航道工程图纸档案管理研究

李爱荣

[摘 要] 航道科技档案中的图纸是由专业测绘部门及航道人在长期的航道生产实践中，形成的水文数据、水深、建构筑物等航道要素的测绘图，它为航道事业及社会经济发展提供了保证，作出了巨大贡献。本文就航道工程图纸档案的管理进行比较以供大家研究。

[关键词] 航道工程；图纸档案；档案管理

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2014 . 10. 060

[中图分类号] G275 [文献标识码] A [文章编号] 1673 - 0194（2014）10- 0084- 02

泰州市航道管理处管辖200条航道，其中等级航道38条，干线航道13条，等外级航道162条，航道总里程2 567.53千米。每年都要对航道进行驳岸、疏浚、养护，测量的各类图纸有3 049张。工程图纸档案是重要的科技档案，同时也是我市航道基础数据的重要的凭证，其保管期限一般为永久。如何安全稳妥地保管这些图纸，使之更好地为航道事业的发展提供便利，是一项十分重要的工作。

1 航道工程图纸的特点及存放管理方法分析

航道工程图纸具有自身的特点和规律，主要有：形成历史久远，数量较大；测绘外业量大，难度大；航道本身变化大，要素隐蔽性强；图纸实用度高。航道工程图纸内容上分地形图、横断面图、结构图等。材质上分为聚纸薄膜、纸质图、硫酸纸等。航道地形图一般500米出一张地形图，100米出一张横断面图，一张地形图配套5张断面图。地形图一般采用聚纸薄膜，易于长期保存，而且不容易破损。断面图一般为纸质，一不小心容易破。硫酸纸质蓝图的优点是成本低廉，可以折叠放在技术档案盒子里，方便保存和施工现场使用。缺点：①不能长时间保存，时间久了会掉色，模糊不清，影响使用。②从环保的方面来说，蓝图多为氨水晒图机晒制，是以类似于感光胶片的晒图纸利用氨水熏制定影成像。在蓝图的晒制和使用过程中，蓝图表面涂层持续缓释有害气体，对人体的皮肤、眼睛、呼吸系统有很强的刺激，可引发相关疾病。虽然现在已经有了使用无氨显影液的晒图机，对空气没有污染，但是使用时也得戴手套，防止其对皮肤的损害。可见，蓝图是一种有一定污染的产品。③占用较多的档案库房面积。现今图纸存放方法上有以下几种：

（1）折叠保管。图纸以其纸质的特殊性、图幅大小不一而区别于 其他的纸质档案。相关人员在进行图纸档案归档时，将图纸折叠起 来，保存在相应的卷宗内，实行盒装式管理。这种保管方法比较美 观方便，但弊病较多，如果图纸档案是蓝图，折叠起来的图纸经过 频繁使用，反复折叠，在折过的地方引起墨迹脱落，甚至会断裂破 损，且损毁后修复比较困难导致无法利用。

（2）摊开平放。即把图纸展平后按顺序存放在多层抽屉的框架 里。这种方法能够保护图纸的平整，取放也较方便，是一种较好的 保管方法，缺点是占用面积较大。

（3）卷起保管。就是将图纸卷成圆筒状，用绳子捆好保存在抽屉或柜子里。对于那些幅面大的图纸，采用这种方法比较适合。但这种方法也有相应的弊端，因为每次查阅图纸都要打开、卷起，不仅工作效率低，也会使图纸由于经常开、卷受到一定的磨损。

目前我处采用的摊开平放。所有航道地形图的介质均为聚酯薄膜，聚酯薄膜图纸怕折，所以存放时必须平放。航道图纸的归档存放目前采用的是装袋入屉。首先，按照干线航道的实际情况分为13条航道，每条航道对应相应的编号。其次，按照时间先后顺序来排列。最后，地形图与配套的横断面图以及相关的结构图放在一起。横断面图由于纸质薄，每张图纸的四边都要用缝纫机缝边，保证不翘边，边角不容易破损。这些工作做完之后，每张图纸的右下角都贴上标签，登记入册。一套图纸中有若干张地形图、断面图，一套图纸为一卷，每张图纸再编页号。标签中注明所属航道、年度、卷号、页号，一目了然。这样做的目的是，图纸在借阅的过程中，只要一看标签就知道如何存放。每段航道的图纸展开平放在一只大的牛皮袋中，在牛皮袋的右下角注明所属航段情况，牛皮袋中间做一中塑料插袋，把图纸目录插进去。查找时先看右下角标签，再看图纸目录，很快就能找到。牛皮袋子平放到专门的抽屉中，存放时按照13条航道的顺序来摆放。抽屉的外面插入目录说明，标明航道、航段，这样会比较方便查找。这种保管图纸的方法也有不好的地方，图纸一般都比较大，牛皮袋子翻来翻去容易破损。查找图纸有时需要对比，摊开来需要很大地方，查找有时相当麻烦。这种管理方法也存在着不可否认的弊端。

2 数字化时代航道图纸档案管理解析

随着数字化技术的应用，网络技术的普及，图纸数字化、电子化，工作方式智能化，直接在网上查阅，减少图纸的损耗，这已经成为必然的趋势。要解决这些问题，有必要提出一个以数字化管理为手段，纸质图通过扫描转发或收集、有效管理其他方式形成的电子图纸，建立数据库，对其进行数字化管理。

图纸电子化，是指设计的图纸文件以项目为单位，存储到硬盘上或光盘上，需要利用档案时，再到档案室的计算机上读取使用。这种档案利用方式一方面更为方便、直观、环保；另一方面可以减少纸质档案的磨损，最大限制地保护纸质档案。图纸电子化可以选择光盘，光盘的优点是轻巧、灵便、便于携带，缺点是易损、易划，寿命较短。硬盘保存一般来说更为科学合理，因为硬盘相对光盘来说，读取速度快，使用寿命长。所以，硬盘为图纸电子化存储介质的首选。因为需要存放的图纸文件较多，所以选用硬盘时，应考虑选用海量硬盘。图纸的电子化还需要做好以下几个方面：

（1）建立电子图纸管理系统。所有工程图纸从设计方案到施工 蓝图的发放至现场开始，就全方位纳入计算机系统管理，A3及以下图纸可下载到本机上处理打 印。由施工管理部门负责，档案部门提供指导，并协助做好图纸更改通知单的管理，并及时将更改通知单和被修改图在系统中建立标识关系，以备编制竣工图时进行参考。竣工图阶段，由档案部门会同工程管理等部门进行竣工图会审，只有通过会审合格的图纸才能提供竣工验收。

（2）电子图纸的移交归档。可以采用两种方案：①要求设计 单位提供电子版竣工图纸，把设计变更完整地在图纸上进行反映， 经有关人员审核后转入数据库，以后供查询使用；②由施工单位 配合，按照我们先前利用系统录入的图纸信息，在原来施工图上编 制竣工图，同时采取在目录上签名盖章（竣工图章）再扫描。这一步 工作的实施，确保了图纸的准确性和纸质图纸向电子图纸的顺利转 化。尤其值得重视的是档案中的竣工图纸，要优先对其进行数 字化。将竣工图纸档案扫入计算机制成图形文本，刻录在光盘上， 建成数据库，为自动化检索、提高档案信息利用率和实现档案资源共享服务。同时在刻录光盘前对扫描等形成的数字化图形文本文件 进行检查，保证最终的刻录光盘无病毒、无自生文件等“杂质”。

（3）电子图纸的归档管理。图纸电子档案的利用必须严格按照《电子文件归档与管理规范》执行。档案人员必须认真指导，定期做好图纸电子档案的收集和报送工作。电子文件移交办法：移交过程中，档案人员要组织各专业设计人员、技术负责人、项目负责人对电子图纸内容进行验证，并在“电子图纸档案移交表”中填写验证意见并签字，档案人员进行查验、接收并签字。第二年初进行上年度的文件归档。档案管理人员要对电子文件以年度—项目分类法，做好分类管理，对电子文件进行核对，防止电子文件的错乱或人为删改；定期对电子文件进行真实性、完整性、有限性的鉴定。要定期对保存电子文件的硬盘进行杀毒，确保文件无病毒感染和损坏。由于电子图纸文件在存储和识读方面对系统的依赖性，脱离了赖以支持的软、硬件环境后，有些文件就会变成“死文件”。因此，在归档时应将运行电子图形文件应用的软件一并归类。要对电子文件做一个或多个备份，并分别存放，做好防尘、防划、防摔、防污染等工作。最终刻录光盘一式多套，用于档案部门日常使用及留存备查等。

（4）电子图纸的存放。电子图纸载体具有特殊性，其存放环境与防护应在无磁场干扰、无震动、无尘、无腐蚀性气体的环境中保存，防病毒系统应配置防病毒卡，网络系统应设置防火墙。图纸电子化对于计算机绘制的图纸比较方便。那么，对早期受计算机软、硬件环境的限制，使制作形成的图纸文件没有足够的存储空间来存储电子图形文件，应优先将利用较频繁的图纸以及大量的有保存价值档案利用扫描仪扫入计算机转储在光盘上保存，通过扫描转化为电子档案。

3 结 语

电子图纸档案具有方便快捷、空间占用极小等优点，但是目前的技术条件，纸质文件还是有其自身的优势，其证据性和凭证性的作用，还是其存在的必要条件。首先，电子图纸档案受技术所限，容易受到病毒侵害，具有不稳定的缺点。其次，电子图纸档案容易受到删改而不留痕迹，其证据性不够强。所以说，纸质档案还是有长期存在的必要，将会一直发挥其重要的凭证作用。

主要参考文献

[1]王俊姝.加强电子档案管理方案分析[J].科技创新导报，2013（25）.

[2]陈华宇.对电子图纸档案管理流程的规范[J].中国档案，2005（8）.