浅析文书档案管理存在的问题及对策

梁晓莹

摘 要：文书档案管理水平是衡量单位档案管理的重要标准。本文从文书档案管理的特点着手，对于文书档案管理存在的问题进行深入的分析，并提出了相应的解决对策，为提升文书档案管理水平作为参考。

关键字：文书档案；工作；单位

文书档案又称管理性档案，是政府机关、事业单位、企业单位、社会团体和其他社会组织在领导与行政管理活动中形成的具有保存价值文件的总称。文书档案管理工作水平直接决定着文书资料的完整和质量。目前，不管是政府机关还是企事业单位，文书档案管理工作还存在着不少问题，因此，对文书档案管理工作进行深入研究具有非常重要的现实意义。

1 文书档案管理的特点

文书档案管理主要在于对资料的保存和收集，对“历史”的记载，文书档案管理的对象主要是发生的事件、人事、书报、文件、物品存档、进程记载等，主要应用的是纸质载体进行记录，然后根据不同的类别进行分类存放在档案室中。此时的管理重点在借阅、收集、保存和编目编册等工作上，保证资料安全、完整非常重要，而在档案管理中记载历史的作用最大，让后人可以借鉴和引用历史资料。与文书档案有直接关系的就是文书工作，文书工作包括登记、收集、运转、催办、承办，以及收集、归档、整理和立卷文件等，这也是档案形成的全过程。文书工作是档案工作的基础和前提，文书部门把在单位活动当中形成的具有保存价值的文件资料通过整理、立卷，再由档案部门归档。文书档案的内容丰富，是对单位各方面的真实反映和记录，包括行政管理、党群管理、会计档案、科技档案、特种载体档案等。而文书档案的载体也多种多样，包括单位的各种合同、责任书、协议、录像、录音、照片和电子档案等。

2 文书档案管理中存在的问题

2.1 领导对文书档案管理工作的人数不足

因为文书档案管理是近些年才开始发展起来的，在我国的起步较晚，很多单位的领导对于文书档案管理工作的认识不够。档案部门一直都是机关的冷衙门，在很多领导的眼里，档案工作是一项简单、可有可无的工作，而且投入大，经济效益不显著。所以，一般领导对于档案部门的工作要求不高，档案部门的工作人员只需能够对文件及时的收集和归档即可，这对于文书档案工作人员的工作积极性有严重的打击。另外，领导和档案部门的负责人对于档案工作认识的不同也会影响到文书档案工作人员的工作质量。

2.2 文书和档案工作的衔接存在问题

在实际的工作当中，文书工作和档案管理既有其别又有联系，是分工不同但又有统一性的整体，正确处理好文书工作和档案管理才能做好文书档案管理工作。所以，必须要文书工作和档案管理相结合起来，建立一个一体化的管理体系，让文书工作和档案管理互相配合。同时，对于它们的衔接问题正确处理，才能实施科学、有效的管理。然而，现在这两个部门在衔接上存在很大问题，档案管理人员很少会考虑到文书工作人员，导致衔接过程中脱节，使单位的档案管理在处理方法和公文格式上不够规范、不够标准，从而使文书档案管理的质量有所降低。

2.3 员工的培训工作还需加强

因为文书档案工作在我国的起步较晚，重视程度不够，很多单位存在着档案管理工作人员没有经过档案专业培训的情况，而且也没有上岗证，对于档案的分类、归档和立卷等工作技能不够熟练，没有掌握文书档案管理的精髓，甚至连文书档案管理工作的基本要求都达不到，很难实现对文书档案管理的有效性。在有些单位还缺乏文书档案管理的专员，直接由文秘兼任，从而大大降低了文书档案工作的水准，致使文书档案的立卷不合规范、收集范围不明确等问题出现。而且，随着互联网的发展和进步，文书档案管理的信息化是未来的发展趋势，员工的专业技能需要适应时代的发展，然而员工的培养不够、专业能力不强已经严重滞后到了文书档案管理工作，很难适应现代化的发展要求，会对经济效益产生一定的影响。

2.4 各部门对档案工作的配合不够

各部门对于档案工作不是很配合，对于档案管理工作的水平的提高产生了很大的影响，单位文书的归档工作需要各个部门对重要的文件资料进行整理和收集，然而一些部门为了自己工作方面，不愿意把需要归档的文件资料交给档案管理人员进行统一的保管。而档案管理人员因为没有相关职能部门的配合与支持，收集档案工作受到阻碍，在多次催促未果的情况下，也只能不了了之，时间一长，一些非常重要的文件资料就有所散失，再对相关责任人进行追究也为时已晚。

3 提高文书档案管理水平的对策

3.1 争取领导对文书档案管理工作的支持和重视

领导对于文书档案工作的重视程度直接影响其发展，而且在很大的程度上，领导的态度决定着文书档案管理工作人员的积极性。所以，工作人员对于文书档案管理工作要认真落实，不断提高单位领导对文书档案管理工作的关心、理解、支持和重视，争取让档案工作纳入当单位全年的工作重点和总体工作规划中去，加大对于档案设备的资金投入，向规范化、信息化、现代化的方面迈进，由被动的提供档案工作资料变为主动参与领导决策需要，提升档案服务工作的前瞻性和主动性。让文书档案管理工作发挥应有的作用，有效提升单位文书档案管理工作的水平，为自身工作的开展和进行提供充分的保障。

3.2 做好文书工作和档案工作的规范衔接

在文书档案管理工作中，文件是档案的基础，文件的质量直接影响到档案的质量，没有高质量的文件就没有高质量的档案。所以，文书部分规划化是文书档案管理工作的基础和前提，这就要求相关人员做好文书工作和档案工作的规范衔接，做好文书资料的归档和立卷。另外，要努力实现文书档案工作的一体化管理，让档案管理能够在一个有序、规范的范围中进行，而且要加强文书人员对文书资料质量的重视程度，如纸张大小、文字格式、书写颜色、修改及批阅等，都要有一个严格的标准和程序，并且严格要求按照标准来执行，对于文件的收发要进行及时准确的记录和登记，发现文件缺失要及时查找，并对上级部门进行及时的汇报，保证文件资料的完整，从而有效提升文书档案管理的效率。

3.3 加强文书档案管理工作人员的培训

目前，我国的文书档案管理工作人员的水平参差不齐，队伍不稳定，严重影响到了文书档案管理工作的整体水平。文书档案管理工作不仅要求管理人员具备相应的知识基础，更有要广阔的知识面，所以对于他们的培训显得非常重要。对于国外成功的档案管理培训经验借鉴学习，定期开展档案专业知识的培训课程。随着科技的发展，文书档案管理模式也发生了巨大的改变，这就要求管理人员具备相应的计算机管理档案的能力，能够熟练应用办公软件进行电子资料和文件的制作、使用、维护，努力提升他们的业务水平和专业素质，从而建立出一支高质量的档案队伍。

3.4 加强各部门之间的协作，做好文书档案的收集工作

在文书档案当中，有很多利用价值高的档案来源于各部门。所以，与各部门之间加强协作，对于档案的质量和结构不断完善，是档案部门工作的重点。档案员需要经常到各部门走动，获取相关信息，加强与各部门的沟通协调，保证档案收集工作的顺利畅通，从而获取并收集有价值的信息资料，发挥档案部门的重要作用。

4 结语

文书档案管理工作直接关系到档案资料的完整，这就要求单位加强对文书管理工作的重视、强化文书档案管理水平、各部门加强协调与合作、增加管理人员的培训，确保文书档案管理工作的标准化、规范化，从而充分发挥文书档案的功能，为实现社会经济效益提供有效的保障。

参考文献

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[2]王从容.当前文书档案管理中的缺失与对策[J].华章，2011年24期.

[3]文归贤.文书档案管理中存在的问题与对策之我见[J].现代经济信息，2010年16期.