事业单位人事档案管理面临机遇与挑战

冯向阳

1 事业单位人事档案信息化管理现状

1.1 事业单位人事档案的管理方式。在调查过程中，所有被调查的事业单位人事档案管理部门都配备有计算机设备，说明河南省事业单位人事档案管理工作都已经为信息化管理工作提供了最基本的硬件，也为河南省事业单位人事档案管理信息化奠定了基础。

在河南省事业单位人事档案管理方式中，通过调查显示，如图1所示，只依靠人工管理的占3.3%；以人工管理为主，计算机管理为辅的占96.7%；而以计算机管理为主，人工管理为辅以及纯粹计算机管理的单位几乎没有。可以发现，目前河南省事业单位人事档案管理方式还是以人工管理为主，虽然每个被调查的对象都配备有计算机，但是在调查走访中得知，部分单位配备的计算机只是应付上级部门的要求而配备的，在日常管理中没有真正投入使用。同时一些单位的档案管理软件还未完善，档案信息内容不完整。

图1 河南省事业单位人事档案管理方式统计

1.2 档案被利用情况。现实的事业单位人事档案管理方式是面向管理，而不是面向服务，档案利用主体受到限制。通过调查显示，单位的职能部门是单位人事档案查阅最多的人群，占总人数的75%。查阅本人档案的占11%，单位内部员工占到10%，社会上有关机构占到总查阅人数的4%，如图2所示。通过调查发现，大部分的查阅是在职称评审、工资调整、福利房分配等方面，同时在干部任免时所需要的材料也都是通过单位人事档案查阅。在进行查阅时，主要是档案管理人员帮助通过查阅原始资料获得。可以看出，在事业单位人事档案的利用率还具有一定的局限性，利用面比较狭窄。

图2 事业单位人事档案被利用情况

对于查询者采用的方式进行调查，结果显示有21%的通过电话查询，其他79%的查询者都是通过直接到人事档案管理部门查询。今年来，许多事业单位已经建立了档案数据库，可实现短时间信息查询，但数据库内容并不全面，许多的档案查询还是要通过去管理部门查阅原始资料。目前大部分事业单位已具备建设档案信息化的硬件设备，但是由于软件开发、互联网利用等方面原因还不能实现档案信息的信息化。

1.3 事业单位人事档案计算机应用情况。在信息化时代，计算机的运用已经逐渐渗透到各行各业中，但通过调查发现，如图3所示，在河南省事业单位人事档案部门计算机应用中，有9.8%的设备处于闲置状态，主要是因为部分设备只为上级检查达标而设，部分管理人员年龄过大，对计算机操作水平不高；62.4%的计算机用于处理日常工作中的文档，27.8%的计算机作为保存保密文件，由此可见，在信息化管理时代，除了配置完善的硬件以外，还要对管理人员的技术水平进行培训提高。在调查中还发现，有60.7%的事业单位人事档案管理部门建立有相关主页或网站，但是大多数不能进行网络检索，用户从建立的网站中很难获取到想要的信息。可见，目前河南省事业单位人事档案的管理和利用还处于传统阶段，没有充分地应用计算机来进行档案管理，从而影响了档案的利用效率，很难发挥档案的社会效益。

图3 事业单位人事档案计算机应用情况

2 信息化社会对事业单位人事档案管理的影响

随着信息化时代的到来，社会竞争也逐渐激烈，为适应时代的发展，事业单位人事制度的改革也在所难免，运用逐渐成熟的计算机技术，逐渐建立事业单位人事档案信息化管理平台，使人事档案成为可以利用的社会资源。而目前河南省事业单位人事档案管理基本还处于传统管理模式，人事档案的利用率过低，应用面狭窄。新形势下，事业单位人事档案的管理工作既有机遇，又面临挑战，面对机遇和挑战要敢于更新观念、抓住机遇，使人才信息资源发挥最大的价值，从而为事业单位的发展、人才的发展、社会的发展提供更好的服务。

2.1 信息化社会为事业单位人事档案管理带来新机遇

2.1.1 事业单位管理工作的效率不断提高。在传统的人事档案管理工作中，管理人员主要针对实体档案，要花费大量的精力对档案进行整编和收集，查阅时还要按照变换进行繁琐的查找，整个查阅过程需要大量的时间和精力；同时在查阅过程中很容易造成原始资料的损坏和丢失。如果人事档案的管理模式实行了信息化管理，使档案管理自动化、实时化和网络化后，一次录入数据就能被多次利用，并能够在人事管理内部进行数据共享。建立人事档案信息数据库，设置信息数据共享平台，查阅者就可自行通过网络进行实时便捷查阅，可极大地提高档案信息利用率和管理人员劳动效率。人事档案管理变得极为方便和快捷。

2.1.2 档案管理人员业务水平不断提高。信息化的到来，对掌握信息者的管理水平和业务水平也提出了更高的要求。档案管理人员必须参加相关的培训，掌握相应的管理知识。伴随着信息化的不断提高，管理人员可以节省下大量的时间来进行学习，也有大量的精力进行管理工作的创新，从而使管理人员的业务水平不断得到提高。

2.1.3 事业单位人事制度改革不断深入。随着人事制度改革的深入，事业单位的用人制度也不断发生变化，逐步实行聘用合同制，打破了终身制，人事制度的改革势必导致人才流动频繁，制度解决了以往人档不分，档随人走的被动局面，人事档案交至人才服务机构专门管理。通过高效人事档案信息化的发展，工作人员的人事档案关系的调动，将不会受到新进单位履行聘用签约及离开单位进行的解聘解除合同的影响。事业单位招聘人才时，也只需要通过人才信息平台，从人才信息服务机构直接通过网络下载所需人才的基本情况就可以了。实行人事档案信息管理后可以取代人事档案的实体管理，减少在招聘人才时因为没有人事档案可以查询而带来的不便。伴随整个社会的信息化、网络化，事业单位可直接从专业网站查询获得人才的基本信息，这样通过网络的管理既健全了聘用人员的人事信息，也可以提高对聘用人员的监督。

2.1.4 人事档案纸质载体得到保护。当下河南省事业单位人事档案管理人员在查阅所需档案时，要到档案室进行纸质翻阅，从其中摘录相关信息或复印相关内容。但是由于长时间对同一信息的经常重复查阅，不仅浪费人力和时间，影响效率，也加快了对实体档案纸张的损坏。人事档案纸质载体是最原始的证据材料，它的客观性是毋庸置疑的。因此，对人事档案纸质载体的保护就显得很重要。如果实行人事档案管理的信息化，所有人员的人事信息就都可以从数据库中获得，从而将会极大地减少工作人员与原始纸质材料的接触，从而降低了人事档案原件的使用率和损坏空间，既有效地延长人事档案材料的寿命，又有利于人事档案纸质载体的保护。

2.1.5 事业单位人事档案的社会价值不断提升。信息的公开是计算机信息化管理的特点之一，封闭的人事档案管理模式限制了人才的合理流动，阻碍了整个社会的人力资源的合理配置与使用，影响了社会财富的创造，其结果是在我国政治和经济环境不断开放的条件下，人事档案越来越不受重视。目前，封闭的人事档案由于利用率过低，已经很难发挥其真正的价值，其管理模式也很难适应时代的发展。随着信息化时代的不断发展，只有将传统的档案管理理论与信息化技术以及社会发展的要求结合，不断丰富和拓展服务领域，才能真正实现人事档案资源的充分利用，发掘事业单位人事档案蕴含的知识价值。

2.2 信息化对事业单位人事档案管理提出新挑战

2.2.1 对管理观念和管理制度的挑战。人事档案包含大量个人数据，以及不宜公开的政治、学术、业务信息和反映着各单位组织的体系结构、活动情况等的信息。人事信息的公开程度和内容是提高人事信息利用效率的关键，在信息化时代，我们应解放思想，实事求是地对待客观信息，遵守人事档案保密性，在日常档案管理工作中，按照人事档案管理客观规律和特点，建立完善的工作流程，制定科学的管理模式，促进档案的开发和利用。同时树立现代化、信息化管理理念，以更好提高人事档案的服务质量和利用效率。

2.2.2 对管理技术的挑战。目前在我国，党和国家的各项工作方针和政策是事业单位人事档案管理的灵魂，工作中必须遵守法律法规，否则档案管理工作就会失去基础和原则。人事档案管理工作的保密性特点体现了它是一项政治性较强的工作，在保证档案资料的完好、真实、安全基础上还要确保档案的保密性。在信息化档案管理过程中，传统的管理模式虽然能确保档案的完整和保密工作，但是已经很难适应信息化背景下的管理。在信息化时代，对事业单位的人事档案的管理技术提出了很高的挑战，不仅要制定完善的各项法律法规以及各项管理制度，而且还要增强计算机技术的开发，包括管理软件的开发、安全技术的保障等都要及时跟上时代的发展。以防止档案信息的破坏和盗窃。

2.2.3 对管理人员业务素质和技能的挑战。随着科学技术的发展，各个学科之间的互相融合和嫁接，促进越来越多的新技术逐渐地应用于档案管理工作中，如通讯技术、微缩技术、自动化技术、声像技术等，而以往的手工劳动很难满足现代信息化的管理工作，这就要求管理工作人员不断地提高自己的管理和业务素质，以及各项技术操作能力。从而不断地提高自己的管理能力、业务能力，使事业单位人事档案管理在信息化时代下更具有活力和生机。