人事档案管理存在的问题及措施探讨

【摘要】近年来，随着社会经济的发展，企事业单位内部的管理制度也日益更新，影响着整个单位的运营。人事档案管理作为管理业的一个重要方面，在企事业单位内部的管理建设中扮演着不可或缺的一部分。然而，目前我国多数单位内部的人事管理机制并不完善，存在一系列亟待解决的问题，因此，如何做好人事档案管理工作成为相关工作者普遍关注的课题。本文将立足于人事档案管理的现状，分析人事档案管理中存在的问题，进而提出解决这些问题的方法措施，希望能给相关工作者带来一定的启发。

【关键词】人事档案管理；问题及措施

所谓的人事档案，是单位职工信息的重要载体，是个人思想品德、业务能力、工作表现以及成长过程的真实写照，也是全面考察了解、正确评价和使用人才的重要依据，既能反映出职工的经历、学理和技术职称，同时又能反映个人的社会关系和奖惩等情况。有效的人事档案管理有利于单位内部的人力资源开发，有利于优化单位内部的管理制度，在整个单位的发展以及个人信息的保管上起着至关重要的作用。所以，必须管好、用好人事档案，以优化单位管理机制，促进单位管理建设工作正常发展。

一、人事档案管理中存在的问题

人事档案只是人才信息的重要载体，是人力资源的主要信息来源，其本身不能给单位带来经济效益，致使多数单位管理者忽视了人事档案管理的重要性，从而出现了一系列问题。主要体现在以下两个方面：

（一）缺乏科学合理的认识

企事业单位管理者的管理理念是影响单位管理效率以及业绩的重要因素，目前多数单位管理者对人事档案管理缺乏科学性和合理性的认识，认为人事档案工作就是保管性的事务工作，只要将档案资料管理好，保证其在有效的期限内不丢失、能应付外调以及查档等就行了，完全忽视了档案管理对于人力资源开发的重要性。现实中还存在部分领导认为档案管理工作只是档案部门的事，与自己无关，对单位内部的档案管理工作不闻不问。甚至有单位领导认为无需单独设立人事档案管理部门，兼由其他部门代管。

由于企事业单位内部管理者缺乏科学合理的认识，致使单位的人事档案管理工作往往得不到重视，在单位的议事日程里很难发现有关于人事档案管理工作的。这种对档案管理的不重视、不研究、不安排，使得档案管理上的许多问题得不到有效解决，更谈不上档案管理的规范化与标准化了。这在很大程度上影响了单位的整体业绩，不利于单位的可持续发展。

（二）缺乏有效的人事档案管理机制

在我国传统的干部人事档案管理制度下，没有形成科学合理的管理机制，其中严格规定“任何个人不得查阅或借用本人及其直系亲属的档案”，这一规定长期生效并延伸到其他人事档案管理工作中，使得人事档案资料得不到及时补充存档和修正，这种传统型的人事档案管理机制不适应现代化市场经济下单位发展的趋势，严重影响着单位内部的人才流动，也是当前大量“弃档族”存在的重要原因。

人事档案管理本身具有严肃性、准确性和唯一性的特征，但是目前这种传统落后的人事档案管理机制使得部分职工因跳槽受到原单位扣留档案不放人，他们为了再就业不得不伪造虚假档案，如干部履历、工龄、入党材料、毕业证书等。甚至有个别单位领导或相关人员，利用职权和工作之便，通过伪造档案打击报复职员，严重影响了他们正常的工作和生活，带来一定的人身伤害。

二、人事档案管理的措施与方法

（一）提高管理者的认识水平和自身素质

档案管理者自身的素质是决定管理者认识水平的主要因素，而管理者对人事档案管理的认识水平是做好档案管理工作的重要保证，所以要想做好档案管理工作，首先需要提高管理者的认识水平和自身素质。只有单位管理者高度重视人事档案管理工作，才能保证管理工作在资金、设备以及人员方面得到有效的支持，从而推动档案管理工作插着规范化、标准化方向进展。这就需要从多方面入手，以切实提高管理者的认识水平和自身素质。

一方面，单位可以通过定期开展专题讲座、板报宣传等方式，在潜移默化中提高管理者的认识水平，使其认识到档案管理工作对于人力资源流动的重要性。此外，单位领导应该将档案管理工作的相关内容纳入日常会议议程，建立专业的档案管理工作小组，定期检查、指导与监督档案管理工作，以便于及时发现并解决问题，提高档案管理工作的效率。另一方面，不断提高自身的政治素养与专业水平知识，在档案管理的过程中，坚持工作原则、严守纪律、遵守管理机制、保守他人秘密，在信息资料的整理与封装时，尽可能减少人为的失误，保证资料的完整性和真实性。同时，管理者可以通过自学或参加专业培训不断充实自己，提高自己的专业管理水平，从而不断提高工作效率和档案管理质量。

（二）建立健全人事档案管理机制

健全的人事档案管理机制是提高人事档案管理工作效率的重要保障，它可以

使档案管理工作有章可循、有据可依。建立健全人事档案管理机制可以从对内管理机制和对外管理机制两个方面入手：

一方面，优化调整单位内部管理章程，如明确人事档案资料的收集范围和要求，鉴别资料内容的真实性与完整性，做好资料的保密措施，减少因人为因素造成资料泄密的可能，从而有效保证档案的安全性。另一方面，建立开放型的人事档案管理模式，在知识经济日益兴起的当今社会，单位对人才质量和数量的要求越来越高，开放式的管理模式有立于促进人才的流动以及人事档案管理的规范化、社会化和现代化。

结束语：综合上文，人事档案管理在整个单位管理中占据着至关重要的地位，对单位人力资源的流动产生重要影响。管理者对档案管理缺乏科学合理的认识以及单位内部缺乏有效的管理机制已严重影响了单位的正常运营，只有不断提高管理者的认识水平和自身素质、建立健全人事档案管理机制，才能促进人力资源的有效流动。相信在相关企事业单位领导者的共同努力下，我国的人事档案管理工作将会不断适应社会主义市场经济的发展。

参考文献

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[3] 陈潭. 公共政策创新的理论逻辑——以中国人事档案制度为研究对象[J]. 理论探讨. 2007（05）

赵静 性别：女 出生年月：1982年12月 籍贯：沧州吴桥 学历：本科 主要研究方向：档案管理 工作单位：河北省高速公路石黄管理处 单位所在城市：石家庄 邮编：050000