商务英语函电中被动语态应用分析

摘要：如今，商务函电已成为国际贸易中不可或缺的沟通方式，而商务函电的主体语言——英语的正确使用显得尤为重要。商务函电通常有以下几个特征：准确、清晰、简洁、礼貌、完整，而被动句在体现以上特征方面起到了很大作用。本文将对商务函电中的被动语态进行分析，以促进国际贸易的沟通更加有效。

关键词：商务函电；英语；被动语态

商务英语函电通常有五个特征，由于这五个特征的英文单词首字母均为“C”，通常我们也称这五个特征为“5C”，分别是：正确、准确（correctness）、清晰（clarity）、简洁（conciseness）、礼貌（courtesy）与完整（completeness）。除“正确、准确”和“完整”外，被动态在商务函电表达中起到了很大作用。本文将从商务函电的几个特征分析被动语态的应用。

一、语句表达更清晰、简洁

由于商务函电具有较严谨的特征，而英语的语言特征决定了证据的重点通常在句首。被动态的使用就是把语篇的主题置于主位位置，凸显了双方要讨论的话题，而执行动作的主体，即英文的“by …”则通常省略，使得语句更加简洁。同时，由于被动句重点在于描述客观事实而非强调执行主体，可以清楚地表达句意。

例如：

We are pleased to inform you that the goods have been covered against All Risks.

本句的后半句采用被动态，主语为双方关注的重点“the goods”，而非是“cover”这一动作的主题是谁。使用被动态能够突出主语，相比而言，主动态使用的“…we have covered the goods against …”明显不如被动态表达清晰。

由此可见，被动态用事物本身而不是人称代词作主语，不仅能使语句结构清晰，而且更能客观地表述所需传达的信息。

二、语句表达更为礼貌

被动态的使用在体现“礼貌”这一原则的作用尤为明显。礼貌得体的语言的商务函电的基本要求之一。由于国际贸易中，经常会有催促、抱怨等情况发生。使用被动语态，则可把关注的重点从对方转移到事情本身，而非执行主体，可以避免出现直接催促、命令、指责对方的情形出现而引起对方不愉快，更有利于问题解决。

例如：

You must pay the money within ten days.

这句话相信任何人看了都不会有好心情，矛头直指对方，即主语“you”，再加一个“must”，整句语气显得非常鲁莽与失礼。即便对方有错在先，这样的语句明显不利于问题的解决。我们可以将其改为被动态：

The money must be paid within ten days.

这样，句子的核心就从“you”转移到了“the money”上，而动作的主体“you”则被巧妙省略，很好地避免了直接命令对方的不愉快事件发生。当然，这句话我们依旧可以改进一下：

The money is expected to be paid within ten days.

以上三句话的优劣就显而易见了。

再如：

We regret that you haven’t sent us the shipping advice so far.

此句一出，十有八九要引起对方不高兴。直接把“you”放在主语的位置，有明显的责怪对方的意味，然而，未收到装船通知便武断推论是对方没有发出，极容易引起对方不愉快，因为还有很大可能是对方发出了但是由于邮件或网络问题导致未收到而已。因而，事先斟酌语句表达相当有必要。我们可试着将此句改为被动态：

We regret that the shipping advice hasn’t been received so far.

这样，双方关注的重点就转移到“the shipping advice”而省略了执行者，更加有利于问题的解决。

由此可见，我们在传达不愉快的负面消息时，尽量把重点放在问题的本身而避免提到施动者，尤其是施动者为对方的情况。由于被动态有凸显话题的功能，把所出现的问题置于主位上，引起双方共同的关注，避免直接指责对方，更能促进问题解决。

三、增强语句表达的客观性

虽然“客观性”并非商务函电写作的要求，然而由于应用在国际贸易谈判磋商中，使得很多语句的表述需要有较强的客观性。通常主动态直观性较强，主观色彩浓厚，缺少庄重感，尤其在长句中，会给人一种气短、不流畅之感，而被动态由于通常省略了施动者，不像主动语态那样带有较强的主观色彩，而给人以客观，中立，实事求是的印象，因而表述较为客观且论述委婉，由于没有用人称代词作为主语，恰恰符合了商务信函就事论事，强调事实和客观性的文体要求。此外，由于被动态结构上调节余地较大，更容易补充内容或采用修辞手法，语句表达则更为流畅、完整。

例如：

Due to the late shipment， a penalty of USD500 will be deducted from the proceeds as it is stipulated in the contract.

本句有两处被动态，分别阐述了两个客观事实：“将会扣除500美元罚金”与“根据合同规定”。这两个事实均只需要阐明客观事件本身，而无需特地强调“谁”来扣款，“谁”在合同中进行规定，因而客观性更强，且整句读起来非常流畅。

结语：

总之，在商务英语函电中，被动语态的运用虽然表面是语言方面的特征，但实质上是国际贸易交往的一种策略。恰当地运用被动态，给对方留下良好印象，是在激烈竞争中赢得更多客户的重要手段之一。因此，我们不能忽视被动语态在商务函电中的功能与应用，而应正确、合理使用被动态，使其能在商务英语函电写作中得到最大的发挥。

参考文献：

[1]王勇. 被动语态的语用分析[J]，华中师范大学学报，1998（3）。

[2]单其昌. 英汉经济贸易词典[M]，北京，外语教学与研究出版社，2002年。

[3]张娟.外贸英语函电的语言特色[J]，经济研究导刊，2012（3）。

[4]向丹辉. 商务英语函电的礼貌策略研究[V]，中国商贸，2011年。

（作者单位：苏州健雄职业技术学院国际教育学院）