销售企业费用预算管理存在的问题与对策

姚丽慧

【摘要】费用预算作为费用管理工作的基础，且为企业预算管理工作的重要组成部分，对保障企业正常经营，促进企业高效管理和提升企业获利能力发挥着十分重要的作用。因此，各企业尤其是销售企业十分重视费用预算管理工作。本文通过剖析目前销售企业费用预算管理工作中所存在的问题，结合企业实际情况、专业理论知识和个人的工作总结，从费用预算的编制、费用开支的监控和预算执行的考核等方面，提出如何完善并不断强化销售企业费用预算管理工作。

【关键词】费用预算；问题；对策

近年来，各企业尤其是销售企业十分重视费用预算管理工作，随着人们对费用预算管理认识的提高，费用预算管理已成为企业提高费用管理水平与经济效益的重要工具。尽管企业在费用预算管理方面积累了丰富的经验取得了重大进展，但是在实际的费用预算管理过程中，很多问题仍然存在。本文针对工作实践中，石化系统内地级市石油公司在费用预算管理上存在的问题进行剖析，提出完善的费用管理的措施，为销售企业在费用预算管理方面的进一步发展提供借鉴。

一、费用预算管理概述

1.费用预算含义

（1）费用的含义。费用是指企业在日常经营、管理活动中所发生的、会导致所有者权益减少、与向所有者分配利润无关的经济利益总流出。本文中所指的费用主要包括：营业费用、管理费用、财务费用、其它业务支出和营业外支出等。

（2）费用预算的含义。费用预算则是指企业事先通过做好费用支出计划，然后严格按照预算执行；在预算执行过程中，对于超支部分要经过相关的审批流程，并通过对预算实际开支情况进行差异分析，及时发现执行过程中的存在问题，针对性地进行调整，为下一期费用预算提供科学依据。

2.实施费用预算管理的意义

通过实施费用预算管理，首先使得企业决策者对企业年度的经营、管理成本有个基本的数据概念，也促使企业决策者为了完成当年的利润考核目标，提前制定相应的经营策略和推行与之相应的管理措施。其次，通过预算与实际的对比，加强对执行情况进行差异性分析，能够有效地反映出工作成效的好坏。同时，也可以为企业后续的经营和管理提供参考数据。第三，通过费用预算管理，全面统筹使用费用资源，优化费用结构，挖掘降费潜力，降本增效，使费用管理更好地为企业经营服务。第四，费用预算执行的考核，强化并落实具体责任部门和责任人的管理责任，完善费用管理责任制度，推动全员成本管理意识，有力于提升企业整体的费用管理水平。

二、费用预算管理现状及存在问题

1.费用预算编制模式

近年来，销售企业的费用预算编制模式不断地调整和完善，先是由财务部门组织，对所有费用项目实行自下而上的编制模式，即市公司年度的费用预算由加油站逐级编制汇总上报的模式；接着是按费用归口部门划分，由归口部门对归口费用预算负责，财务汇总的分块编制模式；而目前则是由省公司根据市公司上报的基础数据初步核定，然后下发地市公司征求意见、省市公司多次相互对接的编制模式。从费用预算的编制模式来看，省公司也一直在努力探讨一种可行、完善的编制模式，但费用预算编制工作重视程度不高。很多部门，甚至是公司领导都觉得费用预算编制工作是财务部门的事情，因此在工作组织、配合方面不是很积极和主动，从而导致费用预算编制工作开展地不全面、不深入。另外，费用预算数据很大程度上受到上级对下级经营管理绩效考核指标的约束，从而导致部分费用预算偏离实际，纯粹是为了满足考核要求而虚报数据，如终端配送运费。三是上级对下级单位核定预算指标时存在一刀切的情况，没有充分考虑到地域性差异和政策性影响，如通讯费、差旅费等。

2.费用预算执行分析

针对费用预算执行情况，各地市公司基本上采取通过月度例会的形式对公司上月费用执行情况进行通报的模式。在对费用预算执行情况的分析过程中，更多的只是关注使用情况的通报，如费用开支进度情况、费用考核指标完成情况以及与兄弟单位对比情况等，而对数据的构成、数据所隐含的管理情况、市场环境等相关因素并未进行深入的剖析，对费用使用的成效缺乏总结和反思。例如，在销售企业中，每年的加油站专项修理费和业务宣传费两项支出金额相对较大，但是在整个费用管理中，我们在对加油站修理费的执行情况分析方面，更多地只是对指标的完成情况进行分析，而没有以加油站为单位建立完善的管理台账，从而对修理改造项目、开支标准和修理改造后对公司提升销量产生的实质性影响方面进行分析；在对业务宣传费方面的分析，也更多地也仅仅是对费用使用情况进行对比，而对宣传的成效、消费者的认可程度、对业绩的影响程度等方面，没有进行深入的分析，从而导致部分费用存在资源浪费，甚至存在弄虚作假的现象。

3.费用预算执行考核

费用预算执行考核分为两种。其一是纵向考核。省公司根据管理需要设置各项指标对市公司进行考核，市公司再对加油站进行考核。其二是横向考核。财务部门对归口管理部门的费用预算执行情况进行考核。

但这两种考核形式存在一定的局限性。第一，考核指标存在局限性。目前省公司对市公司的预算考核指标有月度预算与实际开支的差异率、季度利润完成率、公务性支出的预算进度、吨油费用对比预算差异等。而各市公司为了完成考核指标，存在通过多计提费用或推迟入账的方式进行人为的费用调节行为。第二，考核指标不合理。如吨油费用考核指标，在地市的费用总额中所包含的省公司分摊给地市公司的费用和地市公司自身固定费用（固定资产折旧、无形资产摊销、长期待摊费用摊销、租赁费、税费等），其所占比重比例较大，从而导致部分地市公司的吨油费用基数较大，其考核结果必然始终较差，从而影响地市公司控费的积极性。

三、费用预算管理工作建议

1.重视费用预算管理工作

费用预算管理工作是一项综合工作，它不是单个部门或某个领导的工作，而是需要全员深刻地意识到费用预算管理工作关系到整个公司的利益，关系到每位员工的切身利益。因此，需要全员统一思想，深入了解和加强认识。具体体现在以下三个方面。

（1）决策者重视。费用预算管理工作是一项跨部门、全方位的工作，需要多部门进行协调和充分合作，而能够调动全公司资源的只有公司决策者。因此，公司决策者对费用预算管理工作的重视程度是能否顺利推行费用预算管理工作的关键。

（2）全员重视。费用预算管理工作内容十分广泛，涉及的费用项目既有管理费用，又有销售费用。从费用产生的对象来看，无论是公司机关的管理者，还是加油站基层员工，都对费用预算管理工作产生影响。因此，它需要全员重视并积极参与。

（3）组织者重视。在公司众多事务当中，只要涉及多部门协助的工作都必须确定一个负责组织协调的部门或个人，否则无法开展。费用预算工作也如此，财务部门作为此项工作的牵头组织部门，自身必须重视费用预算工作，在整个预算编制过程中，要本着科学、合理、认真负责的态度去制定每一个预算标准。

2.科学地开展费用预算工作

费用预算工作是否得到全面、有效地落实和推行，其关键在于费用预算指标的制定是否科学和合理。很多企业在推行费用预算管理过程中，有的只是将指标进行简单地分解，有的则演变成是上下级之间的一种博弈，而有效的费用预算管理则应是在不影响企业正常的经营管理的基础上，合理地控制企业的经营管理成本，从而有效地提升企业的盈利能力，而制定科学、合理的费用预算指标必须从以下几个方面进行改善和强化：

（1）理解掌握费用预算项目内容。负责费用预算工作的同事，首先必须对费用预算项目内容有着深刻的理解，尤其是费用内容比较复杂的项目，如修理费、警卫消防费、化验计量费、行政性收费等。只有深刻理解了该内容后，才能确保在费用指标核定时，避免漏项。

（2）及时了解相关的行政政策。政策的变动影响着项目收费标准，尤其是行政性收费和税费，如堤围费和治安联防费等。一是由于堤围费可由各地方自行在不超过法定标准的基础上制定收费标准，因此在费用核定方面存在不同标准。二是最近出台的《关于取消、免征、降低部分省定行政事业性收费的通知》，则下调甚至减免了部分行政收费标准，如其中就对治安联防费从2013年10月1日起按50%减半征收，对堤围费从2014年1月1日起2年内按80%下调收费标准等。

（3）零基预算与滚动预算相结合。费用预算必须结合经营和管理的实际需要实行零基预算，但是由于经营环境和市场的不确定性，在编制预算时无法准确预计到全年的情况。因此，在预算编制时应充分地参考和分析上年度的发生情况，同时在预算执行过程中仍需结合实际情况，对预算指标偏差进行合理修正，实行滚动预算，如对预算外项目核增专项指标。

（4）总额控制和标准控制相结合。针对所有费用预算项目，根据费用发生情况将其划分为固定费用和变动费用项目，固定费用项目是指费用发生的总金额是固定的，如协议性费用（含所有签订长期合同的费用）、折旧摊销、团体会费等；变动费用项目是指费用发生的总金额是不固定的，无法准确计算的，是受人员数量、业务量等因素影响的，如配送运费、劳动保护费、差旅费等。对固定费用由上级单位直接根据标准进行核定，对变动费用则结合下级单位当年的经营目标和管理半径进行对接确定。

（5）促进管理水平的提升。对部分经常发生且非固定收费标准的项目，有目的地减少费用预算额度，强制要求费用使用单位通过改善装置、提升管理或采取一些必须的手段和措施，减少费用支出，以达到资源优化、降低成本的目的。如控制办公费、化验计量费和警卫消防费等项目指标，引导费用使用单位通过实行集中采购办公用品、优化油枪配置、加强消防器材的日常保养等方式，降低全年费用支出总额，既实现了费用控制，又促进了公司管理水平的提升。

（6）以公司利润为最终导向。实行费用预算管理的最终目的是提升企业的盈利能力，因此费用预算管理必须始终围绕着公司利润而开展。费用预算管理的核心是确保费用支出合理、有效，而不是控制费用发生的金额。因此，在编制费用预算时，必须对部分费用项目实行联效原则，即对企业产生利润的费用项目，在其合理支出的基础上，可由费用使用单位自行安排，如业务宣传费。费用使用单位可根据市场环境、消费者偏好等，适时地开展一些有效的促销活动，以提升公司的获利份额。

3.加强费用使用过程的监控

指标核定是费用预算管理关键，而过程监控则是费用预算管理得以有效落实的保障。无论预算指标核定的方法如何改进和完善，但由于它始终是对未来情况的一个预测和估计，终究会与实际存在偏差，因此过程监控能及时对费用预算管理工作进行约束。目前，过程监控的主要措施是建立管理台账，而有效地过程监控更应是台账与效益分析相结合的模式。管理台账的作用仅停留在对费用使用的金额、次数进行监控，效益分析则是对费用使用的效果进行评价，两者相结合可对费用使用进行综合评价，即可从量方面减少费用浪费，又可从质方面提升费用的使用有效性。费用过程监控重点应关注三个方面，一是费用支出的必要性。即关注此项费用是否一定要发生，如设备的维修费是否发生在保修期内；采购的运费是否应由供应商承担等。二是费用支出的频率和金额。同一项目，如果费用支出次数过多，是否存在产品或服务质量问题，是否存在过度保养，维修成本是否超过重置成本；如果费用支出金额过高，是否存在成本浪费或商业回扣等问题。三是费用支出的有效性。重点是业务促销活动开展的有效性和加油站专项维修的有效性，即分析业务促销活动所带来的市场份额和企业效益是否提升，项目维修是否直接促使销量增长或间接地通过服务质量得以提升而促使销量增长。有效性分析应关注销量的变化，应通过费用支出前后一段时间的数据变化进行对比评价。

4.强化预算执行结果的考核

考核是费用预算管理水平不断得以提升的手段。尽管考核不是费用预算管理工作的最终目的，但是没有考核约束，费用预算管理工作中的标准控制，优化措施将无法得以贯彻执行和认真落实。费用预算考核制度必须以服务管理为导向，通过奖惩机制强制约束执行。

（1）建立管理考核制度。管理考核制度主要是为了规范管理，其主要内容一方面是明确费用项目核算内容。在编制费用项目预算时，已明确了费用项目核算内容，从而使得费用项目核算内容与预算内容相一致，确保费用项目预算执行情况考核内容统一、匹配，考核结果合理、准确。另一方面是建立费用核算规范性稽核制度。其目的在于防止费用使用单位通过费用单据拆分、费用核算科目不规范等途径规避考核。

（2）建立结果考评奖惩机制。为了确保奖惩公平、合理、有效。首先，在核定费用预算管理指标的同时需要科学地设立费用预算考核评价指标，如设立吨油可控费用、吨油公务性支出费用、吨油可控费用增长率，吨油公务性支出费用增长率等。其次，奖惩机制既要达到约束的效果更要服务管理。奖惩机制既要突出决策者的影响因素，又要兼顾到全员参与的考核导向，同时还需兼顾组织部门的管理责任。因此，在制定奖惩机制时，要同时兼顾三者影响因素，从而激励和约束相关的责任，促使预算管理工作长期、有效地发展。

四、结束语

总之，企业费用预算管理工作是一项需要全员长期不懈努力去完善的工作，我们需要树立正确的认识理念，需要营造良好的开展氛围，要充分调动全员参与积极性，需要不断地改进预算编制方法和考评机制，从而不断完善费用预算管理工作，提高企业管理水平，科学实现降本增效，提升企业的盈利能力，增强企业市场竞争力，逐步实现企业做强、做大的发展目标。

参考文献：

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[2]孔林生.销售机构费用预算管理问题的探讨[J].现代经济信息，2011（16）

[3]阎萍.浅谈企业费用预算管理[J].时代金融，2012（26）