房地产档案管理改进的几点思考

马茜

摘 要：随着经济发展和社会需求扩大，房地产档案管理的改进成为房地产发展的必然趋势。本文针对目前房地产档案管理的现状，从当前社会的需求出发，提出了房地产档案人性化和数字化管理的思考以及建议。

关键词：房地产档案；人性化；数字化；管理；思考

一、房地产档案管理存在的意义

房地产档案是记载城市房地产行政主管部门在房屋权属登记、调查、转移、变更等房屋产权管理工作中有保存价值的文字、图表、声像等形式的历史资料，它在促进经济发展、推动城市建设和保障社会稳定中发挥了很大的作用。随着信息化时代的来临和房地产业的迅猛发展，房地产交易活动中出现了大量电子文件，这些数字档案能否得到有效的管理，直接决定着房地产信息系统能否为群众提供高效的服务。因此，如何加强房地产档案数字化管理问题已成为房地产档案工作者急待研讨的重要课题。

二、房地产档案管理中存在的问题

房地产档案是法律认可的确认房地产权归属方、鉴证房地产处置的有效法律证明，其内容客观性决定了它作为法律依据的凭证性和权威性。但在实际操作过程中却存在着种种的问题：

（一）形式单一，缺乏发展性

一般完整的房地产档案中，除了图表、文字之外，还应有一些相关的录音、照片、重要数据的底版和其他影像资料。但随着信息时代的发展，这些资料已经无法满足日益发展的群众的需求。随着信息化技术的发展，以计算机技术为主体的现代信息处理技术正在深入到房地产档案管理之中，从而取代档案管理以手工管理为主的传统手段。随着计算机技术应用的不断深入，房地产档案的无纸化管理将成为可能，这就是电子档案。电子档案的特点是：数字化的信息形态，对计算机设备的依赖、信息与载体的相分离性、信息的易改性、信息的共享性。这些特点又决定了电子档案长期保存和保密原则的困难性，因此必须借助新型技术来处理档案，如机读档案、影像档案等，并对它们的归档、整理、编目、保管和利用采取现代化技术，也就是要构建一个满足现实需求且人性化的房地产档案管理信息化系统。

（二）档案的开发利用意识不足

许多人对档案工作的认识仅局限保存和提取，但具体涉及到利用以及内容却均不清楚，甚至许多领导干部都认为档案工作只是单纯保管好档案实体，无需开发利用。还有就是档案工作者自身素质问题。多数档案工作人员仅具备简单的档案知识，而熟悉精通计算机信息化、管理、法律等综合知识人员很少少，单一知识结构满足不了档案信息资源开发利用的需求。

目前我国相关法律法规中并没有明确规定哪些档案可以随时开发利用，哪些不可以，而到期却不适合开放的档案需要如何处理，档案部门需要如何审查档案均没有相应的法律法规指引与指示，档案室对档案信息开发利用具体尺度无法准确把握，另外《中华人民共和国档案法》与《中华人民共和国档案法实施办法》中虽对公民隐私权做出保护，但是，相关档案法律法规中并没有明确指出，涉及到公民隐私的档案需要如何处理，什么是涉及公民隐私的档案，档案开发利用重要还是保护隐私重要等问题均没有涉及。一定程度上阻碍了房地产档案信息的开发与利用。

三、房地产档案管理改进的对策建议

（一）形成信息化管理思维

提高业务主管领导和档案管理人员的信息化管理的认识，形成信息化管理思维。房地产行业的高速发展和人们对房地产档案的利用率提高，对房地产档案管理提出新的课题。传统手工方式的档案管理、封闭型管理模式已经难以满足需求。所以，需要领导者和管理人员管理观念的转变，要顺应社会的发展，将信息化的管理的理念应用到房地产档案管理中，形成信息化的管理思维，推动房地产档案管理深化改革和创新，以满足现实需求。

（二）加快推动房地产档案数字化

房地产档案信息化建设的前提和基础是房地产档案数字化建设，加快对房地产档案资料加以数字化处理、整编，生成检索工具的工作，以便为档案资料利用者提供优质高效、准确便捷的信息查询服务。

（三）建立房地产档案信息归集系统

房地产档案信息归集系统的建立是房地产档案信息系统化的保证。建立房地产档案信息归集系统，将房地产档案信息系统与房地产交易系统相结合，房地产交易过程中生成的全部产权信息自动归集到房地产档案信息管理系统，并加以保存，从而保证房地产信息收集的及时性、全面性和准确性。

（四）房地产档案信息系统化构建的过程要遵循科学和人性化的原则。

1.房地产档案信息采集的标准化、规范化。所谓房地产档案信息采集标准，是指在实现档案实体管理逐步向信息管理的过程中，所必须依赖的业务规范和技术标准。房地产档案信息的采集是房地产档案管理的起点和基础，是房地产管理活动中德重要环节，由于房产的变更在收集信息的过程中确保每次产权登记变更和涉及产权活动的产权文件材料完整准确、详实、力求文件材料的形式、规格、各项技术指标和验收标准达到高度统一。档案信息采集标准化要求档案信息在著录与索引时，要严格按照国家相关的法律法规进行，当然，也可视具体情况根据相应法规建立本单位的档案信息采集标准，以便于实际操作系统中得以应用。具体我们应该从以下几点做到其标准规范化：一是颁布的公文标准化、规范化、公文是档案的基础。公文本身的质量决定了档案工作能否规范化、标准化。二是实施立卷归档原则并坚持“以我为主”。为了加强房地产档案的科学管理，提高档案工作的质量，要实施立卷归档原则，并且坚持“以我为主”的原则即归档的文件不能脱离本单位的主要只是方向，要以本单位的文件为主体。三是要注意有效地维护卷宗的完整。提高案卷质量。通過不断实践证明，案卷材料收集的是否完整对档案价值有很重要的意义，因此，在推进档案工作规范化、标准化的工作进程中，我们要把解决好上面的问题放在重要位置，这样才有利于档案管理的分类和检索。

2.房地产档案信息的数字化处理标准化。这些信息数字化是复杂的，即通过计算机、扫描仪等计算机录入设备把档案信息转化为数字化档案，进行储存、查询、管理并与其它部门业务信息化的对接。根据房地产档案的特点我们归纳了以下的几类房地产信息需要进行数字化处理：一是房产的客观信息，本房产的自然形态，与其他房产不同的地方。二是房产的原始信息，即该房产的原始登记资料。三是房产的变更信息，即房产的历次变更登记记录。四是房产的限制信息， 即该房产被司法机关、其它政府部门查封、解封资料，及是否抵押、典当等限制交易资料。

3.房地产档案信息管理系统的数据库选择要合理、有效，有利于房地产档案管理的人性化操作。房地产档案管理系统开发能否取得成功关键在于数据库系统选择是否适合现实的情况和人性化操作，只有完成这两方面的需要就会起到事半功倍的效果。

（五）档案信息管理系统的协同性

房地产档案信息管理系统的开发既是独立自成体系，也要考虑到与房产登记审批软件系统、房产管理地理系统、自动计费制证系统、房改房数据系统、网上抵押系统等等关连系统的协同性，要切实保证这些系统的紧密结合与兼容共享，只有使这些部分与协调一致，才能使开发出的管理系统更好地发其挥应有的作用。

（六）房地产档案信息化管理系统网络化

由于公共网络化建设的加步，房地产档案信息化管理需要网络化管理的支持。但是要做好数据库的安全工作，及时备份。

以上为本人对房地产档案管理改进的几点思考，在房地产档案管理工作中，作为管理人员，应该注重平时积累，发现问题，积极思考解决方案。

参考文献：

[1]孙立艳.有关房地产档案管理的问题及对策[J].华章，2012，第八期.

[2]毕建洁.房地产档案管理存在的问题及对策[J].山东档案，2013.4.

[3]何晓玲.浅析房地产档案管理[J].福建建设科技，2011年第六期