袁斯萍
摘要:项目管理,从资金角度来讲,就是一个从投入资金开始到收回更多资金为结束的过程,资金的流转形成了一个闭环,项目才算结束了。在项目实施过程中,资金投入使用是企业自身可控的,而根据合同付款条款的规定,客户需在项目实施的几个规定阶段,支付一定比例的款项,收取这些款项的工作与客户相关,具有不可控性,需要项目组派专人负责。这里要收取的资金就是项目管理工作中的应收账款,通过论述应收账款在项目群管理工作中的重要性,从而提出催收账款的对策。
关键词:项目管理;应收账款;对策
中图分类号:F23文献标识码:A文章编号:16723198(2014)08012101
1应收账款的定义
应收账款是指企业在正常的经营过程中因销售商品、产品、提供劳务等业务,应向购买单位收取的款项,包括应由购买单位或接受劳务单位负担的税金、代购买方垫付的各种运杂费等,是企业在销售过程中被购买单位所占用的资金。现今,凡“事”都是项目,凡“管理”都是项目管理,所以企业的各项生产经营活动都可称为项目管理。对企业而言的应收账款,也是企业项目群中各项目的应收账款。
2应收账款对项目群管理的影响
(1)占用项目群资金,影响各项目的现金流。企业给一个项目群小组的资金是有预算的,金额一定,应收账款的存在表明已实现的销售并未产生相应的资金流入,而另一方面项目群小组却可能要支付其相关采购成本及其他项目成本,如果不能做到资金的及时回笼,会使大量流动资金沉淀在非生产环节,造成资金使用效率低,增加项目群小组资金调度的难度,影响小组内其他项目的正常实施。
(2)加速项目群小组,扩展各项目现金流出。从应收账款的会计处理上也可以看出,赊销所确定的收入当时并未真正使项目组现金流入增加,反而使项目组不得不运用有限的流动资金来垫付各种税金和费用,加速了项目组的现金流出。在项目组应收账款额很大的情况下,会给项目组资金周转增加负担。
(3)增加项目管理费。应收账款的存在不仅仅是资金周转的困难,而且会造成很大的资金方面的内耗,比如一个公司或者银行企业需要收费对于一些小额的账目就需要专人这就造成了人员资源浪费,对于数额较大的应收账款还需要成立相应收账小组,更扩大了财力和人力上面的消耗,收款专员差旅费、补贴都势增加了费用支出,当应收账款造成双方对簿公堂的时候更大程度上消耗公司或者企业的大量的人力物力财力,实际上就间接影响了公司或者企业的发展对企业的一个长期发展造成很大阻碍。
(4)应收账款管理的坏账风险对项目赢利状况的影响。逾期应收账款对项目组的危害直接体现在坏账风险上,据统计逾期应收账款在一年以上的其追账的成功率在50%以下,二年以上的债权成功率就更低了。有的项目因为项目群小组在某一项目上收入回笼不畅而无法为其他项目购买生产用料,导致其他项目严重超期,引起客户不满,信誉度降低,直接影响未来合作。
3项目群管理中应收账款管理办法
(1)提高认识,坚定控制不良应收账款的决心。良性的资产循环是一个企业生存与发展的基本条件,因资产变现困难形成大量不能按期偿还的应收账款,已逐渐成为企业破产最常见的原因。不良应收账款不仅能导致财务状况的恶化,而且会危及企业的生产与发展,企业的存在都有问题,项目更是做不好了。鉴于这种情况,项目群组成员要提高对应收账款管理的科学认识和重视程度,坚决把不良应收账款控制到最低水平。
(2)完善制度,建立控制不良应收账款的体系。一般采用以下三方面的制度管理:一是要建立客户信用评价制度,即具备什么样条件的公司才能达到可以垫资的信用标准和条件。二是要建立合同管理完善制度,对于客户付款方式、付款期限、违约责任等作出明确的规定,增强法律意识。三是要建立应收账款分析制度,分析应收账款的现状和发展趋势及制度的执行情况,及时采取措施,进行控制。
(3)实施控制,加强控制不良应收账款的产生。控制应收账款,应当控制好以下两个阶段。一是报价竞标项目,收到询价要求后,要对潜在客户的信用度、资金实力、财务状况等多方面进行认真的调查研究,并分析其宏观经济政策,出具可行性研究报告,得出是否参与竞标的结论。二是履约过程项目,根据合同付款条款,客户应在项目的几个重要阶段分别支付一定比例款项,这几个阶段收款要有计划和措施,对于有不良趋势的应及时采取措施挽回损失,并防止发生变相的垫资。
(4)项目群小组中指定专人负责订单和账款管理。该员工应根据项目群中各项目的订单或合同内容,将客户所有付款节点及金额等信息整理成表,及时对表格中已形成的应收账款采取催收措施。虽说合同或订单上规定了付款时间,但实际执行过程中,可能由于客户财务系统繁琐,需多名负责人审核,如其中一位或多位出差不在,则实际付款期限就会被延期;要么就是其他什么突发问题拖延了付款时间,所以,账不催肯定是不会自动按期到账的。
4催收账款的对策(将实际工作中的经验汇总到此)
(1)整理各项目应收账款信息制成催账清单。该清单至少应包含各项目订单号或合同号、项目名称、应付账款名称、应付金额、应付期限等信息。应收账款一形成,就可以将此清单发送给客户方相关人员,提醒其尽早安排付款,这样就避免了客户方财务人员以“不记得”为由而拖延付款时间了。在各款项没有完全收回之前,定期更新此清单发给客户财务,直到收回所有款项为止。
(2)理清各项目客户的付款流程。每个公司都有一套自己的付款流程,催款员应当运用自己的沟通能力去理清这些流程,并分析每个流程上的关键点和关键人员。找到流程上的关键人员后,坚持以“死缠烂打”的作风定期打电话或发邮件询问对方付款情况。
(3)“借力”催款。如果在流程上遇到了“卡壳”点,则可以向客户方的高管询求帮助。如果这都不行,就向项目组负责人寻求帮助,请他出面与客户高管沟通。由于前面都对客户的选择进行了把关,这些客户的信用度都较高,所以催款到这一步,账款就能收回了。万一遇上某一客户公司,对付款不重视,不积极,并以种种借口推托不付,则应适当采取诉讼方式,以法律手段强制收回。