电子政务环境下政府档案管理模式的转变

摘 要：信息网络技术的应用和政府网络环境为政府推行电子政务提供了平台，同时也推动了政府档案资源体系的构建、服务功能的拓展。在建设档案信息化发展的过程中，作为政府档案管理者，要实现内在的创新服务管理模式的转变，才能适应和做好电子信息政务环境下的档案管理工作。

关键词：电子政务；政府档案；管理模式

在现代数字信息技术和政府网络环境下，政府电子政务应运而生，作为电子信息技术与行政管理工作的有机结合，政府电子办公文件超越了时间、空间及部门间的分隔限制，为政府各部门提供优质、全方位、规范而透明的管理和服务。我们看到，政府政务在借助网络信息技术构建快捷、便利的办公平台的同时，也在改变着政府各部门文件的输送传阅、文档管理等传统方式，现代的先进科技得以广泛地应用到各个部门的工作中。

现代信息数字技术的发展，在电子政务的实施和推动下，政府档案作为信息资源的组成部分，管理模式也遭遇了被创新，被转变。主要表现于以下几点。

1 服务手段的转变

随着政府部门电子政务与政府网络智能办公系统的应用，政府档案信息服务以网络和数据库为重点，档案信息服务方式由以档案信息资源为基础的有限、被动服务，转向网络资源为主的无限、主动服务；由以传统的静态、间接服务转向以提供现代参考咨询和开发编辑工作为主的动态、直接服务。 通过开展档案信息的提炼加工，把分散在档案资源中的无序信息整序、浓缩，通过网络条件，以多种服务方式开展主动、快捷、高层次和档案信息服务。

2 档案载体的转变

随着电子政务办公的广泛应用，网络技术、数码技术等现代高科技的发展以及新型材料的使用，丰富了档案载体形式，它打破了长期以来人类只能依赖文字进行记录的历史，现在，可以通过更直接、更具体、生动的图像和声音的方式展示事物，并以光盘、磁带、移动存储设备等磁性材料为载体记录存档，档案材料的收藏由单一到多元并存的转变，档案结构发生了改变。

3 档案主要工作流程中管理方式的转变

网络技术运用及电子政务办公的环境下，档案信息的收集方式，使政府各部门可以根据自己的工作情况，合理安排时间，将本部门要归档的文件通过网络传送到档案管理部门，也可以直接将数据信息录入到档案数据库中；另一方面，通过网络，政府档案管理人员可实行跟进式服务，形成初期，跟踪指导，或者在文档形成之后，可随时到各部门的专门数据文件夹中进行信息采集和核对工作，如此一来，大大缩短了文件资料转化作档案的时间周期[1]，收集工作做到了根据需要，确保了归档信息的完整性、准确性和快捷性，做到了有的放矢。

同样，政府档案资源载体向多元转变的另一结果，也引起了档案管理者对电子文件保管工作的措施研究，之前对库房单一的纸质档案管理，转变成对储备数字信息档案资源多种载体的保管。在看到信息服务环境下给予各种工作提供灵活方便的同时，安全隐患意识也必须时时在心，特别是在涉及的政府机密信息，管理员必须做到：一是注意网络信息安全措施的加强，日常业务中及时更新维护杀毒软件和防火墙，最大限度避免病毒攻击，严格审查不当的信息与杜绝保密的内容上网，从进口、传输、使用三方面采取安全保密措施等。二是加强档案数据安全管理，数据库服务器要采用主用和备用双主机，相互镜像备份，并使用光盘作为档案数据的备份，确保档案信息的齐全。

4 服务方式和服务面向的转变

现代信息网络的接入形式多样，为档案信息服务拓展了广阔空间，档案部门利用电子网络传输，不仅能方便、快捷地为用户提供服务，并能及时收集用户反馈的信息。政府在电子政务背景下，通过网络技术，利用不同的信息服务软件系统，可以对利用者的利用时间、区域及查询档案信息内容等进行统计，及时与用户沟通联系，适时调整档案利用服务，并对不同时期和部门所需的档案信息进行及时配给，满足政府各部门的档案信息利用需求[2]。

档案信息服务工作是社会发展到一定历史阶段而产生的社会现象，政府的档案利用服务在不脱离原有的基础上，要注意传统档案利用服务方式与现代网络档案信息服务的并举，做好在新技术向档案管理渗透的过程中，努力实现传统和现代两种服务方式的有机结合工作，使两者做到优势互补，扬长避短。

5 管理理念的转变

信息技术和电子政务背景下，促进了档案管理由传统的手工向自动化转变，由经验管理向科学管理转变。信息化、数字化是政府档案工作发展的必然趋势，政府档案工作者在着眼于现实的同时，还须从战略的高度自觉加强档案资源的存储、加工、传递和共享工作，并且在资源优势理念的作用下，充分发挥档案资源在管理、创新中的巨大潜能[3]，将档案变成“活”的资源，主动地进行档案信息的开发、咨询、利用工作。

6 结束语

档案是信息社会的宝贵资源，与电子政务信息数字化一样，档案资源信息化是21世纪档案事业发展的必然趋势，在全力推行电子政务办公的环境下，政府各部门的信息需求及检索方式等方面都有了新的变化，出现了新的特点。制定政府信息化建设发展规划，健全档案管理的标准与规范，构建技术先进、功能完善、安全可靠的信息化支撑平台，把档案信息化建设纳入规范化、模式化的轨道[4]，是当前政府档案工作拯待解决的一个任务。

参考文献

[1]朱红艳.网络环境下档案信息管理探析[J].黑龙江档案，2011（1）：37.

[2]金凡.网络环境下创新档案信息服务探讨[J].档案，2010（4）：47.

[3]胡小琳.论档案资源的社会共享[J].档案学通讯，2003（5）：23.

[4]谢鹏.档案信息化建设对策探寻[J].云南档案，2010（5）：42-43.

作者简介

李吉阳（1977-），女，黑龙江大庆人，大庆市红岗区信息产业中心科员，从事政府档案研究。endprint