谈基层单位城建档案的管理和利用

安红

秦皇岛市第一医院综合档案室，保管着全院从1956年至2014年形成的城建档案2222卷。长期的工作实践，使这些档案在该院的建设、管理和维护中发挥了巨大作用，取得了很好的经济效益和社会效益。

一、城建档案是做好规划和设计的基础和依据

基层单位建设的整体规划是对本单位各种要素、现状、基本特点和发展趋势的全面、综合、科学、长远的预测和构想，而建设规划方案的形成又离不开城建档案的依据和信息支撑。有了城建档案提供的可靠依据做基础，才能够在短时间内顺利完成规划、设计等各项工作。同时，城建档案也是建设、施工的前提依据。

例如，该院为解决百姓手术难、住院难问题。2006年，经过筹划，决定投资2.6亿元筹建一座外科病房楼，占地1950平方米，建筑面积36010平方米，地上22层，地下2层，总高92米，设置床位634张。

但该院地处市中心繁华地带，发展空间极其有限。在设计初期，设计人员考虑到只能在拆除医院原有的食堂、职工宿舍楼、地下防空洞（建于50年代，构造特殊，后又改建为地下旅馆）等建筑的基础上才能建设。而这几座建筑物与新建外科病房楼相临只有不足16米的距离，要挖掘到地下30多米的地基其难度是可以想象的。施工人员更是发愁，怎样施工，才能保证四周楼房不受影响，保证地下管线不被损坏，保证相关人员及施工人员的安全。

如何在这样狭小、复杂的环境中打好工程的基础，使之能够承受如此之高的建筑，且四周临近的楼房又不受影响是设计决策的关键。而这就要求必须有原始的建筑物档案，包括地上、地下的管网图、结构图等作为凭证和参考，否则就无法准确设计和施工。如不精心设计、精心施工，极易造成楼垮人伤的恶性事件，造成巨大的经济损失和不良的政治后果。同时，如施工中不慎使四周建筑物的地下管网受损，则会造成医院正在进行的医疗诊治及手术工作的瘫痪。如正在透析的病人（平均每天50人）一旦发生停电停水，将会造成重大群体性事故发生，导致病人生命濒危。再如正在手术的病人（平均每天60例台）下不了手术台，将会造成重大医疗责任事故。外加周围有老干部病房楼、行政楼、家属楼等楼群建筑，涉及到复杂交错的地下管网（电缆、上下水管道、暖气管道、医用氧气管道等），必须有上述城建档案资料作为依据，方可进行可行性论证、设计和施工。为此，院领导责成院档案室全体人员全力以赴，尽快收集、整理了全院的所有基本建设档案，并保证在第一时间为外科病房楼的设计、施工提供相关图纸及资料，使之成为规划、设计和施工的科学依据、参考和保障。

二、城建档案是做好建筑物建设、施工、管理和维护的保证和依据

随着城乡经济的飞速发展，建筑物的现代化建设进程也不断加快。一个建筑物不但有地上地下的建筑结构，更重要的是地下电缆、给排水、天然气、通讯网络、人防工程等各项工程管网密集如织。在这种情况下，要对整个建筑设施进行科学有效地施工、管理和维护，就必须有完整、准确、系统的城建档案为依据。而在面对自然灾害、工程事故和一些突发性事件中，城建档案所提供的保证和可靠依据，一直发挥着不可替代的重要作用。

2007年6月18日（正值周日），外科病房楼建设施工方因打桩、挖掘地基，不慎把地下的排水管挖断，致使老干部楼和病房楼断水，也使正在施工的地基大量积水。院档案室人员立即到岗，迅速将相关的外管网线图纸查找出来，提供给基建科。施工单位以此为依据，以最快的速度查清了管网的标高、走向和精确位置，及时接通了管线，保障了供水。同时，快速恢复了施工，既节省了时间，又保障了工期。

8月，施工方不慎又将地下电缆挖断，造成全院各处室用电全部中断。医院一方面启动双回路电路供电，先解燃眉之急；另一方面，院档案室立即查找出全部与新建楼相临的楼宇之间的地下电网分布图，经过仔细查找、核对、分析，找出了原因，并立即制订了修复方案并加以实施。以使在以后的施工过程中，不再发生类似情况，以保障施工的进度不受影响。

仅就这一个新建的外科病房楼而言，在历时四年半的规划设计、施工建设、安全管理、竣工验收等过程中，相关人员多次到院档案室查找、借阅室藏的城建档案资料，累计达258人次，利用档案6669张次，节省可计算的建设资金近500万元，使外科病房楼这一民生工程如期完工并投入使用。

而对这项工程的成功建设起到保障作用的，是该院档案室人员及时准确地为设计人员、施工单位提供了原始的基建档案图纸及相关资料，为工程的设计、施工提供了科学的依据和保障。为工程的建设节省了时间、人力、物力和财力，为该工程打造省内优质安全文明工程、荣获中国建筑工程“鲁班奖”立下了“汗马功劳”。在此，城建档案发挥了关键性、决定性的重要作用。

由此可见，城建档案对基层单位基础建设的作用是依据性的、保障性的。同时，在一些时候也是关键性的、决定性的。有了它，会使复杂的、困难的事情变得简单、容易；有了它，会使长时间久拖未决的事情变得短期内迎刃而解；有了它更会使工作变得高效、快捷。因此，做好城建档案工作不仅要认识到它的重要作用，还要注重到它的形成特点。从把握作用着眼，把握特点入手，注意平时对本单位城建档案的收集与整理。因为：

一是城建档案内容丰富，综合性强。从归档上看，有前期准备工作中形成的各种资料，如可行性研究、勘察设计报告；有在基本建设过程中形成的各种资料，如施工技术资料、监理工作资料；还有工程竣工后形成的各种验收资料及有关的照片、录像等等。二是连贯性强，归档周期长。建设工程从立项、规划、决策等先期准备工作开始，经过工程施工直到竣工验收，一般要经历一年甚至数年时间。在整个过程中，每个阶段形成的档案资料既类别明确又环环相扣，构成一个相对独立而又紧密联系的有机整体。三是涉及部门多，资料来源广。城建档案涉及规划、设计、电力、给排水、电信、消防、环保等多个部门，这些部门分属不同管理系统，需要紧密协调配合。

（作者单位：秦皇岛市第一医院）endprint