怎样开出高效的会议

罗伦

怎样开出高效的会议

罗伦

东方IC供图

遭遇冗长而无成效的会议并非厄运，既然有人能霸占发言权、草率说出想法，那么就有人可以发挥他们的个人能力加以应对。

大多数会议变成了主持人的独角戏，得到的反馈只是顺从或是反对，所以，问题的关键是找到一个方法能够把“我”变成“我们”，最大化加强每个人的存在感，发掘集体智慧。

建立非防御性的开放氛围

一般来说，10位与会人员中有3位性格外向，善于垄断话语权；3位谨言慎行，尝试发表意见；另外4位则沉默不语。“每个人其实有很多话想说，但却说不出口，”管理研究学院创始人贝纳尔·玛丽·西盖说，“这直接导致他们的无能和拒绝参与，而真正原因就是缺乏一位能够给予每个人发言机会的明智领导。”1958年美国心理学家威尔·舒茨提出个人在集体中的3大需求：参与需求（感觉到自己的位置）、控制需求（感觉到自己有影响力）和开放需求（能够和他人建立亲密联系）。如果这些需求没有被满足，它们就会转变成恐惧；害怕不再属于集体、害怕自己的能力不被承认、害怕提出可能被集体批判的观点。所以，每个人都是依赖他人和会议进程使自己的观点变得有价值。

可以向非暴力沟通工作坊（CNV）借鉴一些经验：尊重发言顺序，不随意插话；敢于说“我”，而不是用“大家”和“你”来开头；不受任何批评和判断的影响，发表自己的意见；认真聆听别人的发言，不主观推断言外之意。这些建议能够帮助摆脱侵略性或防御性的态度，建立和谐热情的氛围。不过看起来简单，做起来可不容易。

个人在集体中有33大需求：参与需求（感觉到自己位置）、控制需求（感觉到自己有影响力）和开放需求（能够和他人建立亲密联系）。”

让每个人感到自己受欢迎

有时候，参与者会感觉事不关己，“因为他们不理解自己出席的意义，”弗洛朗斯说，“他们被叫去开会，没有被告知会议流程，因此无法根据各自的职能选择参与的时机。所以，没有人会真正地参与其中，这让每个人都很沮丧。”有时候，讨论的话题会混杂一气，“这其实是会议策略（大的方向）、操作（执行）、人际关系的紊乱，因为每个人利用时间和办事的风格都不同”，贝纳尔说，“所以看起来似乎会议有了进展，但是实际上什么结论都没有达成。”每个人都害怕冲突，领导层怕自己的管理能力因此受到质疑，员工怕自己被解雇，所以与会者总是讨论无关紧要的事，对棘手的实质问题避而不谈。先要从基础的做起：给每位与会者发邮件，阐明每个人必须到场的原因；然后制定会议流程，让每个人都清楚自己参与每一个环节的目的：通知同事消息？搜集想法？给予帮助还是做出决策？标明会议各个环节的目的能让参与者的工作更明确。然后应该召开“管理会议”，类似于打扫卫生，目的就是分清工作关系。咨询师发现80%的人际危机来自不发表意见。人际关系的问题表面上由同事间的争吵来体现，实际上真正的问题是组织的混乱。“管理会议”能够消除人际紧张，让每个人感到自己受欢迎。具体来说，就是每月将与会者召集一次，让他们谈谈自己遇到的阻碍，当然这也要遵守发言顺序。“听的人不能对发言的人说的话发表意见或展开讨论。”贝纳尔·玛丽·西盖说。一个人的勇气会感染其他人。慢慢地，心底的怨恨就会化为新的能量，共同找到解决方法，真正地去讨论问题还能让接下来的会议更加流畅。

作出高度生态的好决定

“管理层总是认为应该自己做决定，”弗洛朗斯·加可麦提说，“有时他们宁可不作决定也不愿意自己的决定受到别人的抨击。”而太多高层为找寻最佳解决方法而筋疲力尽，也不愿去找一个实际可行的方法，在操作中再来改进。有些团队是为作决定而决定，而不是等待问题成熟后再判断。

一个好的决定是“高度生态”的，也就是说对参与者有益，对公司有益，对其涉及的整体环境也有益。意识到这点能够改变决策者的视野。“与其决定孰是孰非，不如接受反对意见，增加自己看问题的角度”。实际操作：不贬低别人的发言（“我不同意”），而是在集体的意见上增加自己的看法。到了决策的时候，与其少数服从多数，不如达成一致意见。具体来说，让每位与会者发表对这个决定的看法。如果有意见，欢迎他们发表，然后集体共识就会慢慢达成了。

摘自《心理月刊》