对现代企业档案管理的思考

周新荣

【摘要】随着现代企业的不断发展，档案管理工作也越来越现代化，计算机的应用范围大幅度扩展。目前，我国企业正处在逐步迈向档案管理现代化的关键时期，如何提高现代企业的档案管理水平，已经成为企业管理层需要重点关注的领域。

【关键词】企业；档案管理；信息技术

一、引言

从改革开放以来，市场经济建设促进了企业在生产、经营、销售、技术开发等各个方面的体制改革，过去的单纯生产型企业已经开始向生产经营型、经营开发型等方向转变。档案管理作为企业在生产经营活动中不可缺少的基础性管理工作，已经逐步显示出自身的重要作用，优化企业档案管理工作体制，已经逐步成为企业进行现代化管理过程中的重要内容。从目前的情况来看，企业对档案管理工作在认识、管理、使用上都还存在一些问题，主要体现在以下三个方面。首先，档案管理在企业的经营管理中的地位一直模糊不清，主要还是继续一早传统的管理体制和办法。其次，企业管理层对档案管理工作的重视程度还有待提高，在制定企业的工作规划和个人的工作议程时，未能将档案管理工作纳入其中。最后，还有很大一部分企业缺乏健全的档案管理制度，档案的保管条件达不到必要的标准，很多企业并未购置现代化档案管理所需要的各类仪器和设备。除此之外，经费短缺、库房有限、人力不足等因素，都严重制约着档案管理水平的提高，甚至还会对档案的整理分类、科学编纂、开发利用、安全保管等工作产生极为不利的影响，最终影响企业其他工作的顺利开展。

二、现代企业提高档案管理水平的途径

1.树立现代化的企业档案管理理念，重视过程与核心业务档案管理。首先，企业应当更新自身的档案管理理念，档案管理工作并非仅仅由档案管理部门单独完成，而是需要企业的全体员工共同参与，因此需要树立起各个部门和人员的责任意识。企业应该逐步将档案管理制度化，每个层级设置专门的负责人，将档案管理的具体目标和要求纳入各个部门和人员的工作职责之内。简单来说，就是要让所有人都明确了解自己所担负的责任，以及完成工作之后应该留下什么样的凭证。其次，企业要重视对业务过程和核心业务的档案管理工作。一方面，企业应该站在长远发展的角度，考虑每一项专业工作的重要节点，将每一节点的输入和输出记录进行详细的记录，为企业提供更大的借鉴价值。另一方面，企业还可以进一步科学确立归档模块，适当扩展存档内容。可以从企业所处的生命周期出发，对现有归档模块的全面性、科学性进行重新评估。

2.建立健全适应市场需求的新型档案管理机构。首先，企业可以考虑建立档案协会，主要承担业务研讨、经验交流等方面的职能，能够加强档案管理部门同企业其他职能部门之间的沟通与交流，同时还能够及时、全面地传达上级对企业档案管理工作的指导意见，及时分析并解决档案管理中所遇到的实际问题，同时提高理论水平和实际操作水平。除此之外，企业档案管理协会还可以将档案行政管理部门的一些意见传达给企业，帮助企业科学管理自身档案资料。其次，除了以企业为档案管理主体之外，还可以成立社会化的服务组织协助完成这一工作，比如档案事务所、档案寄存中心等等。目前，我国已经在深圳建立了档案代存服务中心，帮助很多企业解决了档案存放的问题，既能够在很大程度上为企业节约人力、物力、财力，同时也可以解决一些对档案管理业务不熟悉企业的燃眉之急。可以预见，未来档案代存中心还将有进一步的发展，尤其是针对产权变动后的企业将更加需要这类代存中心。产权变动后的企业档案具有较大的流动性，档案管理工作的缺陷较为明显，因此需要中介机构为其服务。

3.档案管理观念应该跟上企业参与市场竞争的步伐。随着我国加入WTO，我国企业需要同时面临国内和国外两个市场的竞争。可以说，国际贸易中所普遍存在的技术壁垒、绿色壁垒、知识产权保护等都是我国企业需要面临的严峻挑战。从目前的状况来看，一些国家对我国设置了苛刻的标准，客观上形成了一定的技术比例。举个简单的例子，我国对欧盟出口的茶叶需要通过118项检测指标，对日本出口的大米需要通过123项检测指标。由于这类技术壁垒的存在，我国每年的出口总额都会受到很大的影响。鉴于此，企业档案管理工作应该树立起“大档案”观，力争提高企业的核心竞争力。一方面，企业应该减少一般档案的数量，同时要加强对质量认证、知识产权、环保认证、产品成本等内容所涉及档案的收藏和保管，另一方面，企业还应该将眼光瞄准整个国内外市场，做好针对技术标准、市场反应等资料的收集，让企业的档案管理工作更加贴合实际，满足企业的客观需求。

三、结语

通过以上的分析我们不难看出，现代企业的档案管理工作已经发生了方向性的变化，不再是过去简单搜集材料、保存材料、查阅材料的方式。随着市场竞争激烈程度的提高，尤其是在我国加入WTO之后，企业的类型和形态都呈现出多元化的发展趋势，同其他工作一样，企业的档案管理工作也面临着新的机遇和挑战。随着我国市场经济建设的不断深入，企业档案管理的形式也将日趋个性化。如何应对这一客观形势，不仅是企业档案管理部门需要考虑的问题，同时也是企业管理人员需要深入思考的主题。

参考文献：

[1]武春梅.对档案管理工作现代化进程的有效措施分析[J].中小企业管理与科技（上旬刊）， 2010（10）

[2]高晓玲.谈如何实现企业档案管理现代化[J].企业导报，2011（11）

[3]王敬霞.现代企业档案管理创新的瓶颈及途径[J].科技信息， 2011（09）