浅谈Excel在财务会计中的几点应用技巧

史可

【文章摘要】

本文就财务人员在日常工作中，如何熟练掌握Excel的功能，提出几点应用技巧，以求提高工作效率，提升工作质量。

【关键词】

Excel；财务工作；应用

Excel在财务会计中主要运用的是基础功能，如数据录入、公式填充、条件格式、查找替换、有效数据、数据的自动筛选、分类汇总、合并计算以及简单的数据透视表及图表功能，能提供多种决策、管理以及分析职能，Excel表现出强大的优势，可以准确、方便地处理会计工作。Excel的操作虽然简单，但不懂Excel应用技巧，给工作带来不必要的麻烦，因此这就是为什么同做一样的事，效率却不一样的原因。下面就Excel提供的工具，在解决日常财务工作的具体问题上做一些实践和探讨，与大家共磋。

1 巧用Excel表真正实现四舍五入的问题

在我们日常的财务计算中常常遇到四舍五入的问题。虽然，Excel的单元格格式中允许定义小数位数，但是在实际操作中发现，其实数字本身并没有真正实现四舍五入。如果采用这种四舍五入的方法，在财务运算中常常会出现误差，而这是财务运算所不允许的。

如图1，A1：A5是原始数据，B1：B5是通过设置单元格格式，对其保留两位小数的结果。C1：C5是把A1：A5的原始数据先四舍五入后，再输入的数据。而A6、B6、C6是分别对上述三列数据“求和”的结果。我们先看B列和C列，同样的数据，求和后居然得出了不同的结果。再观察A列和B列，不难发现这两列的结果是一致的，也就是说B列并没有真正实现四舍五入，只是把小数位数隐藏了。

那么，是否有简单可行的方法来进行真正的四舍五入呢？其实，Excel已经提供这方面的函数了，这就是ROUND函数，它可以返回某个数字按指定位数四舍五入后的数字。在Excel提供的“数学与三角函数”中提供了函数：ROUND（number，num_digits），它的功能就是根据指定的位数将数字四舍五入（如图2）

这个函数有两个参数，分别是number和num_digits，其中number就是将要进行四舍五入的数字，num_digits则是希望得到数字的小数点后的位数。

我们还是以图1中A1列数据为例，具体操作如下：在单元格E2中输入“=ROUND（A1，2）”（如图3），即对A1单元格的数据进行四舍五入后保留两位小数的操作。回车之后，便会得到0.12这个结果。然后，选中E1这个单元格，拖动右下角的填充柄按钮至E5，在E6单元格对E1：E5求和便得到如图3所示的结果。这下和C6单元格的结果一致了，说明真正实现了四舍五入。

2 巧用Excel制作多斜线表头的问题

在Word中制作下表中的多斜线表头比较容易做到，但在Excel表中制作这个表格就比较麻烦（图4）。

那么，怎样才能在Excel中简便制作这种表格呢？

1、打开Excel工作簿，将需要画斜线的单元格选中、合并；

2、按照自己的设计进行手工画线。方法是：单击菜单栏上的“视图”按钮，再单击“工具栏→绘图”将“自选图形”功能调出来（显示在屏幕下方），然后选中自选图形中的“＼”，按照自己的设计开始手工划线（选中一次可以画一条斜线），不满意时可以左键单击选中然后再按下“Delete”键删除；

3、往表头里填写文字的方法：

1）右键单击斜线单元格，在弹出的对话框里选择：设置单元格格式→对齐（“水平对齐”选“靠左”，“垂直对齐”选“居中”）→确定。

2）输入文字：左键双击画完斜线的单元格，再输入文字，输入文字的顺序是先在斜线单元格里输入项目、再输入栏次、姓名、时间，每组文字之间用空格表示，输入完文字后将光标依次放在“栏次”、“姓名”前面按下Alt键+回车键（这时可以发现“项目”、“栏次”依次上升到斜線单元格中的上面），再将光标分别放在“项目”、“栏次”、“姓名”、“时间”前边，用空格键将文字调整到合适位置即可。

3 巧用Excel计算固定资产折旧的问题

利用Excel的折旧计算函数，首先在Excel工作表中建立固定资产折旧计算模型。在一张空白的Excel工作表中，将其重命名为固定资产折旧计算模型，具体格式如下图5所示：

输入公式在每种折旧计算方法下的单元格中输入折旧计算函数的公式，如在B7、C7和D7单元格内分别输入的每种折旧计算方法的函数公式如下：B7=IF （$B$3-A7<0，0，IF（$B$3-A7=0，$B$2-SUM（$B6：B$7）-$B$4，IF（$B$3-A7>=2，DDB（$B$2，$B$4，$B$3，A7，2），（$B$2-SUM（$B6：B$7）-$B$4）/2）））C7=IF（$B$3 B$2，$B$4，$B$3））D7=IF（$B$3

在这里，用条件函数来控制折旧年限是否超出固定资产的使用年限。然后我们利用填充柄功能（选中需要复制的公式单元格，将鼠标放置在该单元格的右下角，指针形状变为黑的细“十”字状时，往下拖动到需要填充公式的单元格中）将公式复制到每列的其他单元格中。在B5、C5和D5单元格内利用求和公式求出每种折旧计提方法的折旧合计数，具体如下： B5=SUM（B7：B60） C5=SUM（C7：C60） D5=SUM（D7：D60）

输入固定资产折旧计算的相关资料数据输入相应的公式后，会计人员或审计人员就可根据企业每项固定资产的原值、净残值、使用年限等相应资料输入到固定资产折旧计算模型中的相应位置，模型就会自动计算出每种方法下的各年折旧额了。例如，某企业有一项固定资产，原值为￥600 000元，净残值为￥1 000元，使用年限为5年，则会计人员可将有关数据输入到相应的单元格中，则模型就会自动计算出各年的折旧额，具体如下图6所示：

4 巧用Excel解决工资会计核算的问题

1、首先在一个Excel工资簿中制作两张工资报表，一个是工资清单表，一个是工资条表。

2、在工资清单表A1：R1区输入工资项目：职工代码、职工名称、部门代码、部门名称、类别代码、类别名称、基本工资、奖金、书报费、洗理费、应发工资、应税工资、所得税、房租水电、养老金、失业金、医保金、实发工资。

3、从Excel工作表的第2行起可以输入各项目的工资数据。首先输入各职工的职工代码、职工名称、部门代码、部门名称、类别代码、类别名称、基本工资、奖金、书报费、洗理费、房租水电、养老金、失业金、医保金这些必须输入的项目，其它项目可以通过设置公式自动计算出来。下面说明如何设置这些公式并进行自动计算的。

（1）职工代码：设第一的职工的代码为0001，然后利用向下填充的功能形成其它职工代码，其他项目的名称和代码照此类推。

（2）应发工资：此项目为基本工资+奖金+书报费+洗理费。第一个职工此项目的计算公式为=G2+H2+I2+J2，然后利用向下填充的功能形成其它职工此项目的数据（G2、H2、I2、J2分别为基本工资、奖金、书报费、洗理费）。

（3）应税工资：此项目为应发工资-养老金-失业金-医保金等，专门用于核算工资所得税而设置的项目，第一个职工此项目的计算公式为=K2-O2-P2-Q2，然后利用向下填充的功能形成其它职工此项目的数据（K2、O2、P2、Q2分别为应发工资、养老金、失业金、医保金）。

（4）所得税：所得税是根据应税工资计算而得的，另外按现行个税法规定计税时应扣除3500元的费用数。假设所得税税率如下表所示：

则第一个职工的所得税公式为：

=IF（AND（L2>0，L2<=3500），0，IF（AND（L2>3500，L2<=5000），ROUND（（L2-3500）*0.03，2），IF（AND（L2>5000，L2<=8000），ROUND（（L2-3500）*0.1-105，2），IF（AND（L2>8000，L2<=12500），ROUND（（L2-3500）*0.20-555，2），IF（AND（L2>12500，L2<=38500），ROUND（（L2-3500）*0.25-1005，2），IF（AND（L2>38500，L2<=58500），ROUND（（L2-3500）*0.30-2755，2），IF（AND（L2>58500，L2<=83500），ROUND（（L2-3500）*0.35-5505，2），""））））））），然后利用向下填充的功能形成其它職工此项目的数据（L2为应税工资）。

（5）实发工资：此项目=应发工资-所得税-房租水电-养老金-失业金-医保金，用公式表示即为：= K2-M2-N2-O2-P2-Q2，然后利用向下填充的功能形成其它职工此项目的数据。

4、工资数据全部形成后，利用Excel的数据/分类汇总或数据/数据透视表功能，形成各种分类汇总数据，进行各种条件查询。

5、用Excel打印工资条

职工工资构成非常复杂，往往超过10项，因此每月发工资时要向职工提供一包含工资各构成部分的项目名称和具体数值的工资条。打印工资条时要求在每个职工的工资条间有一空行便于彼此裁开。本模板就是用EXCEL函数根据工资清单生成一便于分割含有工资细目的工资条表格。

本工资簿包含两张工资表。

第1张工资表就是工资清单，称为"清单"。它第一行为标题行包括职工姓名、各工资细目。

第2张工作表就是供打印的表，称为"工资条"。它应设置为每三行一组，每组第一行为标题，第二为姓名和各项工资数据，第三行为空白行。就是说整张表被3除余1的行为标题行，被3除余2的行为包括职工姓名、各项工资数据的行，能被3整除的行为为空行。

在某一单元格输入套用函数"=MOD（ROW（），3）"，它的值就是该单元格所在行被3除的余数。因此用此函数能判别该行是标题行、数据行还是空行。

在A1单元格输入公式"=IF（MOD（ROW（），3）=0，""，IF（MOD（ROW（），3）=1，清单！A$1，"value-if-false"））"并往下填充，从A1单元格开始在A列各单元格的值分别为清单A1单元格的值即姓名、value-if-false、空白，姓名、value-if-false、空白，……。其中value-if-false表示MOD（ROW（），3）既不等于0又不等于1时，即它等于2时应取的值。它可用如下函数来赋值："INDEX（清单！$A：$R，INT（（ROW（）+4）/3），COLUMN（））"。INDEX（）为一查找函数它的格式为：INDEX（reference，row-num，col-num），其中reference为查找的区域，本例中为清单表中的A到R列，即函数中的"清单！$A：$R"，row-num为被查找区域中的行序数即函数中的INT（（ROW（）+4）/3），col-num为被查找区域中的列序数即函数中的COLUMN（）。第2、5、8…….行的行号代入INT（（ROW（）+4）/3）正好是2、3、4……，COLUMN（）在A列为1。因此公式"=INDEX（清单！$A：$R，INT（（ROW（）+4）/3），COLUMN（））"输入A列后，A2、A5、A8……单元格的值正好是清单A2、A3、A4……，单元格的值。这样，表的完整的公式应为"=IF（MOD（ROW（），3）=0，""，IF（MOD（ROW（），3）=1，清单！A$1，INDEX（清单！$A：$R，INT（（ROW（）+4）/3），COLUMN（））））"。把此公式输入A1单元格，然后向下向右填充得到了完整的工资条表。

为了表格的美观还应对格式进行设置，一般习惯包括标题、姓名等文字在单元格中要取中，数字要右置，数字小数点位数也应一致，还有根据个人的爱好设置边框。本表格只需对一至三行的单元格进行设置，然后通过选择性格式设置完成全表的设置。

本工作簿的特点是1、不对清单表进行操作保持清单工作表的完整，2、全工作表只有一个公式，通过填充得到全表，十分方便。

5 巧用Excel让不同类型数据用不同颜色显示的问题

在工资表中，如果想让大于等于3500元的工资总额以“红色”显示，大于等于2000元的工资总额以“蓝色”显示，低于1000元的工资总额以“棕色”显示，其它以“黑色”显示，我们可以这样设置。

1.打开“工资表”工作簿，选中“工资总额”所在列，执行“格式→条件格式”命令，打開“条件格式”对话框。单击第二个方框右侧的下拉按钮，选中“大于或等于”选项，在后面的方框中输入数值“3500”。单击“格式”按钮，打开“单元格格式”对话框，将“字体”的“颜色”设置为“红色”。

2.按“添加”按钮，并仿照上面的操作设置好其它条件（大于等于2000，字体设置为“蓝色”；小于1000，字体设置为“棕色”）。

3.设置完成后，按下“确定”按钮。看看工资表吧，工资总额的数据是不是按你的要求以不同颜色显示出来了。

6 巧用Excel的语音功能自动完成会计数据校对的问题

工资表或者其他有关财务数据表做完后还要对数据进行校对，但是这么多数据怎样才能又快又不出差错地进行校对呢？其实可以用一下Excel自带的“文本到语音”功能，让软件通过发声自动给你报账。打开Excel，点击“工具→语音→显示文本到语音工具栏”，由于这个功能在安装Excel的时候不是默认安装的，所以在第一次使用时有时会提示插入Office 安装光盘来安装这个功能。安装完成后打开“文本到语音”工具栏，先在数据文件中用鼠标选择要朗读的第一个数据，接着根据数据的排列情况来选择是“按行”还是“按列”来进行朗读，设置完成后点击工具栏最左面的“朗读单元格”按钮就可以了。在朗读的时候被朗读到的单元格会以选中状态显示，而且还可以流利地朗读中文，英文是一个字母一个字母朗读的，这样就可以校对英文单词的拼写是否正确（图7）。

该功能还可以一边输入数据一边来进行语音校对，只要点击一下工具栏最右面的 “按回车开始朗读” 按钮，使其为选中状态，这样在完成一个单元格的输入后按回车，Excel就会自动来朗读这个单元格中的内容。

一般朗读默认的是男声的，如果你听腻了，可以通过系统里的设置把男声改为女声，打开控制面板中的“语音”项，在里面的“语音选择”来选择一下语音，然后点击下面的“预览声音”就可以听效果了，而且还可以设置语音的朗读速度，完成后点击“确定”按钮就可以了（图8）。 语音校对模式可以加快数据的处理速度，省时又省力。

总之，Excel的熟练运用，将给财务人员带来极大的方便，Excel使用技术的提升，可以提高财会人员的业务能力，掌握Excel的一些高级使用技巧，可以成倍地减轻劳动强度，轻松地提高工作效率和提升工作质量。

【参考文献】

[1]曹玉敏.条件函数在Excel财务管理中的应用[J].才智，2009（24）

[2]孙自保.赵德军.中小企业利用excel解决管理会计问题的运用[J].盘算机时代2001（1）

[3]Excel妙用语音较对功能实现数据核对http：//soft.yesky.com/office/14/11202014.shtml

[4]Excel也会“作假”—真正的实现四舍五入http：//jingyan.baidu.com/article/2a1383286d9bc2074a134f05.html

[5]excel中如何设置不同类型的数据显示不同的颜色http：//wenku.baidu.com/link？url=GukUN1lB2QPiS_Zs7f2_ozzPnD3PxP7wH6XDBYkLdRq8EIc3obcSkX8_UYUL3WA2f6S3qBTwTy2pSGVeqYOv7TiJBpgiYxx2knbAMnnzpe_