强化规范管理 提升服务效率——吴江经济技术开发区档案工作纪实

孙 洁

（吴江经济技术开发区，江苏苏州，215200）

吴江经济开发区设立于1992年，1993年升格为省级开发区，2010年升格为国家级经济技术开发区。近年来，开发区档案工作以信息化建设为重点，以规范化管理为抓手，全面深化档案基础建设、档案资源建设，提升档案管理水平和服务效率，实现了开发区档案事业的持续健康发展。2011年，开发区档案室被评为“省四星级”档案室。

一、理念引导，科学定位档案服务工作

吴江经济技术开发区坚持档案工作与时俱进，不断拓展服务对象和服务领域，紧紧围绕开发区经济社会发展的新形势，把档案工作与开发区建设、发展的大局紧密结合，在服从服务全局中，牢牢把握工作的主动权。

1. 逐步构建档案工作新格局。自1995年开始，管委会把开发区档案工作摆上议事日程，研究和提出开发区档案工作管理思路，组建成立了档案室，将开发区各个部门的各种门类、载体的档案进行集中统一保管，同时建立了开发区档案管理网络，组织各室、局新任档案人员参加市档案局举办的档案专业岗位培训班，并取得上岗资格。在建档阶段，及时制定了《吴江经济开发区分管档案领导岗位职责》和《吴江经济开发区档案员岗位职责》，形成了一套比较完善的档案管理体系，档案工作列入部门工作考核内容。2000年3月，开发区档案室获得由省档案局、省政府对外开放办公室联合颁发的开发区档案工作目标管理二级证书。2005年，开发区调整加强档案工作领导小组、鉴定小组和档案管理网络，进一步规范开发区档案工作，提高档案管理水平，吴江开发区档案管理走上了协调可持续发展轨道，并于2011年晋升省四星级档案室。2013年11月，吴江经济技术开发区和同里镇实行“区镇合一”新体制，原同里镇档案纳入开发区统一管理。

2. 逐步优化档案管理网络。建立了一支自上而下的档案管理网络，在吴江区档案局的业务指导下，开发区明确一名管委会领导分管档案工作，党政办公室主任主管档案工作，并配备多名专（兼）职档案人员，专、兼职档案员保持相对稳定，党政办公室、规划建设局等部门均配备了专职档案员，管理网络稳定发展，形成了系统的档案管理网络。档案管理机构逐步明朗化，以开发区管委会作为一个机关的管理对象来进行管理，党政办公室下设档案室，并拥有一支相对稳定、素质高、专业性强的档案管理人员队伍。

3. 逐步延伸档案管理内容。在档案工作中，逐步突破了狭隘的只是管委会机关文书档案管理内容的模式，从只管理文书档案向各种门类载体档案管理的扩大延伸；从注重开发区建设中重点工程项目档案的管理到关注开发区拆迁过程中土地档案、拆迁档案等关系百姓利益的各类档案的管理；从注重纸质档案到重视电子文件等特殊载体档案的收集管理，从而进一步延伸规范档案管理内容。

二、强化建设，不断夯实档案管理基础

档案室是档案事业的基础，馆库建设是保证和提升馆藏容量、档案安全和公共服务等重要功能的基础和前提。在管委会领导的高度重视下，档案室硬件基础建设进一步夯实。

1. 加强档案库房建设。在规划新办公大楼时，党政办公室本着档案用房设计须遵循安全保密、布局合理、科学适用的原则，向设计部门提出档案用房的建筑要求。实行档案库房、办公用房、阅档室“三分开”，现档案库房面积达350 平方米，安装了符合国家质量标准、数量充足的档案密集架42 组318 立方，基本能满足今后10年的需要。档案室设计新颖、功能齐全，它的建成和投入使用，为开发区档案事业可持续发展提供了坚实可靠的保证。

2. 加强档案防护设施建设。多年来，我们始终坚持把档案安全放在档案工作的首要位置来抓，不断加强防火、防盗系统的建设，整个库房使用中央空调、气体灭火系统及温湿度自控系统，并且按照“八防”要求做好档案库房的安全防护工作，从硬件设施上确保了档案的完整与安全。不断加强档案安全管理，定期对档案保管状况进行全面检查，及时发现和消除安全隐患，确保档案实体安全。加强对档案利用的监管，既保证档案实体不丢失、不损坏，又要保证未开放的档案信息不失密、不泄密。

3. 加强档案信息化建设。按照《江苏省档案信息化建设安全保密管理办法》的要求，采取防火墙、杀毒软件、权限设定、身份识别等方式，确保档案数据、上网档案信息和档案系统的安全。在开发区档案室不仅配备了计算机、光盘刻录机、复印机、扫描仪、数码相机、档案工作专用服务器等专用设备，还在吴江经济技术开发区门户网站上以主页方式提供相关档案服务和开展档案宣传的网页。在档案管理专用计算机上安装符合《归档文件整理规则》《文书档案案卷格式》等法规性文件的PDE 软件，将文书档案保管期限为永久、长期（30年）的全部文件资料，均按《苏州市纸质档案数字化加工标准（试行）》的通知要求进行了全文扫描挂接，对照片档案、实物档案也进行了挂接工作，其它类别的档案的卷内目录、案卷目录全部录入计算机。档案人员具备一定的计算机应用能力，能较熟练运用档案管理系统。

目前正在研究如何用开发区办公自动化系统设立档案管理功能模块，逐步实现在线归档，推进档案的现代化管理。

三、多措并举，逐步健全档案管理制度

1. 始终坚持依法治档。为了提高开发区干部职工的档案管理意识，普及档案管理知识，专门组织全区人员学习了《中华人民共和国档案法》《江苏省档案管理条例》《苏州市档案条例》等档案法律法规，积极参与市档案局组织的档案条例知识竞赛，组织档案人员到太仓经济开发区、张家港开发区、吴江市国土局等单位学习考察。区档案局部署的各项工作任务都能高质量高效率地完成，在区镇机关档案工作年度检查中都达到了合格或优秀标准。

2. 不断理顺管理体系。结合开发区实际情况制定了《吴江经济开发区档案管理制度》。明确规定了档案分管领导、专兼职档案员的职责和《档案保密制度》《档案利用借阅制度》《档案统计制度》《档案鉴定销毁和移交制度》等多项规章制度。还逐步实行“三纳入”、“四参加”制度，要求规划建设局的档案人员深入到各参建单位，协助项目负责人抓好工程各时期档案资料的收集，特别是抓好重要阶段资料的收集。按照《江苏省机关团体企业事业单位档案工作规范》，对各门类档案进行了全面清理、归类。在2010年、2014年重新调整了吴江经济开发区鉴定小组，对部分超过规定保管年限的会计档案进行了鉴定。档案室对每年移交进档案室的档案都及时办理档案交接文据，对各类档案进行了统计，报送市档案局。

3. 认真开展编研工作。高度重视和加强档案资源开发利用工作，档案编研工作取得显著成绩。除了做好《全宗介绍》《大事记》《组织机构沿革》《领导干部任免汇编》等编研材料的每年续编工作，还新推出了《开发区通讯》《吴江经济开发区机构设置文件》《招商引资优惠奖励文件》专题汇集，以及《吴江经济开发区重点工程项目简介》《科技新城 跨越发展》吴江经济技术开发区开发建设20 周年纪念画册汇编资料、《崛起与跨越》吴江经济技术开发区开发建设20 周年纪录片等形式多样的编研材料。

四、凸显成效，持续提升档案利用水平

开发区积极开拓创新，大力提升档案接待利用服务水平，取得显著实效。

1. 进一步扩大利用服务的覆盖面。坚持档案资源为党工委、管委会、企事业单位、人民团体服务与为广大人民群众服务并重的理念，使档案服务社会、促进开发区社会经济发展的作用发挥好。如档案在开发区文明单位创建、申报国家级开发区、招商引资、帮助企业办理业务等重要工作中，提供了大量有价值的信息。

2. 切实满足不同利用群体的不同需求。档案利用服务要坚持“便民、利民、惠民”的宗旨，努力构建多种形式的信息查阅载体和平台，最大限度地发挥政府机关和普通群众相连接的桥梁作用。档案室室藏档案涉及经济建设、教育科技、医疗卫生、劳动人事、社会保障、财政贸易、住房制度等各个方面，查档接待做到一视同仁、全心全意。

3. 不断营造良好的档案利用服务氛围。据统计，近三年开发区档案室接待查档540 余人次，调阅档案875 卷（件）。党政办还将各单位利用档案取得效果典型事例进行汇编后分发给各个单位，加强了档案工作的宣传。开发区在企业投资服务中心大楼设有面积为350 平方米的开发区陈列展示厅，并以丰富的内容、多样的形式，反映开发区的历史沿革和发展历程，展示了开发区的重大活动、重大事件、重要成果和主要荣誉，成为开发区开展职工教育的基地和对外宣传接待的窗口。