不待扬鞭自奋蹄——记常州市武进区奔牛实验小学档案管理员杨润人

解放英

（常州市武进区奔牛实验小学，江苏常州，213100）

中小学的档案管理员大多是兼职，当你到档案室查找材料，档案员说“没有”的时候，似乎感觉是稀疏平常的事。而常州市武进区奔牛实验小学的档案管理员杨润人，却是一位从来不肯说“没”、坚持说“有”的人。

杨老师不光负责本校的档案工作，还是区教育局所划西片近20所学校的档案工作联络员。50 多岁的他，学习钻研的劲头比年轻人还足。奔牛实小是全区最早实现档案电子管理的学校，在片内第一个争创江苏省一级档案室。杨润人管理档案的事迹，作为武进区唯一的学校单位代表，在常州市展出；其自编的《档案管理实务》手册在全区推广；他的学校档案管理工作经验，先后5次在江苏省、常州市档案学术会上交流。杨润人的事迹，在武进区档案局首场“档案工作道德讲堂”上宣讲。在常州市档案圈内，大家都知道他——一位自加压力、自讨苦吃，不待扬鞭自奋蹄的人。

苦干

2002年，身患癌症仍坚持工作的原档案员突然中风，卧床不起，而且丧失语言功能。正当校领导一筹莫展时，时任校长办公室主任的杨润人，毅然接受了兼管学校档案工作的任务。

奔牛实验小学是个有着2500多名师生的百年老校，规模大，声誉高，几乎每天都有人要查阅利用档案，也每天都有新的档案材料形成，这对原来从未接触过档案工作的杨润人来说，好比一团雾水。起初，最头疼的就是查找档案，来人报上要查阅的档案，老杨只能看着库房几十节档案柜发呆，无从着手，心里甭提有多难过！

“把档案目录全部输入电脑，我就不相信找不到档案！”一向喜欢电脑办公的老杨这样想着。可是40 多年2000 多卷的档案目录全部输电脑，那工作量是可想而知的。他动员全体中层干部利用暑假帮忙。整整一个夏天，他带着大家迎高温，战酷暑，午间实在累了就在办公台上小歇一会儿。案卷分到一个个办公室，他穿梭于各个输目录的现场，只恨分身无术。就这样，终于在暑假结束前，库存档案目录全部都输入了电脑。

打开奔牛实小档案管理系统，文件目录的总数达26000条，约100万字。这“100 万”的背后，凝聚着老杨多少心血和汗水啊！因为分工输入的档案目录需要整理、归类、校对、编码，然后才能导入档案软件，这中间需要新的电脑技术、需要掌握档案管理软件的功能及其处理方法，甚至需要揣摩电脑出现英文（老杨不懂英语）时的意思，一不小心，就会前功尽弃。有时候误操作一个键，发生了错误，都不知道错在哪里。为此，杨老师不知请教过多少人，伤透过多少次脑筋，可他还是“白加黑”、“五加二”，默默地干着、干着……

功夫不负有心人，2006年底，杨润人管理的档案室以最高分获得了江苏省一级标准（省三星级），当他在武进区委、区政府召开的全区档案工作会议上，从副区长手中接过金灿灿的星级牌子时，学校师生由衷地为杨润人祝贺：学校的档案工作因为你又跃上了一个新的台阶，你成功了！

巧干

争创了江苏省一级档案室后，杨润人不是躺在功劳簿上，而是以此为新的起点，更加努力了。2007年，老杨就在全区学校中首创了“平时输入、期末上网、年末关档”的新模式，改变了学校档案隔年归档的传统习惯，由一年归档提前到半年。这样做的好处是，防止了档案的散失，提高了档案的真实性和利用率。这种新的归档模式，不仅受到学校领导、老师等利用者的夸奖，还受到省、市、区各级档案专家的赞许。

杨老师打电脑胜过一般人，是档案管理成就了他。档案软件中的“文书档案”、“科技档案、“特殊载体”、“全文显示”等所有功能都被他开发利用了。只要档案室有的材料，打开档案软件或网上查档，不过几秒钟，就会跳出你要的目录或全文，这功劳全来自于他反复的探索与创新。

说起创新，在老杨那里，新奇的档案术语及其方法很多：“把好源头”、“四方并存”，“小件合并”、“宁详不简”、“动态管理”、“间接查阅”等等。老杨提出，档案室所保存的材料既要体现学校工作的“全覆盖”，又要反映学校的特色，这就要把好材料的收集这个源头关。他平时很注意规范形成档案材料的宣传和指导，在每学期末，他都编辑好《归档目录及收集人名单》，一式两份，一份发给收集人，当作上交材料清单，一份留在档案室，以便校对和归档。他还利用学校网站的办公平台上缴档案目录，使档案材料的收集更加便捷、省事。

能干

档案的开发与利用，是收集和整理档案的成果体现，是档案价值的呈现。杨润人这方面工作的典型事例举不胜举：

由于奔牛实验小学在周边地区享有盛誉，要迎接的各类学习参观、大型评估验收也比一般学校多得多。他建立了“迎查阅档”的五步工作法。即：钻研评估要点——统揽档案目录——确定档案材料——补充另见材料——编写档案索引。这样的迎查工作，就由以往的几大堆材料浓缩成几张纸的“档案索引”，由以往的大会小会集中做材料改成网络传输编索引，由以往的检查人员流于形式看材料改成有重点地欣赏材料。在一次接受市里综合督导评估时，担任评估组组长的一位资深校长如是说：奔牛实小档案室提供的索引非常详尽，我们想查什么就点什么，方便、快捷、高效，从档案工作这一点，就可看出奔牛实小的各项工作都是卓著的。

在每年的职称申报期间，杨主任的档案室，是大家去得最多的地方，也是使大家获得希望的地方。公开教学、课题研究、评先评优等材料在他那里一拿就有。2010年，在常州市教育局首推网络报送职称材料的要求下，老杨的档案室更是有了用武之地。申报职称的老师只要提供档号，老杨就可以向申报人传输档案材料扫描件；遇上课题研究、考核评优等大家都需要的材料，老杨便利用QQ 群发共享文件。这样的做法，大家称它是“无纸化查档，新绿色利用”。

为落实校领导提出的“档案室要真正体现历史性、服务性、发展性和教育性”的要求，早在7年前，老杨就建立了档案管理专题网站，网站设的全宗指南、网上查档、档案编研、百年风采、经典档案等十个栏目，其内容涵盖了档案信息的方方面面，是学校大事、档案管理、档案利用的展示窗口和交流平台。

打开奔牛实小的档案网，查档利用的典型事例很多。有一篇《享受快捷方便的网上电子查档》的文章这样说道：由于我校地处奔牛镇偏远的农村，交通极不方便，正在我们烦恼时，杨主任打来电话告诉我们，不用一趟趟往实验小学“跑”，可以利用网上查档。于是我和同事立刻查到了所需材料并告知档号于杨主任，杨主任在百忙之中把材料送到我们手里。在《严谨有序的档案管理》文章中有这样一段话：为找一个学生的获奖档案，我急匆匆地打了一个电话给杨主任要求查找，我看到他打开令人惊叹的档案资源库，看着电脑屏幕上一行行跳跃的检索信息，我自信满满，确信能找到。果然不出所料，杨主任在浩如烟海的档案库里检索到了我需要的内容。

在500多平方米的校史馆内，6个展厅及一个电子阅览书，跨时60余年的700 多幅图片资料、2000 多件实物，均来自老杨的档案室。一流的校史馆开展以来，已经接待省内外参观100多次。来自中央电教馆及广东中山、江苏无锡、南通、镇江、常州等地区的领导来宾看了都赞叹不已，说是至今看到的最好的校史馆。

库房储存、电子检索、专题网站、校史陈列，老杨开创了档案信息全方位多功能利用与展示的新模式，大大提高了档案的开发利用价值。

多年来，杨润人在档案的资源、利用、安全三个体系管理中不断创新和实践，档案管理水平不断提高。根据多年的档案管理工作经验，在有关专家领导的指导帮助下，他自编了《奔牛实验小学档案管理实务手册》。手册48 页，分档案工作基础、档案的收集、档案的整理、档案的利用、档案的编研，共5章13节，全面阐述、收集、记载了奔牛实小的档案管理规范。这本册子多次在武进区学校档案会议上作介绍，被多所学校借鉴和使用。

他还在百忙之中挤时间学习档案的法规条例和前沿理论，善于积累档案管理的点点滴滴，多篇论文参加省市级交流。《充分发挥档案在校园文化建设中的作用》《关于做好小学档案工作的思考》《如何加强学校电子档案的管理》刊登于江苏省档案学术论文集；在2010年召开的常州市档案学术研讨会上，他围绕“规范档案管理，高效服务师生”这个主题作了经验介绍；2011年的10月27日，他再次登上全市档案学术研讨会会场，以常州市在全省首推网络报送职称材料为背景，作了题为“网络报送材料引发档案管理的几点思考”的发言。常州市委办公室副主任、市档案局局长李传奇称奔牛实验小学的档案管理有独到的实践经验，有实在的借鉴意义。

成绩是干出来的，实力是拼出来的，荣誉是苦出来的。盘点奔牛实小的档案室，从杨润人接管以来，连续7 次被评为武进区的文书档案工作先进集体。区教育局先后两次在奔牛实小举行学校档案管理现场会。他本人也受到江苏省档案局、常州市委市政府、武进区政府、区委组织部、区人事局和教育局的表彰。

有老师在武进教育信息网撰文写道：每次去问杨润人老师借阅档案，他总是熟练地先在电子档案里找到你所需要的东西。我们年轻人看着他熟练地操作着那一套繁琐的系统，心中感慨万分，一个近60岁的老同志，电脑学得比我们都精通，不得不对他佩服得五体投地。是呀，他酷爱学习、热爱档案事业，“不待扬鞭自奋蹄”这句名言，正是对他最好的写照。