图书馆书库管理新模式的构想

张佳琴 （漯河职业技术学院图书馆 河南 漯河 462000）

近年来，图书馆空间又成为图书馆管理中的棘手问题。本文重点关注的不是图书的储量需求，而是和用户新的需求相关的空间问题。Genoni曾指出图书馆面临着将更多的空间用于除了储存以外的目的的问题[1]。改善这个问题的途径之一是重新构思设计书架的布局。

1 文献综述

O'Connor认为：“图书馆的空间压力迫使其将图书馆的主要功能转移到为学生提供学习的空间上。”[2]这意味着图书馆要剔除利用率较低的文献或增加利用率较高的文献，从而使可用空间得到更好的使用。各种图书馆都面临着改变和设计空间的考验，图书馆不再只是一个储存图书的地方。

在大学中，对图书馆空间的利用率逐步提高的现状证明了在校教师和学生对实体环境的需求。有研究表明澳大利亚一些大学图书馆正在艰难地应对本校图书馆空间与藏书之间存在矛盾这项难题，如Antell 和Engel认为实体图书馆是一个有利于聚精会神地投入严肃学术工作的独一无二的地方，特别是对于一些青年学者来说[3]。对喜欢共同学习的学生来说，图书馆的学习桌、舒适的沙发和小组讨论室是学习的首选之地。

目前，图书馆只能将现有的书架区旁多余的空间作为读者阅读和讨论的空间。因此，图书馆需要缩减书架区的范围，不再允许在书架区浏览图书，这也对用户提出了新的要求。“图书馆将异地储存作为一个解决问题的办法，能够减少长期成本，其有很多优势，如减少土地、建筑和维护成本再加上高密度储存效能的成本”[1]。Arya、Singh和Mishra 认为：“分散化储存已经被证实能够显著减少书架成本和节约空间，这是一个令人满意的方法，最终藏书将面临同样的空间问题。”[4]

现在图书馆越来越多地采用电子介质储存图书，电子书改变了读者的阅读行为，读者也逐渐适应了这种存储方式。网上书店还提供了大量有关他们产品的信息（如摘要、在线试读和相关书目推荐等）。但是图书馆中大部分的藏书还是纸质的。书架占用的空间很大且不易移动，这就需要图书馆考虑在现有空间下如何提高空间利用率。尽管存在上述很多问题，图书馆仍会不断地采购新书，因此，图书馆不得不将图书分类安置。

书架管理成了长期困扰图书馆的棘手问题。Evans和Sweeney指出：“书架管理功能对于确保图书馆履行其职能和义务进而提供安全的工作场所和公共空间至关重要。”[5]这一紧迫问题的另一方面是对那些低利用率图书的成本效益管理。这类图书可能降低藏书管理的效能并使读者颇为不满。正如O'Connor所说：“成功地解决低使用率藏书问题对图书馆有很多显而易见的好处，譬如可以将大量的图书从图书馆中剔除，进而腾出更多空间，也节约资金。”[2]

开放书架系统是解决图书馆空间问题的关键。图书馆引进这个系统已经很长时间了，而现在我们要重新考虑它的价值和合理性。开放书架系统最大的好处是读者可以切实地接触书架并浏览尽可能多的图书。读者可能认为书架区是一个阅读和休闲的“仙境”，但图书馆却要为此付出不菲的代价。为了储存一些偶尔使用的文献占用图书馆大量空间的做法是不具有可持续性的。在现今数字时代，空间管理已经成为图书馆的核心问题。书架不再是图书馆资源提供中的必需品，读者更加关注电子设施而不是纸质文献。图书馆应该探索新的空间来应对这个现状。面对大量占用资金和空间的书架，图书馆管理者必须思考未来的低成本、高效益的空间布局。

图书馆至少要思考如何应对下列3个问题：①信息技术和电子资源正在迅猛发展，改变着人们的信息思维模式；②图书馆财政紧缩，情况不容乐观；③出版市场（如出版社和书店）呈现出新的面孔，如书店为读者提供更多的便利，读者可以阅读尽可能多的电子书。因此，图书馆需要从以下两个方面考虑如何进行优化：①读者在图书馆里喜欢做什么？②图书馆怎样满足读者的需求？

2 新的书库管理模式

针对上述问题，笔者提出了新的图书馆书库管理模式——“老-中-青”模式，即将书架分成3个区域：大型书架区（老）、中型书架区（中）和小型书架区（青）。这3个区域囊括图书馆所有纸质文献，代表着不同的书架功能（见图 1）。

图1 书架管理新模式

约占整个藏书90%的大型书架区的功能主要是储藏图书而不是提供浏览。该类图书原则上在上一年没有被借阅过，因此在当年使用这些图书的可能性也很小。在这一区域，笔者建议图书馆采纳紧凑型储存模式，这样与传统的书架相比可以节省大约60%～75%的空间[6]。为保证安全，读者不允许进入该区域。在大型书架区，书架可以储存最大量的图书，不留存空间。为了节省空间，大型书架区过道很窄，书架也比普通的书架高。总体来说，大型书架区就相当于一个藏书仓库，跟普通的图书馆书架区不同。

相比之下，中型书架区和通常的图书馆书架区差不多，跟大型书架区相比借出频率较高。为了节省排架时间，中型书架区的图书不按照分类号进行整理。Reilly建议，图书可以按所在位置就近整理而不用按照时间顺序或学科分类上架[7]。这个区域的图书可以放置在任何可能的空闲地方。借出频率很高的图书在不久之后还有可能会被借出，因此中型书架区的图书在特定的一段时间里（如1年）按照出借的频率进行整理上架。也就是说，在这个区域的图书至少在过去的一段时间里（1年）中被借出过1次。但是用户如何才能找到图书的确切位置呢？这就需要图书馆配备一个良好的射频识别（Radio Frequency IDentification，简称RFID）设备辅助图书馆员工高效地管理这些纸质文献[8]。图书可以随机地放置在书架上，中型书架区的每个地方都装有图书传感器，当某本图书被放置在某个地方的时候，传感器就可以从图书中内置的标签中接收一个信号，然后传感器将该信号传递到图书馆管理系统，表明这本图书已经被放置在中型书架区的某个地方了。当用户想要借这本图书的时候，系统就会显示这本图书的位置然后传递给用户。

小型书架区比大、中型书架区要宽敞些，在这里读者可以像往常那样直接、方便地阅读图书。小型书架区放置刚刚被还回来的图书，这个区域图书的借阅频率最高，图书随意放置，随时可以被借出，放置1周后无人借走的图书会被转移到中型书架区，再放置一段时间后转移到大型书架区。

新的书库管理模式的借阅流程如下：刚刚被还回来的图书会被放置在小型书架区1周，若无人再借阅，该图书再转移到中型书架区；在中型书架区放置1年，若无人借阅，再转移到大型书架区。下面以《三国演义》和《水浒传》为例，说明其具体的流程：它们被放置在大型书架区已有一段时间了，直到有一天有位读者把这两本图书同时借出。几天之后用户还回了这两本图书，图书馆员将这两本图书放在小型书架区1周，无人再借阅，被挪到了中型书架区。在接下来的一段时间内，它们一直在该区域没被借出。一天，另一位用户将《三国演义》借走了，几天之后，它被还了回来放置在小型书架区。自从第一次借出之后，《水浒传》一直在中型书架区，1年再无人借阅，根据规则该书被移到大型书架区。图2是新模式下的“图书流通流程”，在这种模式下，图书是按照它的使用频率整理的。

这样，图书就会在图书馆内外双重流动。一本流通率高的图书可以在小型书架区和中型书架区来回流动很多次。不太常用的图书偶尔可能会被借出，也可能一直留在大型书架区。笔者建议图书馆应该采用这一新模式。在新模式下，用户会有更大的空间去思考、研究和讨论而不是花费大量的时间去找自己想看的图书。

图2 图书流通流程

3 新的书库管理模式的优势与不足

3.1 新的书库管理模式的优势

（1）图书馆可以节省很大的空间。如前文所示，大型书架区和中型书架区都可以设计得像书库一样，没有拥挤的读者，没有空间的压迫感。每个书架上都可以放满图书，不用为新进的图书预留空间。例如，一个藏书50万本的图书馆通常的书架区要占到3 000平方米。按照新的书库管理模式，同样的情况，图书馆可以节约20%～40%的空间，也就是说书架区仅占1 800～2 400平方米，可以省出来600～1 200平方米的空间。

（2）图书馆可以为学生提供综合的先进的服务。例如，伊利诺伊大学厄本那香槟分校图书馆利用更多的空间将图书馆服务与学术咨询、就业指导、写作技巧、住房和医疗保健结合在一起[9]。Applegate提出了“信息共享空间”理念，即通过自学和小组讨论将各种各样的信息结合起来实现信息共享，这不是指书架区或计算机机房而是指学习桌、舒适的沙发和小组讨论室[10]。Bennett认为，大学图书馆设计应该考虑到学生的一系列需求，学生在图书馆中进行一些其他活动（如查看邮件、复习备考、通过facebook聊天）是再正常不过的事情了[11]。Gayton认为：“非图书馆功能并不意味着降低图书馆的用途，由于高质量的学习空间的存在，大学图书馆将有限的资源致力于提高和拓展公共学习空间将会使图书馆充分发挥各种各样的用途和功能。”[12]

（3）图书馆可以节省开支。其主要包括节约3个方面的成本：电费、员工和空间。因为大型书架区和中型书架区不对用户开放，照明和空调费用将会大大减少，预计至少会节省一半的电费开支。其他的节约成本包括装饰、地毯维护和保洁的费用。同时，重新装架和传送图书的工作量会大幅度减少，这样就可以减少承担此类工作的人员。至于空间的节约，取决于图书馆大型书架区所在的位置，节约的成本根据附近仓库的租金不同而不同，长期来看的经济效益是显著的。

（4）图书馆可以为用户提供新的功能。图书馆有了更多的空间和资金之后可以提供其他的服务，如网上电影、社交网络室等服务。Cox认为，图书馆应设置“小组学习的空间和安静的读书空间；馆内多功能服务系统，有图书、电脑及相关支撑服务；为馆内外学生提供服务，以及社交空间和咖啡馆”[13]。新设空间和新增服务会吸引更多的学生到图书馆学习[14]。

（5）图书馆可以更加快捷、简便地管理图书。书架安装了RFID设备和相关机械设施之后，图书馆管理员可以通过电脑和机器来控制各个区域而不再需要人工劳作。例如，图书馆可以通过图书馆管理系统的自动功能迅速制作书目清单。

（6）图书编目员可以节省图书分类的时间，不需要再将图书按《中国图书馆分类法》（以下简称《中图法》）分类编号。在传统意义上，编目是按照知识分类来显示此本图书与其他图书的关系的。就这方面而言，书名比分类编号更加有用。通常来说，按照人类的知识体系，一本图书会涉及不同的话题或主题。图书编号只是为了定位图书的地点，分类号的另一个功能是所谓的用来找寻图书的“索书号”。然而为了迎合书架管理质量的需要，图书必须返回到一个能再次找到它的相同的固定位置，这要消耗大量的上架时间。并且在现行的开放式书架的图书馆中，用户可以在随便浏览的情况下从书架上拿出几本图书浏览，通常又不会很准确地将图书返还到原来的位置。这就给图书馆管理员和其他用户找寻图书带来了麻烦。新的书库管理模式能够解决上述各种问题。图书馆管理员只需按图书编号而不用再按照《中图法》进行分类，上架时也不用按照传统方法上架，他们只需将图书随意放在中型书架区。而且用户将图书从书架上拿下再随意放在另一个地方也不会出现任何问题。

（7）对读者益处多多。通过新的书库管理模式和规则，用户仅通过图书馆管理系统就可获取想要的图书。用户通常认为寻找图书最简便的方法是走到书架旁找寻，其实他们忽视了正确的方法，也就是首先要查找分类目录，找到分类号，然后再去书架上找。但是只有一小部分读者可以正确地操作。传统开放式系统方便用户浏览图书的同时又导致了错误的检索图书的方法。因而笔者相信，在采纳新模式后，用户的搜寻方法会更加正确。

3.2 新的书库管理模式的不足之处

（1） 在采用这项新模式之前图书馆需要投资新的设备。然而，新设施（如特殊的书架、RFID设备、新的图书馆管理系统）的费用及图书重新安置的费用非常高。

（2） 一开始用户可能会抱怨新模式的不便和浪费的时间。用户不能进入大型书架区和中型书架区，这就剥夺了他们享受浏览图书和遇到意料之外图书的乐趣。有时用户还要等上一段时间才能拿到自己想要的图书。如果大型书架区不在图书馆里面或者附近，等待的时间会更长。

4 结 语

图书馆的空间困境是一个不容忽视的问题，成本效用是空间问题的核心内容，图书馆可以通过采用本文论述的新的书库管理模式来解决这项难题。该模式不仅能够更好地实现书架管理，而且能够塑造一个更加和谐、积极的图书馆形象。图书馆还可以通过提供更多的服务、增加更多的信息资源来调整自己的作用和功能，以提高其空间利用率。

[1]Genoni P. Current and Future Print Storage for Australian Academic Libraries: Results of a Survey [J]. Library Collections,Acquisitions,and Technical Services,2008,32(1):31-41.

[2]O'Connor S. Collaborative Strategies for Low-Use Research Materials[J].Library Collections, Acquisitions, and Technical Services, 2004,28(1):51-57.

[3]Antell K A, Engel D. Conduciveness to Scholarship: The Essence of Academic Library as Place [J]. College and Research Libraries, 2006,67(6):536-560.

[4]Arya H B, Singh P, Mishra J K. Space Management in TIFR Library:A Case Study[J]. Annals of Library and Information Studies, 2009,56(9):291-297.

[5]Evans H, Sweeney G.Defining Stack Management[J]. Library Collections,Acquisitions, and Technical Services, 2005,29 (1):51-60.

[6]Gawrecki D. Compact Library Shelving[M].Chicago:American Library Association,1968.

[7]Reilly B F. Developing Print Repositories: Models for Shared Preservation and Access[M].Washington,DC:Council on Library and Information Resources,2003.

[8]Rupsingh N, Venkata R R. RFID Management in Libraries[J].The Journal of Library and Information Science,2008(4):17-23.

[9]Walter S, Kaufman P. Service is Sovereign: Strategic Change and the Future of Library Services[EB/OL]. [2013-10-02].https://ideals.illinois.edu/bitstream/handle/2142/8769/LC08_Service_Strategic.pdf?sequence=4.

[10]Applegate R.The Library is for Studying: Student Preferences for Study Space[J]. The Journal of Academic Librarianship,2009,35(4):341-346.

[11]Bennett S.First Questions for Designing Higher Education Learning Spaces[J].The Journal of Academic of Librarianship,2007,33(1):14-26.

[12]Gayton J T. Academic Libraries: ''Social'' or ''Communal'' ?The Nature and Functions of Academic Libraries[J].The Journal of Academic of Librarianship, 2008,34 (1):60-66.

[13]Cox A. Students' Experience of University Space:An Exploratory Study[J].International Journal of Teaching and Learning in Higher Education,2011,23(2):197-207.

[14]Lin P, Chen K, Chang S. Before There was a Place Called Library:Library Space as an Invisible Factor Affecting Students' Learning[J].Libri,2010,60(4):339-351.