高校图书馆档案优化管理新思路

摘 要：在近代高校图书馆的建设过程中，图书馆档案是一项重要的组成部分。本文通过对高校图书馆档案的必要性和现状分析，提出优化改进图书馆档案管理工作的新思路，形成具有现代化特色的高校图书馆管理模式，从而更好地为高校师生提供最便捷的服务。

关键词：高校；图书馆档案；新思路

作者简介：王秋音（1961-），女，湖北襄阳职业技术学院图书馆。

[中图分类号]： G250 [文献标识码]：A

[文章编号]：1002-2139（2014）-08--01

高校图书馆档案能够客观地记载图书馆历史阶段的各个发展轨迹。随着世界经济和文化发展的多元化，我国高校的办学规模也在不断地扩大，为了更好地为高校的教学和科研活动提供便捷和可靠的数据和信息服务，做好高校图书馆档案管理工作，建立数据完善、能够及时满足高校教育教学以及科研等方面的需求的图书馆档案，成为当前图书馆档案管理人员工作的重中之重。

一、高校图书馆档案管理工作的必要性和发展现状

1、高校图书馆档案的必要性

图书馆的档案资料，是图书馆各个阶段、不同时期的历史记录，包括了文书、文件和设备在内的三个部分，保存了高校发展的历史演变过程，具有弥足珍贵的历史意义。高校领导阶层可以通过对图书馆内工作档案资料的了解，熟悉图书馆内软件硬件的配备情况，了解图书馆的各项规章制度的制定情况和工作程序安排，熟悉图书馆管理情况，能够开展高效有序的领导工作。当然，高校图书馆是一所高校的信息载体，在图书馆档案中详细地记录了高校图书馆不同的阶段和时期的人员编制、组织机构以及科技成果等，为图书馆工作人员开展学术研究、业务操作等工作提供了宝贵的原始材料，通过对已有档案资源的分析和探讨，他们能够及时修正，顺应时代的发展要求，不断改善、加强对图书馆的管理制度，引进先进的现代化设备技术和设备器材，形成借、阅、藏三者合一的图书馆管理模式，为高校全体师生提供最为有利的资料。

2、高校图书馆档案的现状

由于受到技术和资金的双重限制，目前我国大部分高校的图书馆中并没有真正成立一套适合自身特点的档案管理制度，对日常工作中形成的文件资料缺乏统一管理意识，没有进行合理的整档归档工作，对已经制作的案卷缺乏系统的分类，给之后的查找和使用制造了一定的困难。而造成这一现状的主要问题在于我国高校图书馆档案的管理工作并没有收到高校的重视，造成图书馆档案的收集、标引、整理和归档工作缺乏一个专职档案员，只是简单由图书馆普通工作人员负责，而另一方面，对于已经收整好的档案，无法统一进行归档，在目前的高校图书馆中，绝大多数的档案文件资料只是简单的归拢在文件盒内，分别收放在其负责管理的人员的办公室柜中，在长期堆放的情况下造成资料没有实现合理的利用，不能及时为高校的学者提供有价值的学术和工作资料，造成一定程度上的资源浪费。

二、优化档案管理的新思路

高校图书馆档案管理工作，应该着眼于高校图书馆的整体发展趋势，运用现代化的科技技术和管理新思路，实现档案管理的现代化发展。

1、增强人的管理要求。

一项工作能否实现优质的效率，关键在于做这项工作的人。同样，要优化图书馆档案的工作，前提条件是图书馆领导阶层是否真正意识到档案管理工作的重要性和迫切性。只有高校领导以及图书馆的相关负责人从思想上对档案存档管理给予重视，制定相关的制度要求，才能使档案管理工作正常进入轨道开展。而档案的直接管理人员，通过切实可行的人才培养计划，参加专业技能考核，通过加强信息技术，形成专业化的图书馆档案管理队伍，跟随时代的发展潮流，加快图书馆档案管理的现代化建设脚步，及时更新档案资料，培养敏锐的观察力和工作热情，将档案管理工作从枯燥无味的传统业务模式转变成全面而创新的信息化工作。

2、完善档案管理设施。

俗话说工欲善其事必先利其器。优化图书馆档案管理工作的另一个关键点在于改善图书馆现有的硬件。通过对当前我国高校图书馆档案整理工作的不足进行分析，增设专门的档案归档室，配置档案专用的归档盒和搁置柜，对档案进行分类归档。与此同时，利用现代化的计算机技术，安装相应的档案管理软件，通过对编辑入室的档案资料进行录入操作，建立专业的档案数据资料库，能够有效地加强对档案的处理、储存、控制等功能。此外，通过外向型的信息化管理，将图书馆的档案资料数据库和高校的多媒体课堂中心系统构成联合体，通过网络化的建设使学者能够第一时间搜索到实用的档案资料，充分提高档案的合理使用。

3、实现科学分类，分级管理。

高校图书馆的档案资料因其独特的学术性和专业性等特点，为广大师生提供最有效的资料服务工作，因此，准确地对图书馆档案资料进行收集、标引、整理和归档工作，实现科学分类和分级管理，是优化图书馆档案管理工作的重点。根据图书馆的具体情况，按照不同的内容和部门要求，将档案进行分类。一是文件类，分为校内文件、馆内文件、规章制度、规划方案以及工作总结等；二是人事类，包括图书馆的组织架构和人员配备情况，以及在职人员的基本资料等；三是业务类，通常对各部门的工作日志、统计报表、图书采购、借阅、检索等情况进行收集归档；四是后勤其他类，涉及图书馆的相关日常后勤管理和设备采购等资料。将图书馆档案科学分类后，按照不同的职责范围，将其由图书馆各职能部门进行分级管理，通过这样的方式对图书馆档案进行管理，能够合理反映各资料之间的相互规律和必要聯系，加强档案的系统性和利用率，并充分激发图书馆各部门执行档案管理工作的责任心和积极性，是档案管理工作的开展更加科学化。

图书馆是一所高校的学术中心，通过科学的管理新思路，现代化的管理技术，优化图书馆档案管理水平，做好高校图书馆档案管理工作，对提高高校的基本建设和教学科研起到了至关重要的作用，相信通过对新思路的贯彻实施，高校图书馆的档案建设将实现飞跃。

参考文献：

[1]侯爱花；高校图书馆档案优化管理新思路[J].人民论坛，2011，17：242-243+189.

[2]郭鹏；浅谈图书馆档案优化管理[J].吉林教育，2010，01：103.

[3]郭振；浅析高校图书馆档案管理[J].华章，2013，14：323.