浅谈电子档案的整理和保护及特征分析

韩巍巍

【摘 要】电子技术的迅猛发展和推广，使档案工作产生了由纸质到光电介质载体的飞跃，从而给档案的纸质管理带来新的机遇与挑战。如何面对电子档案的优长与不足，使档案工作在网络化、数字化的环境中生存与发展，成为我们不得不思考的问题。

【关键词】电子档案；档案管理；特征分析；存在不足；档案整理

一、电子档案的主要特征分析

1.实体的虚拟化

现有的档案都是固定在某一载体上的，有的是纸张，有的是光盘或磁带，而电子档案是存储在计算机网络中的，对于单一文稿而言，它的实体是无形的，是看不到摸不着的。电子档案海量信息，使得未来的数字档案存储只能是分布式的，没有具体的特定场所，用户调看或利用的资源可能存储在本地、本国，也可能存储在异地、异国。

2.手段的数字化、网络化、多媒体化

过去档案全是手工操作，数字档案则不然。它从资料的采集、整理、加工、归档都是依托数字和网络环境。它是通过网络、收集地方信息；或将收集到的其它载体信息进行数字化处理；利用计算机和网络，就其内容和展示手段而言，数字档案是多媒体的，它的文本、图片、音频、视频，融于一体，甚至通过超文本链接、跨库关联等方式扩展内容。用户通过网络在线阅读和利用，并可以选择浏览的界面（如数据库式、网页式等）、版式（不同的网页模板和风格、颜色等，也可以选择下载、打印、刻录光盘及个性化的保存需求的档案文献。

3.时效性强，周期短

档案是一个浩大的工程，需要耗费大量的人力物力。用传统的方法，少则一年，多则几年。而数字档案采用新的手段和方式，通过网络采集、数字化管理、计算写作、电子邮件联系。新的技术手段减轻了劳动强度，减少了多种的环节和时间，大大缩短了档案整理的周期。另外，电子化的档案，使得修正错讹或更新资料都十分方便，电子档案的内容可以是实时的，可以反映最新的情况。

4.交互性的和个性化档案

在电子档案的模式下，文稿的提供者与用户紧密地联系在一起，用户之间都可以十分便利地沟通，甚至在一定的条件下角色可能会发生转化，具有空前环境下的交互性。另一方面，电子档案的形式是在线的、实时的、网络化的。有些档案利用过程也可以不经过现场来进行，通过有关数字化的网络就可能完成。

5.成本低、风险小

电子化的文稿从形成的整个环节都是通过计算机网络完成的，不费一纸一笔，而网络技术、数字技术，又使得远距离、大容量传输和通讯更便捷、更廉价。过去档案所需要投入的大量邮寄、通讯、复印、打字、装订等费用都节省下来，这些都直接降低了成本。

6.加工的标准化、信息的海量化和检索的智能化

电子档案在资源加工、整合有特定的统一标准，如统一的压缩化、编码技术、视频格式、元数据标准、浏览平台等，它依托互联网服务，不同部门的档案是可以共享的，并可以实现跨库关联和检索。数字化的编辑出版方式，使得方志的编撰常态化，可以收集到大量的资料，有效避免了过去因为编撰时间太长遗漏过多的现象。与标准化加工和海量信息相适应，在检索技术上，电子档案是智能化的。检索系统能够自动地分析检索条件与结果，提供同义词、主题词或相似词的扩展检索，能实现多语言混合检索及检索结果的自动排序等功能，为用户提供最为满意的信息。

二、电子档案存在不足的有效分析

1.电子档案的文稿有大众化的趋势

传统的档案理念下，领导者和上下级都把握着信息传递的关口，决定写什么内容，用什么口径写，三级审查制度更是层层把关、安全可靠。电子档案模式下，更多的社会公众可以通过网络参与到档案各个环节：数字技术就像一把双刃剑，在给档案管理工作带来无限生机的同时，也使传统的理念和机制面临着前所未有的挑战。

2.传统的阅读习惯，在程序上成为发展的难题

电子档案有很大的人性化特征，如能全文检索、跨库关联等，是传统档案无法比拟的，但从阅读习惯来说，人们更习惯于纸质书籍，它能自由选择阅读姿势、时间、场合等等。另一方面，电脑对人体健康有一定的危害。

3.档案管理人员操作失误

有的管理人员安全意识不强，用户口令选择不慎，或者对软件不进行保密，有的将自己账号随意转借他人或者与别人共享文档内容，甚至允许他人随意拷贝文档，管理人员操作过程中把信息传输错误等等，这些失误都是事后无法弥补的。

4.档案管理人员违规操作

档案管理人员不严格执行档案管理法规制度的相关规定，就可能出现录入数据识或政策框架随时消失。其次，电子档案存储的磁性材料，从保存时限上说最长也就100年，而且其性质极不稳定，遇热、湿、强磁场或技术升级等问题极容易丢失或破坏。再次，电子档案在某种意义上说是“电”档案，它依赖于电能。

三、电子档案的主要整理形式介绍

1.文书电子檔案整理

一是内部文件。以年度、组织机构、保管期限进行组盘。第一按不同年代、组织机构、保管期限进行组盘；第二将不同年代、组织机构、保管期限的文件分盘保管，便于按不同年代、不同期限定期拷贝，以延长归档电子文件的保管寿命。将同一归档部门的文件集中在同一盘上方便利用。为了确保文书电子文件组盘统一规范，应由档案部门在接收归档文件时集中完成，组盘后，档案人员应以统一的数据库结构和规范命题，并建立文书档案盘内文件目录，便于计算机对盘内文件查找。二是外来文件。通过文书室处理，扫描成影像文件进入？网络？，各类公文的传递、批办、督办均在网上操作。电子文件的归档工作由业务部门掌握，处理完毕的文件由承办部门根据文件的重要性，确定密级和保管期限，按归档键转入档案部门，档案人员审查后，加上档案管理信息，如：分类号、档号等，然后进入档案数据库。如要查询，则可通过各个网络终端在其权限范围内进行查询。

2.科技电子文件归档

（1）基建档案。基建档案的形成一般是利用计算机打印使用规范的纸张输出的，所以，数据信息整理时就按档案管理要求进行输入，对纸质文件的实体进行扫描，并按案卷号、图号、序号连接起来，使终端用户直接检索到每一张图纸资料。

（2）设备档案。企业引进技术和购置各种设备时，外商提供资料、图纸的载体形式逐渐向电子文件方向？发展？，国内设计院设计的产品也逐步实行了CAD设计，而且企业的总图管理也采用了电子化。所以，在引进设备时必须在合同中明确提出电子文件的必要条件，如：系统环境、工作平台、文件格式、缩微胶片等等。在移交电子文件软盘、光盘或其他载体的同时，应该附上电子文件？内容？说明和注意事项。

3.会计电子文件整理

（1）工资单。工资以光盘形式归档时，应附有纸质的每月工资汇总表，并列出单位、名称、代码、人数、明细工资等，同时还应附移交清单，作为财务和档案部门双方交接时的凭证。

（2）账簿。企业会计账簿内容已进入计算机管理系统，现在看到的实物实际上是计算机的打印件，计算机账簿的格式比较统，其内容也可以光盘形式保存。但光盘归档时必须启用账簿交接表，填明机构全称、账簿名称、编号、账簿页数、启用日期，负责人、主管会计、审核、记账等人员必须签名，以增强账簿的真实性和凭证作用。