学校档案工作的规范化问题探究

崔洁

摘要：学校档案工作是学校管理的重要组成部分，也是衡量学校一切教学活动的关键。在现有的管理体系中需要将档案管理作为管理的重点，逐渐提升学校的整体管理水平。传统的档案管理方式过于形式化，不利于档案管理的规范化和标准化发展，不适应学校整体管理现状，因此需要结合学校的实际发展情况，改变档案管理方式，保证学校档案管理的规范化。本文将以当前档案管理存在的问题及档案工作规范化的特点为研究点，对如何促进学校档案工作规范化管理进行分析。

关键词：学校档案管理；规范化

随着学校教育、教学及科研工作的不断改革，学校档案作为管理体系的重要组成部分，能为学校各级档案使用者提供完整的信息，方便工作人员进行及时查询，减少工作时间，提升工作效率。由于档案管理受到多种因素的影响，导致当前学校档案管理现状不容乐观。部分学校采用的传统式管理方式，存在管理效率低，查找不便，信息量大，容易丢失的情况，给学校的整体管理带来一定的挑战。因此需要充分利用现代信息技术做好档案管理工作，实现管理的现代化。

一、当前学校档案管理存在的问题

在多种因素的限制下，学校档案管理现状不容乐观，存在管理体系落后，制度规范不严谨的情况。以下将对学校档案管理存在的问题进行系统的分析。

（一）档案管理意识弱

在学校当前档案管理中，部分领导人员对档案工作及相关档案法规了解不足，没有认识到档案信息规范化管理的重要性[1]。部分管理人员仅强调档案管理的重要性，没有将相关管理工作落实到实处，在学校的整体规划建设过程中，没有将档案管理纳入考虑范围内，导致学校档案管理现状不容乐观。

（二）管理程序混乱

档案管理涉及到多个方面，需要对各个方面进行统一的管理。但是在当前管理工作中，存在管理程序混乱的情况，管理制度不完善，存在资料收集不全、归档工作没有落实到位的情况，导致管理程序混乱。同时由于档案信息比较冗杂，部分资料长久堆积在一起，有的资料流失在各个科组及个人身上，导致珍贵材料收集不全，给档案归档整理工作带来很多困难。管理程序混乱，不仅增加了工作人员的工作难度，同时增加了不必要的工作量，给后续管理工作带来一定的挑战。

（三）管理人员素质低

要想保证档案管理工作的有序进行，需要管理人员具备良好的专业素质。当前学校档案管理最大的问题就是管理人员管理素质低，不仅缺乏对专业知识的理解，同时自身责任感低，经常出现档案信息管理出错的情况。长期以来，由于学校管理疏忽，对档案管理人员没有明确的规定，部分档案管理人员在工作前没有经过相关培训，对信息系统的了解不足，导致自身专业知识老化，信息开发陈旧等问题。在信息化发展背景下，部分学校档案管理人员的现代化水平低，制约了档案规范化管理的有序进行[2]。

（四）缺乏必要的管理制度

在规范化的管理体系下，需要相关管理制度的制约，在规范体系的要求下，实现档案管理的有序进行。在学校当前档案管理中，没有确切的管理制度，导致部分档案管理工作流于形式。没有完善的管理制度，在管理过程中没有章法可循，工作人员容易产生懈怠的心理状态，增加了不必要的管理程序，同时导致相关的管理工作无法落实到实践中，给工作的有序进行带来一定的难度。

二、学校档案规范化管理的必要性

学校档案管理关系到多个方面，需要应用多种管理方式，将规范化管理模式落实到实践中。以下将对学校档案规范化管理的优势进行分析。

（一）提升工作效率

传统的档案管理方式由于管理体系过于落后，和现有的管理程序存在一定的差距，被规范化管理形式取代。规范化管理模式是以信息技术为基础，需要管理者掌握技术的操作步骤，对档案进行一体化管理，规范化管理模式提升管理效率，查询者只要有查询权限，就可以对档案进行自动化查询，避免了繁杂的查询过程，减少工作时间，提升单位时间内的工作效率[3]。

（二）保证档案的永久保存

学校档案管理工作不仅涉及到历届学生的个人信息及成绩，包括：教职员工的信息及相关行政人员的信息，原有的管理模式由于管理体系不严谨，存在信息丢失的情况。规范化管理模式保证档案的永久保存，不存在信息丢失的情况，提升了信息的安全性和永久性，对管理人员调动资料有积极的影响。

（三）提升档案的准确性

在规范化管理标准下，对档案信息进行统一的管理，输入计算机系统的信息都是经过严格的审核，保证信息的准确性。原有的档案管理由于缺乏必要的人性化管理措施，存在录入信息错误的情况，无法做到管理方式的科学化，相关管理机构工作效率低，限制了档案信息管理的合理化发展。

三、保证学校档案工作规范化建设的措施分析

针对当前学校档案管理工作规范化建设过程中存在的问题，需要管理者从实践出发，了解档案管理涉及的方面，从多个方面入手，将规范化管理体系落实到实处，达到保证档案管理工作有序进行的目的[4]。以下将对促进学校档案工作规范化建设的措施进行分析。

（一）制定规范的管理制度

由于学校档案管理涉及到多个方面，包括：日常文书、业务档案及电子档案等方面，为了保证档案的规范化管理，需要建立规范化的管理制度。在《档案法》中在对档案信息有严格的规定，需要按照学校的实际发展情况，制定切实可行的规范管理制度，从档案的内容、收集到整理阶段需要以制度体系为根本依据，将管理程序具体化，按照程序要求将管理方式落实到实处。在档案收集过程中，需要完善上级文件和材料，保证操作流程的规范化。有价值的文档传阅完毕后，需要将原文件进行保存，及时归档，便于日后查询。档案管理的每一项内容都需要按照制度体系的要求进行，保证档案收集及归档工作的有序进行。

（二）提升管理人员的素质

针对当前学校档案管理人员素质差的情况，需要根据实际情况，提升档案管理管理（删除）人员的综合素质。管理人员的综合素质会直接影响学校档案规范化管理程序。因此需要针对实际情况，加强档案队伍建设，提升档案管理人员的综合素质。首先学校需要积极引进高素质管理人才，通过制度改革，建立完善的竞争管理机制，应用优胜劣汰的管理方式，提升工作人员的责任心。其次需要建立健全现有的人事制度，安排不同的管理人员担任不同的职位，克服工作中存在的问题，保证档案管理工作的有序进行。在管理人员进入工作岗位之前，需要进行适当的培训，让工作人员掌握相关管理要点，在工作中明确管理重点，提升自身工作责任感，增强档案部门管理工作的缜密性[5]。

（三）明确档案收集范围

针对当前学校档案管理工作中存在的问题，需要从管理实际出发，明确档案的收集及管理范围，发挥档案管理的实践作用。首先需要按照科学分类的原则，对信息类档案进行计算机录入的形式进行收集，对音频及视频类档案需要进行刻录的形式进行收集整理。文书档案主要是是指学校行政管理方面的材料，包含的内容比较丰富，涵盖面广，因此需要在实践中明确收集范围，便于统一进行管理。其次需要注重教学档案的管理，明确不同科目的教案要求，保证教学档案的真实性、完整性，由于教学档案关系到教学活动的有效性和真实性，在教学活动中有重要的影响。科技档案是指学校基建项目涉及到的教学设备、仪器及科研成果，档案管理中涉及到锦旗、奖杯、纪念品等物品，需要对其进行归档整理。

（四）进行信息化管理

规范化管理是以制度为管理基础，为了满足学校档案管理规范化的发展需求，需要以信息化管理技术为标准。当前档案信息资源开发与建设受到越来越多人的重视，由于学校档案内容比较丰富，需要以信息技术为发展依据，实现档案管理的科学管理。学校需要引进先进的管理技术，对冗杂的档案资料进行有序管理。在信息技术的带动下，可自动对所有资料进行归纳整理，使学校的档案工作跟上办公自动化水平。档案管理人员需要对档案信息进行电子化、数字化的控制，及时准确的提供信息，最大限度的运用信息，为学校教学及科研项目服务[6]。

四、学校档案工作规范化管理的未来展望

在学校档案工作管理中，需要对现有的管理体系进行分析，对存在的问题进行分析，保证档案信息的技术化管理。以下将对学校档案工作规范化管理的未来展望进行分析。

（一）明确管理重点

基于当前档案管理工作存在的问题，除了采取恰当的措施解决问题以外，需要学校给予更多的重视，对现有的档案信息进行归纳总结，保证信息管理方式符合当前管理需要，促进档案信息管理的有序进行。

（二）加强指导服务

基于当前档案管理人员素质差、能力水平有限的情况，除了进行适当的培训以外，需要加强指导，主动提供服务。按照固定的目标考核标准对档案管理进行有效的评定，其次需要依法管理，严格贯彻国家的相关法律体系，开展档案行政执法检查，保证学校档案工作实现标准化和制度化管理[7]。

五、结束语

针对当前学校档案管理存在的问题，需要从当前管理情况入手，以规范化管理体系为目标。管理人员需要从自身出发，增强自身工作责任感，在思想上有统一的认识，全力配合档案管理工作的有效进行。学校需要对档案管理工作给予一定的重视，制定严格的制度管理体系，对所有的信息从收集、整理到归档整理阶段都进行严格的审核，保证档案管理工作朝着规范化、制度化的方向进行。

【参考文献】

[1]邱晓青，蒋日宇，江琴琴.高校档案信息化建设之我见[J].福建商业高等专科学校学报，2013（01）：90-93.

[2]姜云娜，曲小辉.浅谈档案工作的规范化、标准化管理[J].科技创新导报，2011（01）：90-93.

[3]周枫，辛梅菊.做好学校档案管理工作初探[J].山档案管理，2012（01）：290-293.

[4]庞爱云.新时期完善中学档案管理工作探析[J].田安徽文学，2013（10）：200-203.

[5]曹玉，李宏宇.档案工作责任建设时策分析[J].中国档案，2013（12）：300-304.

[6]刘林青.浅谈学校档案工作的规范化、科学化、制度化[J].文科教学，2013（01）：290-294.

[7]许慧珍基于集成的高等学校档案信息管理与服务研究[D].浙江大学，2013（10）：80-84.