电子商务档案管理存在的问题及对策研究

孟秋梅

【文章摘要】

随着全球化进程的加快和互联网技术的飞速发展，电子商务得到了飞速发展，同时在电子商务活动的过程中也形成了大量的电子档案。与纸质档案相比，电子档案有其自身的特点。本文即在分析电子商务商务档案管理存在问题的基础上，提出相应的解决对策。

【关键词】

电子商务；档案管理；问题；对策

0 引言

电子商务是在开放的互联网环境中进行的商务活动，即通过现代电子信息互联网技术，实现各种商务业务活动的电子化。随着电子商务的飞速发展，很多传统商务活动中的类似纸质合同等手续，都将被电子文本取代，这就给传统的档案管理带来了极大的挑战。

商务交易过程主要分为准备阶段、谈判和合同签署阶段、履行交易和交易索赔四个阶段。这四个阶段都会产生大量的档案文件，其中绝大部分电子文件将转化为电子档案。在现代网络环境下，企业档案管理人员的关注点不仅是企业内部网络，还要扩展到本地区、国内甚至国际范围。基于此，企业档案管理人员不仅要做好企业内部档案的收集和保管，还要了解企业对相关档案信息的需求，改变工作方式，结合现代电子商务营销模式进行企业电子商务档案的管理，这就给企业档案管理人员提出了新的课题和挑战。

1 电子商务档案管理存在的问题

不同于传统的纸质档案，电子商务档案具有以下几个特点：由于电子商务档案是借助于现代电子信息技术，其必须通过计算机才能读取。并且只要配备了计算机等办公设备，电子商务档案的处理和传递非常快捷，并且可以借助网络环境实现信息共享。同时，对于电子商务档案的保存环境和条件来说，其对温度、湿度以及防磁性都有很高要求，但对保存场地的面积没有太高的要求。

目前，电子商务档案管理主要存在的问题主要有以下几方面：

（1）与传统的纸质文档相比，电子商务文档的管理相对复杂，加大了档案管理人员的工作难度。一是由于很多电子档案管理人员的观念落后，思想守旧，接受新事物速度较慢，没有意识到电子商务档案的重要性，还是认为纸质文档才是主要的归档管理对象。二是心存顾虑，担心加重自己的工作负担，从思想上没有主动的去注意电子商务文档的管理。三是目前仍有部门档案管理人员没有熟练掌握计算机操作，不会正常使用计算机，这就影响到电子商务档案的管理，无法解决电子商务档案管理中遇到的问题。

（2）对原始档案属性的影响。档案管理的基本要求就是保证它的原始记录性，主要表现在档案的内容和形式两个方面。正是因为档案具有原始记录性这个基本属性，才使得档案具有法律凭证小勇。但在电子商务活动中形成的档案，不仅档案内容容易被改动，而且其形式也可能发生变化，所以很难正确认定其原始性。主要原因如下：

电子商务档案容易被改动，并且不会留下痕迹，这是与纸质档案相区别的地方。随着现代电子信息技术的飞速发展，电子商务档案依存的环境也在不断变化，只有通过调整电子文件才能适应不断变化的环境，这就导致电子档案很难一直保持其原始记录性。电子商务档案可以根据需要，采取不同的方式进行输出。人们可以采用不同的字体、字号输出电子文件，这样也就失去了其最原始和最真实的字迹。目前，电子签章技术尚未完全普及，在电子商务档案文件上签章依然难度较大，所以很难用签章去鉴别电子商务文档的真假。

电子商务文档的这些特点，使得我们无法用纸质文档的标准和方法去判断它的原始记录性，必须为其建立新的原始性概念。

（3）对档案学理论的影响。电子商务文档出现，也增加了档案学理论研究的内容。传统档案学的研究对象主要是如何管理纸质文档。电子商务文档的出现，不仅会补充和完善原先的档案学研究内容，也会补充和完善档案管理的原则和方法。原先档案管理的相关理论和管理方式都将会被重新审计，将会出现许多与电子商务档案管理相关的研究课题。比如：如何保证电子商务档案的原始记录性、如何维护电子商务档案的来源原则、如何防止计算机病毒的侵入、如何利用网络信息安全技术保护电子商务档案以及如何对电子商务档案进行归集和整理等，这些都是档案学理论面对的新的课题。

2 电子商务档案管理应采取的对策

2.1采取有效手段，保证电子商务档案的原始记录性

目前，保证电子商务档案原始记录性主要的技术手段有：信息加密技术、签章认定技术、信息识别、身份认证、网络防火墙等等。当然，仅仅依靠企业档案管理人员利用这些技术手段是无法保证电子商务档案的原始记录性的，还必须依赖企业信息技术人员的支持和配合。与此同时，还应尽快建立和完善电子商务档案相关的管理制度，并将电子商务档案管理纳入到企业的办公自动化和信息管理系统，确电子商务档案的及时归档和管理。因为在电子商务文件处理、形成、归档、保管以及利用的各个环节，其信息随时都可能会被修改或者丢失，及时采取了先进的计算机网络保护技术和手段，也必须有完善的电子商务档案管理制度配合。实践证明，只有建立并严格执行科学的电子商务档案管理制度，才能从根本上保证企业电子商务档案的原始记录性。。

2.2提高企业的档案管理人员的业务水平和专业素质

电子商务的飞速发展，产生了大量的电子商务文件，这就要求企业的档案管理必须进行变革，以适应电子商务档案管理工作的要求。企业档案管理人员必须努力提高自己的業务水平和专业素质，学习电子商务档案管理知识，熟练掌握计算机日常操作，这样才能满足电子商务档案管理工作的要求。因此，企业的档案管理部门应当通过各种途径，更新企业档案管理人员的知识体系和知识结构，培养现代企业档案管理人才，以适应现代电子信息时代电子商务档案管理发展的趋势。

2.3建立科学、合理的档案管理体制

一个文件是否生效，其主要标志就是是否具有有效的签章。目前，具有法律凭证效用的文件，都是以纸介形式保存的。因此，企业应将重要的电子商务文档备份存档，这其中的原因在于电子文件容易修改，并且不稳定性。因此，将电子商务文档备份是保证其原始记录真实性的一种有效手段。目前，主要采取的方式是在电子文件转化为档案后，归档保存两套内容相同、载体不同的档案，把纸质文档与电子文档同时归档。档案管理人员在实践操作中，可以在纸质档案的卷内目录备注项标明相应的电子商务档案的编码及存放地址，同时在电子商务档案目录的备注项中注明相应的纸质文件的档号及存放地址。

3 结束语

进入21世纪，随着现代电子信息互联网技术的飞速发展，整个社会已经进入了网络经济时代。在网络环境下，出现了一种新的、以互联网为依托的现代商务交易形式—电子商务。这就要求我们必须改变传统的档案管理思想和观念，与时俱进，改革传统的档案管理模式和方式方法，使档案管理工作迎合现代社会经济发展的需要。

【参考文献】

[1]孟浩.浅谈档案管理信息系统[J].内蒙古煤炭经济.2010（1）：131-133.

[2]李清华.浅析档案现代化管理的问题与对策[J].赤峰学院学报（自然科学版）.2010（6）：178-179

[3]毛桂英，范瑞霞.电子信息技术与企业档案管理[J].矿业工程.2007（6）：66-67