配合用人单位圆满完成招聘工作。

四、注重提高档案管理人员的工作素质

要想提高档案管理人员工作素质，必须做到以下几点：

1.爱岗敬业，培养良好的职业道德。要想把档案工作做好，良好的职业道德是前提条件，还要有较高的思想觉悟，同时还要具备服务意识，只有这样，档案工作才能做实做好。

2.具有开发信息资源的能力。积极开发档案信息资源为各项事业服务，这是档案事业的根本宗旨，也是实现档案和档案工作自身价值的根本途径。档案工作人员一定要具备开发档案信息资源的能力，把“死”档案变成“活”信息，真正实现档案自身价值。

3.具有一定的开拓创新意识。档案管理的最终目的是要把档案资料应用到社会生活和经济活动中去，使之发挥更大的价值，这就要求档案人员具有开拓创新的服务意识，充分利用档案信息资源，做好档案信息资源的开发利用工作，使档案资料在工作中发挥更大的作用。

总之，提高档案工作人员素质，意义深远而重大，只有档案工作人中整体素质不断提高，才能做好档案服务工作，适应时代发展和进步。

参考文献：

[1]史淑琴.试论高校档案管理人员素质的提高[J].中共山西省委党校学报，2007（4）．

[2]李丽.浅议图书档案管理人员的素质[J].黑龙江史志，2010（7）．

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[4]于元元.信息时代档案编研工作面临的问题与对策[J].黑龙江档案，2005（4）．