基于人才服务机构人事代理平台的小微企业人事档案管理探究

胡峰+卢晓洁

小微企业是小型企业和微型企业的简称，是一种经营规模相对较小、雇员人数相对较少、产权和经营权相对集中、产品和服务相对单一的企业组织。小微企业的发展离不开优秀的管理人才和技术创新人才，因此，人力资源管理成为小微企业发展的关键，而人事档案作为人力资源管理工作中的一项重要内容，为企业人力资源管理提供关键信息。企业可以通过对人事档案的管理，对人力资源管理工作产生极大的促进作用，从而提高企业竞争力。

一、当前小微企业人事档案管理存在的问题

（一）企业对员工人事档案管理意识淡薄

由于小微企业管理者对社会人才人事档案管理认识不深甚至毫无意识，导致许多企业用工时根本不关心受聘人员的人事档案。他们在日常人力资源管理工作中，基本忽略员工的人事档案管理工作，不愿对员工人事档案管理进行过多的成本投入；引进人才时，只重视人才的接纳，而忽视人事档案的管理，造成有人无档和无人有档。据统计，广西基本单位名录库管理的小微企业法人单位共有12.4 万家，而统一委托广西人才服务办公室办理单位代理的小微企业只有497 家，占比0.4%。这一数据说明极少有小微企业对员工人事档案有管理意识。

（二）企业人事档案管理制度不完善

小微企业经营规模小、雇员较少，虽然有些企业在人才服务机构办理了单位人事代理，但是，日常也很少进行主动维护，缺乏统一、有效的人事档案管理。据专项统计，在广西人才服务办公室管理的987家10人以下代理单位中，只有 156 家代理单位每年定期统一补充完善员工的人事档案，其余单位员工的档案补充材料均由个人自行前往提交。

（三）人事档案材料管理分散、不完整

小微企业管理人事档案时随意性较大，没有对员工的人事档案材料进行系统的收集归档。在企业就职的员工中，多数员工缺乏档案管理意识，不知道什么是涉及自身档案的材料，不注重个人人事档案材料收集归档，对于应归档的材料随意丢弃，因此，在小微企业的人事档案管理中出现了人为的“断档”现象。

（四）违规管理、自行建库

经调查，有些小微企业由于缺乏对我国人事档案管理制度的了解，自行在本单位为员工建立了新的“人事档案”。有的单位只是在本单位的人事信息管理系统中把员工的工作档案建立起来；有的则创建自己的员工档案库房，自己设立本企业的员工档案管理条例，把员工在工作期间的个人材料归类保存；还有些企业虽然已经在人才服务机构办理单位人事代理，但仍自行为员工建立另外的“工作档案”，导致在人事档案之外形成了“第二人事档案”。企业自行保管员工的档案材料，存在存档不完整、管理不系统、分类不准确等问题，并且在材料收集、整理、转递、利用等环节上随意性很大。员工一旦离开企业，这些人事档案材料就变成“死档”。

二、人才服务机构人事代理平台在小微企业人事档案管理中的优势

首先，小微企业较分散，企业规模小，通常没有足够的人力对员工人事档案材料进行收集、整理、保存。人才服务机构通过为小微企业提供人事代理服务，帮助小微企业收集、整理代理人员在企业工作期间产生的各类业绩、奖惩材料，为企业员工建立业绩档案，协助企业有效管理员工的工作行为，提高人事管理效率，让人事工作者专注于选人用人、绩效考核、薪酬确定等人事管理的核心职能工作。

其次，小微企业经营比较注重资本的快速回收，往往忽略了对人才的有效激励和计划性培养。人才服务机构除了统一管理小微企业员工人事档案及人事关系外，还为其提供专业技术职务资格申办、职业资格考试咨询等服务，帮助企业优化人才结构，稳定人才队伍，减少人才流动。

再者，小微企业很难获知一些有关人事管理的政策信息。人才服务机构管理企业员工人事档案，通过人事代理服务平台，向企业及时传达有关人事权益政策、劳动法规等各方面信息，明晰相关政策误区，及时解决企业管理者在工作中遇到的疑问，帮助企业有效地引进人才，留住人才。

三、基于人才服务机构人事代理平台的小微企业人事档案管理的方法

（一）人才服务机构提高人事档案管理效能

1.加大宣传力度，强化公众认识。要提高社会大众对人事档案的认识，必须通过各种措施促进人事档案管理工作深入开展，将人事档案的意义作用、相关管理政策法规、制度、经验成果等内容向社会进行推介。首先，采取灵活多样的形式，有计划、分层次、分阶段地进行宣传。通过各种媒体手段，加大对人事档案及其收集归档的范围、作用的宣传，使全社会关注人事档案管理工作，形成社会档案意识。其次，充分利用人才服务机构活动形式多样、涉及范围广这一有利的平台，借以人才交流大会等大型活动对人事档案管理的工作进行大力宣传，在人才服务机构内部设立咨询台、广告版等进行长期宣传。第三，深入企业及高校开展宣讲活动，宣传人事权益政策及人事档案的重要性，提高社会对人事档案的认识。第四，针对企业的不同需求，推动人事档案管理工作，把服务对象拓展到各行各业，拓宽到社会一切有需求的人群中。

2.加强培训，提高企业管理水平。人才服务机构作为履行政府行政职能的部门，针对已经委托代理员工人事档案的小微企业开展一些有利于人事档案管理工作的专业知识培训活动和专业交流活动。一方面，通过培训向小微企业普及人事权益相关政策知识，给予人事方面的工作建议及政策支持；另一方面，为企业提供专项业务交流平台，以便提高企业对员工人事档案的管理水平，做到为企业排忧解难。

3.加大管理力度及支持。在日常工作中，人才服务机构应加强对小微企业员工的人事档案管理，多关注小微企业的需求，通过各种途径将人事权益政策转达到位，帮助小微企业及时完善员工人事档案，提高人事档案利用率，为企业提供专业、完善、有效的人才服务，充分发挥人才服务社会的积极作用。

（二）小微企业建立独具特色的人事档案管理机制

1.主动进行人事档案管理外包。小微企业基本属于非公单位，按规定是没有人事档案管理权限的。在企业成立初期，应把员工人事档案管理视为人力资源管理中的一项重要工作开展，委托人才服务机构进行人事代理，统一管理员工人事档案及人事关系。

2.加强人事档案材料收集。小微企业在日常工作中，要注意收集、鉴别、整理员工有关业绩、能力、思想品德等方面可存入人事档案的材料。应依照一定的原则及规定，在材料归档前进行严格的甄别和价值鉴定，根据其真伪和价值进行取舍，将具有保存价值的材料归档，确保人事档案材料的真实、准确、完整。

3.完善制度，明确责任人及工作内容。小微企业应明确专人负责， 加强企业人事档案管理，提高管理者对档案管理工作重要性的认识，不断提高工作人员业务水平和工作能力，把人事档案管理工作作为企业管理中的一项重要基础性工作，规范管理。

参考文献：

[1]莫可扬. 当前广西“小微”企业发展面临的问题与思考[J]. 广西经济，2012，01：41-43.

[2]张丽娟. 电力企业人事档案的管理[J]. 陕西档案，2012，05：43.

（作者单位：胡峰，广西大学商学院；卢晓洁，中国广西人才市场）