兄弟档案期刊集萃

谢建波

项目档案复印件问题“诊治”攻略

张广玲在《中国档案》2014年第1期撰文，指出在现阶段，复印件已成为各类项目档案专项验收时的主要整改问题之一。它就像一种久治不愈的“顽疾”，持续地损害着纸质档案原始记录凭证的本质属性。如何“诊断”并找到能“治疗”这种“顽疾”的策略，作者首先对项目档案复印件问题“病因”进行了诊断分析：一是办公自动化的高效率与档案原件的产生过程形成冲突，造成一些文件只有复印件而没有原件；二是红头文件集中管理与单个项目的归档工作发生矛盾，使得单个项目的建设依据文件多为复印件；三是档案管理精细化程度不够，复印件问题周而复始发生（主要问题是重复组卷形成大量的复印件；原件收集意识不强，部分原件丢失，只能用复印件代替；组卷不合理衍生大量复印件）。其次，提出了项目档案复印件问题“治疗”措施攻略：一要修改、改善现有的工作程序，让文件形成的全过程都处于掌握中；二要将红头文件复印件与原件进行关联，有效化解矛盾（如红头文件原件归入文书档案，而该红头文件复印件归入单个项目档案，在卷内目录标注要说明该红头文件在文书档案的归档号）；三要制定相关的档案工作细则，努力推进档案精细化管理（主要是明确建设单位、管理单位及施工单位的归档规范，避免重复组卷，细化原件收集措施，结合项目实际，灵活组卷）。

从利用状况看档案工作领域的不良工作作风

孙观清、吴建华在《档案学通讯》2014年第1期撰文，指出我国档案的利用状况不尽如人意，通过从大档案馆到小档案馆的利用数据情况看，其原因是多方面的，其中一个相当重要的原因是档案工作领域内积重难返的工作作风。这不良的作风有多种表现，作者从体制、意识、行为到作风，分析了档案利用效率低下的原因，尤其是不良作风，其在当前有两大表现：一是建新的又大又怪的档案馆成为时髦，二是各个档案馆内档案的数字化高烧状态且高烧不退。反观国外的档案馆，墨西哥国家档案馆是由具有110年历史的旧监狱改成，新加坡国家档案馆是1934年的老建筑，德国纽伦堡档案馆是1600年的旧建筑；至于数字化档案就更加是时髦的烧钱工程，多省档案馆投入巨款来数字化，却没有脚踏实地地想一想是否有必要，在未经认真鉴定基础上的数字化实际上是形象工程，最终只能是对纳税人金钱的巨大浪费，根本或很少考虑投入之后的产出效率。作者将图书情报领域内的“信息资源共享四定理”（即：一切信息都是有用的、一切信息都是为了用的、人人享有自由平等利用信息资源的权利和用户永远都是正确的）作为根治档案领域内不良工作作风的方法。四定理将主宾关系颠倒，以宾——用户为主、为中心，对根治档案工作中的不良作风具有立竿见影的效果，要作为基本原因贯彻于档案工作的实践中。

资源·技术·思维——大数据时代档案馆的三维诠释

周枫在《档案学研究》2013年第6期撰文，指出大数据是当前信息领域研究热点，也是档案馆未来发展的重要依据。文章从资源、技术、思维三个维度对大数据时代的档案馆予以解构和勾勒，既为厘清大数据时代档案馆的目标定位打下基础，也为推动大数据时代档案馆的路径转变提供依据。一是从资源维度而言，档案馆已具有了大数据的特征，构建数字记忆资源库成为大数据时代档案馆的路径选择；二是从技术维度而言，大数据技术将从档案资源挖掘、用户数据挖掘、关系洞察及趋势预测三个方面实现用户需求与档案资源的双向理想控制；三是思维维度的档案馆，从思维维度而言，由经验驱动到循数管理、由供给导向到需求导向、由追寻因果律到审视相关性成为大数据时代档案馆的思维嬗变。

浅议我国中小企业档案管理模式

樊英颖在《北京档案》2013年第12期撰文，指出选择合适的企业档案管理模式是保证企业档案工作顺利进行的关键。作者介绍了我国中小企业档案管理四种模式，即：集中管理、分散管理、集中与分散管理相结合、社会化管理；分析了企业在档案管理过程中的常见问题，即：所选管理模式与本企业的实际情况不符，自主管理理念落后、管理体制不顺、专职档案人员素质低，社会化管理对档案保密、实体安全、方便利用等有影响，企业发展与档案建设的不对称造成大量有价值信息的遗漏和没有价值信息的保留；提出了坚持因企制宜，创新管理模式的措施，即：加强国家档案行政管理部门对中小企业档案工作的监督与指导，加强中小企业自身的努力与学习，加强改革创新管理方式、方法，加强学习与借鉴国外中小企业档案管理的成功案例。

论体制外档案的代保管

王萍在甘肃《档案》2013年第5期撰文，指出“体制外档案”，是指受国家档案管理体制规范和约束的国有档案之外的其他所有档案，大体可分为三类：第一类是私营企业、民办非企业单位、公民个体或家庭（家族）形成和所有的档案；第二类是图书馆、博物馆、文化馆等非档案机构保管的历史档案；第三类是流失海外的珍贵档案。体制外档案是档案管理领域的新概念，是与国家档案资源、社会档案资源、国有与非国有档案、民间档案、私人档案等概念一脉相承、更具有实践性和概括力的档案概念。在现阶段，我国体制外档案的代保管一般有三种形式：一是事业组织的代保管。主要是图书馆、博物馆等文化事业的代保管。二是商业组织的代保管。主要是档案中介机构、具有法人地位的经济实体。三是民间组织的代保管。主要是个人、企业、非营利组织等各种民间力量独立创办的档案馆等。三者之间构成了“互动——竞争”的关系。通过这三种代保管形式对体制外档案进行安全有效管理，有助于推进档案管理体制改革、档案行政管理职能转变和国家档案资源体系建设。

关于城市数字地图档案馆建设的思考

李黎、姬凤英、刘剑、蔡秀兰在《湖北档案》2013年第7期撰文，阐述了城市数字地图档案的概念，是以城市（特别是主城区）为工作范围，在城市测绘地理信息生产、科研、管理活动中形成的档案。它不仅包括大量的数字地图档案，还包括同步建立的控制数据库、地形数据库、影像数据库、管线数据库和工程档案数据库等。城市数字地图档案馆与传统档案馆不同，不是简单地模仿和再现档案馆原有的业务和运行流程，而是对传统管理方式的改造和业务流程的再造。因此，城市数字地图档案馆的建设原则是：一为全面保障原则，二为档案安全原则，三为需求牵引原则。城市数字地图档案馆建设的主要内容是：一要厘清现有的地图档案资源，二要制定适用的标准规范体系，三要构建扎实的信息基础设施，四要建立集成的档案资源信息库，五要研制高效的档案应用软件，六要提供简洁的档案利用系统。

督促监理单位履行项目档案管理职责

米彪在《四川档案》2013年第2期撰文，指出自20世纪90年代，国家重点建设项目实行项目法人责任制、建设监理制和招标承包制以来，在具体的项目建设过程中，项目业主怎样监督、指导监理单位履行在项目档案管理方面的职责，其主要做法：一是以合同为先导，督促监理单位及时建立健全项目档案管理体系，以确保项目档案管理有序展开。主要包括：1.依据合同，督促监理单位进场时，建立相应的档案管理机构和配备相应的设备及装具；2.要求监理单位档案管理工作与工程建设同步，建立项目档案管理制度，建立归档文件台账；3.监督、指导监理单位将项目档案管理融入到各工作环节。二是以沟通为桥梁，充分发挥监理单位在工程建设过程中对项目档案管理的督促作用。主要有：1.项目业主及时了解监理单位在项目监理中文件形成、收集、整理以及督促、检查施工单位在施工中文件形成、收集、整理情况；2.监督监理单位充分发挥工程建设过程中对承包人项目档案管理的督促作用。三是以规范为准绳，充分发挥监理单位对竣工档案和竣工图的检查、审核和签认作用，确保档案的完整、准确、系统。主要包括：1.监督、指导监理单位督促施工单位在施工文件和项目档案管理中变传统的“后置管理”为“超前控制”；2.监督、指导监理单位加强对施工文件形成过程和内在质量检查；3.监督、指导监理单位对自身形成文件的检查与监控；4.监督、指导监理单位对施工单位所形成的竣工档案和竣工图检查与审核责、权、利的落实。