公证在工商登记中的应用

[摘 要]公证机构是代表国家行使证明权的司法证明机构。在工商登记活动中，通过公证员的介入和专业性审查监督，可最大限度地保障民商事活动的真实性、合法性。文章拟从公司章程公证、股东会公证、授权委托书公证、股权转让协议公证、保全证据公证、股权继承公证等角度，简要阐述公证所起到的法律服务、剔除隐患、预防风险、监督保障、稳定法律关系、提供法定证据效力等重要作用。

[关键词]公证；工商登记；公司；证据

由于工商行政管理制度本身具有的局限性、中介服务市场冗杂以及商事主体诚信守法意识的缺失或法律意识的淡薄，虚假登记材料经常出现在工商登记活动中。在工商登记活动中引入公证前置程序，是从根本上解决这一问题的有效途径。本文拟就在工商登记中可能涉及的公证种类及相关问题谈些粗浅的看法。

一、公司章程公证

公司章程公证是指公证机构根据公司的申请，依法证明公司章程的真实性、合法性的活动。公司在进行设立登记、章程变更登记时，如果股东不能亲自前往工商登记部门办理相关登记事项时，可以要求公司提供经过公证的章程或章程修正案，从而保证上述重要法律文件的真实性。

二、股东会以及董事会、监事会会议公证

工商登记部门在涉及公司设立登记、变更登记如变更住所、变更法定代表人、增加注册资本、变更出资方式、变更出资时间、变更公司类型、更经营范围等相关登记事项时均需公司提供相应的股东会（股东大会）决议。实践中，假冒股东签名通过股东会（股东大会）决议、股权转让协议的现象十分突出。此时如果有公证员的介入，由公证员负责股东会（股东大会）以及董事会、监事会决议的审查，则可在很大程度上保障该决议在内容及程序上的真实合法性，减轻因当事人提供虚假材料进行登记造成的损失。

股东会的主要内容即表决，而我国各类重要投票表决的计票、监督等，在习惯上都由公证员承担。公证员在办理股东会（股东大会）公证中，主要是审查股东身份、会议的召集和召开程序，如时间、地点、主持人、通知发布、出席人数等是否符合公司法及公司章程的规定，各项表决是否准确无误。以有限责任公司为例，公司法规定召开股东会（股东大会）会议应当于会议召开15日前通知全体股东。在此类公证中，公证员可以先对会议召集人将召开股东会（股东大会）的通知送达全体股东的行为办理保全送达证据公证，然后再对股东会议办理公证。再以股份有限公司为例，我国许多有重大影响的股东大会或公司创立大会常常有公证员的参与，公证员在其中发挥了举足轻重的作用，保障了相应重要法律行为的合法性。我国证监会在《上市公司章程指引》第76条规定：“对股东大会到会人数、参会股东持有的股份数额、授权委托书、每一表决事项的表决结果、会议记录、会议程序的合法性等事项，可以进行公证。”证监会《上市公司股东大会规范意见（2001）年修订）》第7条规定：“公司董事会应当聘请有证券从业资格的律师出席股东大会……也可同时聘请公证人员出席股东大会。”

三、授权委托书公证

法人、合伙企业等在工商部门办理相关登记事项时，法定代表人、负责人往往很难亲自到场办理。此时，代办人是否得到了真实的授权很难认定，如果由于委托书在法律上存在瑕疵而造成登记错误，登记机关难辞其咎。因此，在涉及企业一些重大事项的变更登记时，一份经过公证员合法审查的授权委托书公证书，无论是对登记部门还是企业本身的利益都能提供更好的保障。

四、股权转让协议公证

完备的股权转让制度能有效地促进公司资本的流通、优化资源配置、完善公司的治理结构以及实现股东投资目的。但是在涉及股权转让的工商登记实践中，公司提供的《股權转让合同》的真实合法性往往难以保证。如果对股权转让协议进行公证，由公证员对股权转让协议的内容和签订程序进行严格审查，则能为相关登记提供强有力的保障。

目前，股权转让纠纷案件是公司诉讼中的主要案件，案件涉及问题集中在股权转让侵犯优先购买权、违反法定程序、股权转让人出资不实或以自行处置公司资产进而抽逃出资等情况，严重损害了公司的合法权益。在股权转让的工商登记问题上，甚至常常会出现假冒股东签名通过股权转让协议的情况。而公证的基本职能之一就是保证民事法律行为的真实性，如果公司登记机关在股权转让进行变更登记之前要求申请人提供经过公证的授权委托书、股东会决议和股权转让协议，将公证作为公司股权变更登记的选择性前置程序，那么公证员将会要求合格的委托人、股东、转让人和受让人到场分别签署委托书、股东会（股东大会）决议和股权转让协议，从而保证上述重要法律文件的真实性。其次，公证的另一个基本职能就是保证民事法律行为的合法性。公证员作为专业的法律执业者首先必须经过司法考试，并经岗前培训，才能获准执业，从素质上保证了公证员能够担负起工商登记前置实质审查的责任。而审查则根据《公证程序规则》和其他相关法规规定，依据特定的法定程序进行，不由公证人员随意而为，以此保障审查的质量。公证员在审查股权转让协议的合法性时将着重从出让人的主体身份、股权是否属于夫妻共同财产、协议内容、其他股东优先购买权的行使、股权转让后的股东人数是否符合规定、股权转让款的支付方式、股权登记过户条件及其违约责任等多方面进行实质性审查。严格的审查能够保障协议从程序到实体上的合法性，从而保证协议双方当事人的合法权益得到法律的充分保护。实践证明，公证制度在预防股权转让纠纷方面有着无可比拟的制度优势。

五、保全证据公证

工商行政管理部门执法过程中，可能会遇到行政相对人不配合或执法证据难以留存、可能灭失的情况。此时办理一个保全证据公证，由公证员来收存和固定证据，就能够最大限度地保持证据的真实性和合法性，消除各种纠纷隐患，防患于未然。

保全证据公证是指公证机构应当事人的申请，依法对日后可能灭失或难以提取的证据加以提取、收存、验证和固定的活动。经过法定程序公证证明的法律行为、法律事实和文书，人民法院应当作为认定事实的根据。保全证据公证可以以其强有力的证据效力为工商执法活动保驾护航。

（一）现场执法保全证据

在工商局及各工商所执法人员依法查处制售假冒伪劣和不合格商品的违法行为时，可能会遇到当事人拒不配合，先后撤离现场的情况。若当事人又对行政机关调取证据的过程和内容予以否认，则对行政机关依法查处违法行为极为不利。为了使执法工作能够顺利进行，可以办理保全证据公证。公证员能够对现场情况进行详细的工作记录，对证据保全过程进行拍照及全程录像。通过公证调取证据，不仅可以有力地说服当事人，避免当事人提出不合理的申辩，进入诉讼程序也可以免去诸多举证或质证环节，节省行政和诉讼成本，提高行政效率。

（二）保全网络证据

由于现在网络成为收集信息的快速通道，虚假信息也顺势挤上了这条“高速公路”。很多企业的商标、名称等信息被大量冒用，合法利益受到严重侵害。但由于网络内容不停变化，被发现后删除也方便，因此工商部门在查证、举证时都比较困难。这种情况下，公证处通过“网页证据保全”等公证固定证据，工商部门即可据此进行严厉查处并追究有关人员的法律责任，维护企业的合法权益。通过公证加强工商部门调取证据的证明力，对促进依法行政、保护当事人权益具有积极意义。

（三）保全送达文书证据

在送达行政处罚告知书和行政处罚决定书时，遇到因当事人不配合而使法律文书无法正常送达的情况怎么办？公证送达可以顺利破解法律文书送达难题，保证办案时效和办案质量。这里的公证送达是指工商行政管理机关及其派出机构向行政相对人送达行政执法文书时，同时邀请公证人员一同前往，一旦发生当事人拒签情形，执法人员当即在送达回证上记明拒绝签收事实，并由公证人员在送达回证上签字作证，而后将执法文书留置于现场，同时由公证机关出具《公证书》，保全依法送达事实证据，从而完成送达程序的一种送达方式。公证机关出具的公证书将作为处罚文书送达的法律依据。

六、股权继承公证

股权继承不同一般财产的继承，包括两类：股份有限公司和有限责任公司的的股权继承。其中因有限责任公司兼具资合性和人合性的特点，其继承要比股份公司复杂得多。持有公司股权的股东去世后，其所享有的股权中的财产权当然由其继承人继受取得，包括遗嘱继承和法定继承两种方式，而股东资格的继承则要看章程对其有无特殊限定，无限定时方可发生继承。随着《公司法》的进一步实施，私营企业的发展壮大和个人股东的不断增多，股权继承将会逐渐增多。

笔者认为，如果将公证與工商部门的各项登记活动有效衔接，不仅能对公证行业本身及工商登记工作均能产生深刻而长远的积极影响，更重要的是能进一步健全现代公司制度，为我国商业活动正常进行提供更强有力的安全保障，对维护整个社会秩序安全运转发挥巨大的作用。

参考文献

[1]中国证监会.上市公司股东大会规范意见（2001）年修订）.

[2]刘文兵.股权公证问题分析.

[3]巴晶炎.规范股权转让 完善公司管理.

[4]曲成钢.有限责任公司股权继承公证思考.

[作者简介]靳思颖（1981-），四级公证员，本科法学学位，山西省太原市城西公证处公证二科副科长。