以“馆外工作馆内做”模式推进档案资源建设

刘海红

（邳州市档案局，江苏徐州，221300）

档案资源建设是档案馆开展服务的基础条件，是打造特色馆藏和构建"五位一体"功能档案馆的重要内容。档案资源建设工作量大，难度也较大，如何做好做优此项工作，是档案工作者长期以来面对的现实问题。本文就邳州市档案馆做好档案资源建设的方法和途径谈些想法。

邳州市档案馆始建于1959年9月，系国家综合档案馆，是邳州市委直属正科级事业单位，2002年晋升为江苏省一级档案馆，2013年10月通过国家二级综合馆测评。

档案馆总建筑面积11000平方米，其中库房面积3600平方米，所有档案均实现了密集架保存，并配备了多功能智能安全保护系统，建有档案专用局域网和互联网网站。

档案馆现有馆藏档案资料219975卷（册）、件。馆藏档案95199卷115253 件，起止年限为1895—2012年。其中建国前档案共292卷（志谱档案20 卷，民国档案262 卷，革命历史档案10卷），建国后档案共94907 卷115253 件，馆藏资料9523册，实物档案180件，字画865件，照片、光盘档案1644张。馆藏档案门类涉及文书、科技、专业（会计、诉讼、普查、清房、婚姻、公证、拆迁、社保）等类别。馆藏档案共划分8个全宗群，126个全宗。较为珍贵的档案资料有1895年的《邳州志》、民国档案、1939年的邳州《大众日报》等。

2011年、2012年，邳州市档案局（馆）连续两年获省档案宣传工作一等奖；2011年，被徐州市人保局、徐州市档案局评为“十一五”档案工作先进集体；2011年、2012年连续两年荣获邳州市委市政府绩效考核先进单位。

一、邳州市档案馆档案资源建设的创新与实践

1.加强领导，提高认识

档案资源建设的力度，取决于认识的深度及领导的重视程度。长期以来，我们局（馆）就把档案资源建设放在事业发展全局性的高度加以考虑，无论是制定长期规划还是年度计划，都把档案资源建设列为重要内容。特别是2013年，我们面临着晋升国家二级馆的任务，档案接收是其中重要一环，全局（馆）对此高度重视，成立了全市档案移交工作领导小组，局（馆）长亲任组长，对全市各全宗单位在全局（馆）内进行了分工包挂，领导小组每周进行调度。同时，邳州市委办、政府办联合下发了《关于做好全市档案移交工作的通知》，市委常委、组织部长亲自召开专门会议作了部署，这为邳州档案移交工作起到了强有力的助推作用。

2.加大宣传力度，强化依法征集

一是加大对档案征集工作的宣传力度。通过报纸、电视、广播、网络等大众传媒，大力宣传档案工作，提高全民档案意识和社会对档案馆管理社会文化资源的支持度和认可率，激发移交优质档案文化资源的热情。二是加大对各机关、企事业单位档案依法接收的力度。摸底、查明重点档案的归属去向，依法将移交单位的重点档案列入年度接收计划，有针对性做好宣传工作。

3.制定规范，有序管理

为了依法、规范、有序地推进档案资源建设，近年来，邳州档案局（馆）根据档案法律、法规的规定和有关业务标准，结合工作需要，重新修订了《邳州市档案馆收集范围实施细则》，制订了《邳州市档案馆档案接收暂行办法》，出台了《关于加强重大活动档案管理工作的意见》。上述文件的制定和实施一方面使档案资源建设有了制度保证，同时，也使档案资源建设由档案部门的部门行为逐步扩展到众多部门的联合行为乃至政府行为，有效地聚合了资源建设的力量，加大了档案资源建设的力度。

4.突出重点，攻坚克难

档案资源建设面广量大，要取得好的成果，既需要常抓不懈，又必须突出重点，攻克难点。就档案资源的征集接收而言，坚持不懈地接收比较容易，集中突击较难；传统的纸质载体接收相对比较容易，声像、电子档案的接收相对较困难。为此我们动脑筋、想办法，努力拓展声像、电子档案的接收思路，创新档案资源建设的手段。

由于邳州老档案馆容量原因，已有近20年的档案未接收，新档案馆投入使用后，档案移交工作任务十分繁重；同时，由于近年来重城镇建设和经济发展，各部门单位的档案工作受到零落，部分单位的档案管理不规范，甚至多年未整理。面对繁重的接收任务，邳州档案馆采取“馆外工作馆内做”的办法，将全市100多家单位档案集中到档案馆实行统一指导、统一整理、统一录入。档案局全体人员分工负责，每人包挂2个镇和8个部门单位，对包挂单位实行督促、指导，对来馆整理档案的人员实行免费用餐、免费茶水、免费使用档案装具等服务。经过4个月的努力，接收各种门类和载体档案48832 卷115253 件，并录入案卷级目录数据48800多条，文件级目录数据498600多条。

重大活动档案和专门档案的接收也是邳州档案馆今年接收的重点。为了加强对我市重大活动档案的管理，确保重大活动档案完整和安全，使其更好地服务于全市改革开放和现代化建设，邳州档案馆先后接收了先进性教育、非典等重大活动和突发事件档案以及婚姻、拆迁、社保、公证、法援等民生档案进馆，极大地丰富了馆藏内容，优化了馆藏结构。

三、完善“馆外工作馆内做”工作模式的思考

邳州市档案馆采取“馆外工作馆内做”的办法，在档案接收工作中起到了立竿见影和事半功倍的效果。一是加快了移交速度，节约了工作时间；二是提高了案卷质量，避免了案卷的重复整理；三是减轻了工作强度，避免了档案局工作人员在各单位间来回奔波指导之苦；四是解决了部分单位无录入软件而无法进行目录录入的问题。

“馆外工作馆内做”是邳州在特殊条件下采取的一种解决问题的具体办法，在特定时间、特定环境下发挥了积极作用，但在某些方面也值得商榷。

笔者认为，完善“馆外工作馆内作”工作模式要着力解决好四方面问题：一是采取“馆外工作馆内做”的前提条件是要有集中的场地、场所，这个场所能够容纳一定数量的人员，能够存放一定量的档案；二是要建有能够进行档案目录录入的档案专用局域网，这个网要有专人管理，要有足够的数据接口，要配备足够的电脑（或由移交单位自带）；三是要统筹安排好人员对各单位整档人员进行培训，统筹安排好人员全天候进行现场指导；四是要准备足够的财力，统筹安排好人员的食宿及档案装具等用品的使用。这样才能做到忙而有序，快而不乱。